Dans le contexte actuel, la transformation numérique redéfinit la dynamique des entreprises et le secteur des Ressources Humaines (RH) joue un rôle crucial dans la modernisation des entreprises. Dans ce secteur, la gestion des documents, autrefois marquée par des piles de papiers et des processus manuels, exige désormais agilité, sécurité et efficacité. Pour cela, disposer des outils technologiques est une nécessité.
Qu'est-ce que la gestion des documents en RH ?
Le département des ressources humaines doit gérer une quantité énorme de documents – contrats, feuilles de paie, évaluations de performance, politiques internes et bien plus encore. La gestion efficace de ces fichiers, c'est-à-dire le contrôle de l'envoi, du retour, de la signature, de la vérification, entre autres, n'est pas seulement une question d'organisation, mais un facteur critique pour le succès de l'entreprise.
Selon lePDGda Digital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, la technologie est indispensable dans ce contexte. « Celui qui prend soin des personnes détient des données d'une importance capitale. La manipulation physique de ces informations, ou en dehors de plateformes appropriées, tend à rendre le domaine improductif, sans stratégie ni sécurité, car une grande partie de l'effort est consacrée à l'organisation de la paperasserie », explique-t-il.
Quelles technologies rendent la gestion des documents intelligente ? Découvrez cinq outils dédiés aux RH !
La recherche menée par Think Work Lab a révélé que les RH souffrent encore de la bureaucratie et du manque d'automatisation. Selon les données, les Brésiliens consacrent en moyenne 16,9 heures par semaine, soit 38 % de leur journée de travail, à des tâches administratives. Pour environ 22 % des professionnels interrogés, les activités étaient monotones et répétitives, des aspects considérés comme démotivants. De plus, la grande majorité (40 %) n'a effectué aucune démarche concrète pour rendre la gestion des personnes plus technologique et moins manuelle. Dans ce sens, Mencaci énumère cinq outils utiles pour commencer cette mise à jour des systèmes :
1. Systèmes de gestion de documents (DMS – systèmes de gestion de documents)
Un Système de Gestion de Documents (SGD) permet de créer, stocker, organiser et partager des fichiers de manière centralisée et sécurisée via Internet. Avec des ressources telles que l'indexation et la recherche rapide, les RH peuvent accéder à n'importe quelle donnée en quelques secondes, éliminant ainsi la perte de temps liée aux recherches manuelles. « Des plateformes comme Digital Helper + Assine Bem offrent cette atmosphère, avec l'intégration à d'autres outils, facilitant l'automatisation des flux d'activités », dit-il.PDG.
Signature électronique
La rubrique des documents est une étape critique dans les RH, que ce soit pour les contrats, les embauches, les licenciements ou les accords. Outils de signature électronique, garantissent la validité juridique, la rapidité et la protection. Avec elles, il est possible d'envoyer, de valider et de sauvegarder les documents sans avoir besoin d'imprimer ou de se déplacer.
Stockage en nuage
Le stockage en nuage est essentiel pour garantir l'accessibilité et la sécurité des écrits dans l'environnementen ligneCe mécanisme permet d'ouvrir des informations de n'importe où, à tout moment. De plus, le cryptage des données et lessauvegardesautomatiques garantissent la sécurité des informations.
4. Plateformes de Collaboration et de Partage
Outils pour réaliser des réunions à distance, planifier des tâches et suivre leur développement facilitent la collaboration entre équipes et le partage sécurisé de matériaux. Avec elles, la RH peut créerflux de travailefficaces, approuver les documentations en temps réel et maintenir tous lesparties prenantesalignés.
Intelligence artificielle intégrée
Systèmes avec intelligence artificielle (IA) native, c'est-à-dire conçus pour le propresite, sont essentiels pour optimiser le service effectué là-bas. « Dans Digital Helper + Assine Bem, l'IA est liée au processus de signature électronique. Avec elles, les personnes peuvent poser des questions précises sur le contenu qu'elles vont signer. Cela réduit la nécessité de faire appel à un spécialiste pour clarifier des doutes ou éviter d'éventuelles erreurs », explique-t-il.PDG.
Enfin, pour Mencaci, la gestion intelligente n'est pas seulement une question de technologie, mais de survie sur le marché actuel. « Les entreprises qui adoptent ces configurations gagnent en productivité, sécurité et compétitivité, tout en réduisant les coûts et les risques », conclut-il.