Liikekiinteistön vuokrat Brasiliassa nousivat eniten vuosikymmeneen vuonna 2024 – yritysten palattua läsnäoloon, kiinteistöala toipuu pandemia-aikojen jälkeen. Toisaalta se on hyvä, mutta toisaalta yritysvuokralaiset joutuvat käsittelemään 8 %:n vuokrannousua, mikä ylittää viime vuoden virallisen inflaation, joka oli 4,83 %, FipeZAP-indeksin tietojen mukaan, joka seuraa 11 suurkaupungin 200 m2: n asti olevien toimistotilojen kustannuksia.
Äkillinen kysyntä suuremmille tai paremmin sijoutuille liiketiloille on painanut kiinteistöjen hintoja, luoden noususyklin, joka ei todennäköisesti tasaantu vielä pitkään aikaan. Lisäksi työntekijöiden turvallisuus- ja hyvinvointivaatimusten, kuten laajemmat liikkumisalueet, parannetut ilmanvaihtojärjestelmät ja helpot pääsyt, täyttävien kiinteistöjen etsintä on lisännyt tarjonnan niukkuutta ja siten hintojen nousua.
Pointti on se, että pandemian jälkeisinä vuosina useat yritykset supistivat merkittävästi fyysistä tilaaansa. Palata takaisin läsnätyöskentelyyn tarkoittaa, että yritysten on siirrettävä ihmisiä uudelleen ilman merkittävää tilan uudelleenjärjestelyä, koska vuokran hinnan uudelleenneuvottelu tällä hetkellä voi johtaa merkittävään hintojen nousuun. Ratkaisu tähän pattitilanteeseen on nykyisen tilan optimointi, mikä voi tarkoittaa sisäisen layoutin muuttamista tai fyysisten asiakirjojen uudelleen sijoittamista.
Ratkaisuja tilanpuutteeseen
AIIM – Association for Information and Image Management -yhdistyksen mukaan 10–30 % toimistotilasta voi olla fyysisen dokumenttien varastointia.
Tässä yhteydessä olemme nähneet, että monet yritykset ottavat vaihtoehtona asiakirjojen säilytyksen ulkoistamisen. Historian mukaan monet yritykset pitivät suuria fyysisiä arkistoja toimistoissaan – ja vaikka osa näistä arkistoista on digitoitu tai ulkoistettu pandemian jälkeen, monet organisaatiot säilyttävät edelleen tämän fyysisen arkiston. Näiden palveluiden kysyntä jatkuu korkeana.
Asiantuntijayritykset dokumenttienhallinnassa tarjoavat kattavia digitointia, tallennusta ja asiakirjojen hallintapalveluita, varmistaen turvallisuuden, saavutettavuuden ja noudattamisen paikallisten ja kansainvälisten säädösten kanssa. Lisäksi asiakirjojen säilytyksen ulkoistaminen vapauttaa fyysistä tilaa toimistoissa ja tarjoaa useita muita etuja, kuten kustannusten vähentämisen arkistojen ylläpidossa, tehokkuuden lisäämisen tiedon pääsyssä ja jakamisessa sekä riskien vähentämisen fyysisten asiakirjojen menetyksestä tai vahingoittumisesta.
Totta puhuen, digitaalinen muutos on ollut yksi suurimmista liittolaisista tilojen optimoinnissa ja operatiivisten kustannusten vähentämisessä. Yhä kehittyneemmillä teknologioilla asiakirjojen digitalisointi ei ainoastaan helpota tietojen pääsyä ja jakamista, vaan myös lisää tietojen turvallisuutta vähentämällä luonnonkatastrofien, tulipalojen tai varkauksien aiheuttamaa menetysriskiä. Sähköisten asiakirjahallintajärjestelmien (GED) käyttöönotto mahdollistaa yritysten keskittää tietonsa turvallisille ja etäkäytettäville alustoille, edistäen nopeampaa ja yhteistyökykyisempää työympäristöä.
Nämä luvut ovat erityisen tärkeitä, kun otetaan huomioon vuokrien nousun taloudellinen vaikutus. Vapauttaessaan tilaa aiemmin varattuna fyysisille tiedostoille yritykset voivat vähentää suurempien tilojen tarvetta valitsemalla kompaktimpia toimistoja ja siten taloudellisempia.
Ulkoistamisen edut
Lisäksi suorat taloudelliset hyödyt, asiakirjojen säilytyksen ulkoistaminen, edistävät sisäisten prosessien parantamista. Vartiopalvelu voi myös sisältää kokoelman digitoinnin, mikä mahdollistaa kaikkien asiakirjojen järjestämisen ja saatavuuden pilvipalvelujärjestelmissä tarvittavalla turvallisuudella.
Toinen tärkeä huomioitava seikka on sääntelyvaatimusten noudattaminen. Monet yritykset kohtaavat haasteita noudattaa tallennus- ja tietosuojamääräyksiä, erityisesti Brasilian yleisen tietosuojalain (LGPD) voimaantulon myötä. Toimittaja on valmis varmistamaan, että kaikki lainsäädännölliset vaatimukset täyttyvät, vähentäen rangaistusten ja maineen vahingoittumisen riskiä. asiakirjoiden säilytyksen ulkoistaminen on kustannustehokkaampaa ja tarjoaa enemmän operatiivista etua kuin fyysisen tilan lisääminen.
Yhteenvetona, asiakirjojen säilytyksen ulkoistaminen yhdistettynä digitalisointiin on strateginen ratkaisu yrityksille, jotka pyrkivät optimoimaan tilaa, vähentämään kustannuksia ja lisäämään operatiivista tehokkuutta. Lisäksi nämä käytännöt edistävät entistä järjestäytyneempää ja yhteistyökykyisempää työympäristöä, ja ne edistävät merkittävästi sääntelyvaatimusten noudattamista ja tietoturvaa, valmistaen organisaatioita yhä kilpailukykyisempään ja digitaaliseen markkinaan.