Liikekiinteistön vuokrat Brasiliassa nousivat eniten vuosikymmeneen vuonna 2024 – yritysten palattua läsnäoloon, kiinteistöala toipuu pandemia-aikojen jälkeen. Toisaalta se on hyvä, mutta toisaalta yritysvuokralaiset joutuvat käsittelemään 8 %:n vuokrannousua, mikä ylittää viime vuoden virallisen inflaation, joka oli 4,83 %, FipeZAP-indeksin tietojen mukaan, joka seuraa 11 suurkaupungin 200 m2: n asti olevien toimistotilojen kustannuksia.
Äkillinen kysyntä suuremmille tai paremmin sijoutuille liiketiloille on painanut kiinteistöjen hintoja, luoden noususyklin, joka ei todennäköisesti tasaantu vielä pitkään aikaan. Lisäksi työntekijöiden turvallisuus- ja hyvinvointivaatimusten, kuten laajemmat liikkumisalueet, parannetut ilmanvaihtojärjestelmät ja helpot pääsyt, täyttävien kiinteistöjen etsintä on lisännyt tarjonnan niukkuutta ja siten hintojen nousua.
Pointti on se, että pandemian jälkeisinä vuosina useat yritykset supistivat merkittävästi fyysistä tilaaansa. Palata takaisin läsnätyöskentelyyn tarkoittaa, että yritysten on siirrettävä ihmisiä uudelleen ilman merkittävää tilan uudelleenjärjestelyä, koska vuokran hinnan uudelleenneuvottelu tällä hetkellä voi johtaa merkittävään hintojen nousuun. Ratkaisu tähän pattitilanteeseen on nykyisen tilan optimointi, mikä voi tarkoittaa sisäisen layoutin muuttamista tai fyysisten asiakirjojen uudelleen sijoittamista.
Ratkaisuja tilanpuutteeseen
AIIM – Association for Information and Image Management -yhdistyksen mukaan 10–30 % toimistotilasta voi olla fyysisen dokumenttien varastointia.
Tässä yhteydessä olemme nähneet, että monet yritykset ottavat vaihtoehtona asiakirjojen säilytyksen ulkoistamisen. Historian mukaan monet yritykset pitivät suuria fyysisiä arkistoja toimistoissaan – ja vaikka osa näistä arkistoista on digitoitu tai ulkoistettu pandemian jälkeen, monet organisaatiot säilyttävät edelleen tämän fyysisen arkiston. Näiden palveluiden kysyntä jatkuu korkeana.
Asiantuntijayritykset dokumenttienhallinnassa tarjoavat kattavia digitointia, tallennusta ja asiakirjojen hallintapalveluita, varmistaen turvallisuuden, saavutettavuuden ja noudattamisen paikallisten ja kansainvälisten säädösten kanssa. Lisäksi asiakirjojen säilytyksen ulkoistaminen vapauttaa fyysistä tilaa toimistoissa ja tarjoaa useita muita etuja, kuten kustannusten vähentämisen arkistojen ylläpidossa, tehokkuuden lisäämisen tiedon pääsyssä ja jakamisessa sekä riskien vähentämisen fyysisten asiakirjojen menetyksestä tai vahingoittumisesta.
De fato, a transformação digital tem sido uma das maiores aliadas na otimização de espaços e na redução de custos operacionais. Com tecnologias cada vez mais avançadas, a digitalização de documentos não só facilita o acesso e o compartilhamento de informações, como também aumenta a segurança dos dados, minimizando o risco de perdas por desastres naturais, incêndios ou roubos. A implementação de sistemas eletrônicos de gestão de documentos (GED) permite que as empresas centralizem suas informações em plataformas seguras e acessíveis remotamente, promovendo um ambiente de trabalho mais ágil e colaborativo.
Esses números são particularmente relevantes quando consideramos o impacto financeiro do aumento dos aluguéis. Ao liberar espaço anteriormente destinado a arquivos físicos, as empresas podem reduzir a necessidade de áreas maiores, optando por escritórios mais compactos e, consequentemente, mais econômicos.
Ulkoistamisen edut
Além dos benefícios financeiros diretos, a terceirização da guarda de documentos contribui para a melhoria dos processos internos. O serviço de guarda pode também incluir a digitalização do acervo, permitindo que todos os documentos fiquem organizados e acessíveis via sistemas na nuvem, com a segurança necessária.
Outro ponto importante a ser considerado é a conformidade normativa. Muitas empresas enfrentam desafios para manter-se em conformidade com as regulamentações de armazenamento e proteção de dados, especialmente com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Um fornecedor está preparado para garantir que todos os requisitos legais sejam cumpridos, reduzindo o risco de penalidades e danos à reputação. A terceirização da guarda de documentos tem melhor custo-benefício e traz mais vantagem operacional que o aumento do espaço físico.
Em resumo, a terceirização da guarda de documentos aliada à digitalização representa uma solução estratégica para as empresas que buscam otimizar espaço, reduzir custos e aumentar a eficiência operativa. Além de promover um ambiente de trabalho mais organizado e colaborativo, essas práticas contribuem significativamente para a conformidade regulatória e a segurança das informações, preparando as organizações para os desafios de um mercado cada vez mais competitivo e digital.
