Les loyers commerciaux au Brésil ont connu la plus forte hausse de la décennie en 2024 – avec le retour des entreprises au mode présentiel, le secteur immobilier se remet des années de pandémie. Si cela est positif d'un côté, de l'autre, les locataires d'entreprise doivent faire face à une augmentation de 8 % des loyers, ce qui dépasse l'inflation officielle de l'année dernière, qui était de 4,83 %, selon les données de l'indice FipeZAP, qui surveille le coût des bureaux commerciaux de jusqu'à 200 m2 dans 11 grandes villes.
La demande soudaine pour des espaces commerciaux plus grands ou mieux situés a exercé une pression sur les prix de l'immobilier, créant un cycle de hausse qui ne devrait pas se stabiliser de sitôt. De plus, la recherche de biens immobiliers répondant aux nouvelles exigences de sécurité et de bien-être des employés, telles que des zones de circulation plus spacieuses, des systèmes de ventilation améliorés et des facilités d'accès, a contribué à la pénurie d'offres et, par conséquent, à la hausse des prix.
Le point est que, dans les années suivant la pandémie, plusieurs entreprises ont réduit drastiquement leur espace physique. Revenir à opération en présentiel signifie que les entreprises devront réaffecter les personnes sans redimensionner l'espace de manière significative, car une renégociation du prix du loyer à ce stade pourrait entraîner une augmentation importante. La solution à cette impasse réside dans l'optimisation de l'espace existant, ce qui peut aller d'un changement de disposition interne à la relocalisation de documents physiques.
Solutions au manque d'espace
Selon l’AIIM – Association for Information and Image Management, entre 10 et 30 % de l’espace d’un bureau peut être occupé par le stockage physique de documents.
Dans ce contexte, nous avons constaté que de nombreuses entreprises optent pour la sous-traitance de la garde des documents. Historiquement, de nombreuses entreprises conservaient de grands archives physiques dans leurs bureaux – et, bien qu'une partie de ces archives ait été numérisée ou externalisée après la pandémie, de nombreuses organisations conservent encore ces archives physiques. La demande pour ces services reste élevée.
Entreprises spécialisées dans la gestion documentaire offrent des services robustes de numérisation, de stockage et de gestion de documents, garantissant sécurité, accessibilité et conformité aux réglementations locales et internationales. En plus de libérer de l'espace physique dans les bureaux, la sous-traitance de la garde de documents offre une série d'avantages supplémentaires, tels que la réduction des coûts de maintenance des archives, l'augmentation de l'efficacité dans l'accès et le partage d'informations, et la mitigation des risques liés à la perte ou aux dommages de documents physiques.
En effet, la transformation numérique a été l'une des plus grandes alliées dans l'optimisation des espaces et la réduction des coûts opérationnels. Avec des technologies de plus en plus avancées, la numérisation des documents facilite non seulement l'accès et le partage d'informations, mais augmente également la sécurité des données, minimisant le risque de pertes dues à des catastrophes naturelles, des incendies ou des vols. La mise en place de systèmes électroniques de gestion de documents (GED) permet aux entreprises de centraliser leurs informations sur des plateformes sécurisées et accessibles à distance, favorisant un environnement de travail plus agile et collaboratif.
Ces chiffres sont particulièrement pertinents lorsque l'on considère l'impact financier de la hausse des loyers. En libérant de l'espace auparavant réservé aux fichiers physiques, les entreprises peuvent réduire la nécessité de zones plus grandes, en optant pour des bureaux plus compacts et, par conséquent, plus économiques.
Avantages de l'externalisation
Outre les avantages financiers directs, la sous-traitance de la garde des documents contribue à l'amélioration des processus internes. Le service de garde peut également inclure la numérisation de la collection, permettant que tous les documents soient organisés et accessibles via des systèmes dans le cloud, avec la sécurité nécessaire.
Un autre point important à considérer est la conformité réglementaire. De nombreuses entreprises rencontrent des défis pour rester conformes aux réglementations sur le stockage et la protection des données, en particulier avec l'entrée en vigueur de la Loi Générale sur la Protection des Données (LGPD) au Brésil. Un fournisseur est prêt à garantir que toutes les exigences légales soient respectées, réduisant ainsi le risque de pénalités et de dommages à la réputation. La sous-traitance de la garde des documents offre un meilleur rapport coût-bénéfice et présente plus d'avantages opérationnels que l'augmentation de l'espace physique.
En résumé, la sous-traitance de la garde de documents associée à la digitalisation représente une solution stratégique pour les entreprises cherchant à optimiser l'espace, réduire les coûts et augmenter l'efficacité opérationnelle. En plus de favoriser un environnement de travail plus organisé et collaboratif, ces pratiques contribuent de manière significative à la conformité réglementaire et à la sécurité des informations, préparant les organisations aux défis d'un marché de plus en plus compétitif et numérique.
