In het huidige landschap herdefinieert digitale transformatie de bedrijfscultuur en speelt de afdeling Human Resources (HR) een cruciale rol in de modernisering van bedrijven. In dit segment vereist documentbeheer, dat vroeger werd gekenmerkt door stapels papier en handmatige processen, nu snelheid, veiligheid en efficiëntie. Daarom is het gebruik van technologische hulpmiddelen een noodzaak.
Wat is documentbeheer in HR?
De HR-afdeling moet omgaan met een enorme hoeveelheid documenten – contracten, loonstrookjes, prestatiebeoordelingen, interne beleidslijnen en nog veel meer. Het efficiënte beheer van deze documenten, dat wil zeggen het controleer van verzending, terugkeer, ondertekening, verificatie, onder andere, is niet alleen een kwestie van organisatie, maar een cruciale factor voor het succes van het bedrijf.
Volgens deCEOde Digital Helper + Assine Bem, Carlos Henrique Mencaci, technologie is onmisbaar in dit scenario. Wie voor mensen zorgt, heeft uiterst belangrijke gegevens in handen. Het fysieke omgaan met deze informatie, of buiten ideale platforms, neigt de sector onproductief te maken, zonder strategie en veiligheid, omdat een groot deel van de kracht naar het organiseren van papierwerk gaat, legt hij uit.
Welke technologieën maken documentbeheer slim? Ontdek vijf tools gericht op HR!
Het onderzoek uitgevoerd door Think Work Lab onthulde hoe HR nog steeds lijdt onder bureaucratie en gebrek aan automatisering. Volgens de gegevens besteden Brazilianen gemiddeld 16,9 uur per week, of 38% van hun werkweek, aan bureaucratische taken. Voor ongeveer 22% van de ondervraagde professionals waren de activiteiten monotoon en repetitief, aspecten die als demotiverend werden beschouwd. Bovendien heeft de grote meerderheid (40%) geen enkele praktische stap gezet om personeelsbeheer meer technologisch en minder handmatig te maken. In die zin noemt Mencaci vijf nuttige tools om deze update in de systemen te starten:
1. Documentbeheersystemen (DMS – Document Management Systems)
Een DMS stelt u in staat om bestanden centraal en veilig via het internet te creëren, opslaan, organiseren en delen. Met functies zoals indexering en snelle zoekopdrachten kan HR binnen enkele seconden bij alle gegevens komen, waardoor tijdverlies door handmatige zoekopdrachten wordt geëlimineerd. Platforms zoals Digital Helper + Assine Bem bieden deze sfeer, met de integratie van andere tools, waardoor de automatisering van workflows wordt vergemakkelijkt, zegt hijCEO.
2. Elektronische handtekening
De documentatievermelding is een kritische stap in HR, of het nu gaat om contracten, aanstellingen, ontslagen of overeenkomsten. Elektronische handtekeningtools garanderen rechtsgeldigheid, snelheid en bescherming. Met hen is het mogelijk om documenten te verzenden, te valideren en op te slaan zonder dat er geprint of gereisd hoeft te worden.
Opslag in de cloud
Cloudopslag is essentieel om de toegankelijkheid en veiligheid van geschreven documenten in de omgeving te waarborgenonlineDit mechanisme maakt het mogelijk om informatie vanaf elke locatie en op elk moment te openen. Bovendien, de gegevensversleuteling en deback-upsautomatische systemen garanderen de veiligheid van de informatie.
4. Samenwerkings- en Deelplatforms
Hulpmiddelen voor het houden van virtuele vergaderingen, het plannen van taken en het volgen van de voortgang ervan vergemakkelijken de samenwerking tussen teams en het veilige delen van materialen. Met hen kan HR creërenwerkstromenefficiënt, goedkeuren van documentatie in realtime en alle behoudenbelanghebbendenuitgelijnd.
5. Geïntegreerde kunstmatige intelligentie
Systemen met ingebouwde kunstmatige intelligentie (AI), dat wil zeggen, ontwikkeld voor het eigenplaats, zijn essentieel om de service die daar wordt geleverd te optimaliseren. "Na Digital Helper + Assine Bem, de IA is gekoppeld aan het proces van digitale ondertekening. Hiermee kunnen mensen gerichte vragen stellen over de inhoud die ze zullen ondertekenen. Dit vermindert de noodzaak om een specialist te raadplegen voor vragen of toekomstige misverstanden," legt hij uit.CEO.
Tot slot, voor Mencaci is slim management niet alleen een kwestie van technologie, maar van overleving op de huidige markt. Bedrijven die deze configuraties toepassen, winnen aan productiviteit, veiligheid en concurrentievermogen, terwijl ze kosten en risico's verminderen, concludeert hij.