شهدت الإيجارات التجارية في البرازيل أعلى ارتفاع لها خلال العقد في عام 2024 – مع عودة الشركات إلى العمل الحضوري، يتعافى قطاع العقارات من سنوات الجائحة. إذا كان الأمر جيدًا من ناحية، من ناحية أخرى، يتعين على المستأجرين الشركات التعامل مع زيادة بنسبة 8٪ في الإيجارات، وهو ما يتجاوز التضخم الرسمي للعام الماضي، الذي كان 4.83٪، وفقًا لمعلومات مؤشر FipeZAP، الذي يراقب تكلفة المكاتب التجارية التي تصل مساحتها إلى 200 متر مربع في 11 مدينة كبيرة.
الطلب المفاجئ على المساحات التجارية الأكبر أو ذات الموقع الأفضل ضغط على أسعار العقارات، مما خلق دورة ارتفاع لا يتوقع أن تستقر في وقت قريب. بالإضافة إلى ذلك، ساهم البحث عن عقارات تلبي المتطلبات الجديدة للأمان ورفاهية الموظفين، مثل مناطق حركة أوسع، أنظمة تهوية محسنة، وتسهيلات الوصول، في نقص العروض، وبالتالي في ارتفاع الأسعار.
المشكلة هي أنه في السنوات التي تلت الجائحة، قامت العديد من الشركات بتقليل مساحتها المادية بشكل كبير. العودة إلى التشغيل الحضوري تعني أن الشركات ستحتاج إلى إعادة توزيع الأشخاص دون تغيير كبير في حجم المساحة، حيث أن إعادة التفاوض على سعر الإيجار في هذه المرحلة قد تؤدي إلى زيادة كبيرة. الخروج من هذا المأزق يعتمد على تحسين استغلال المساحة الموجودة، مما قد يعني تغيير في التخطيط الداخلي أو إعادة توزيع المستندات المادية.
حلول لمشكلة نقص المساحة
وفقًا لجمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM)، يمكن أن يشغل تخزين المستندات المادية ما بين 10% و30% من مساحة المكتب.
في هذا السياق، رأينا أن العديد من الشركات تعتمد كبديل على التعاقد الخارجي لحراسة المستندات. تاريخياً، كانت العديد من الشركات تحتفظ بأرشيفات ورقية كبيرة في مكاتبها – وعلى الرغم من أن جزءًا من هذه الأرشيفات تم رقمنته أو تم تعهيده خارجيًا بعد الجائحة، إلا أن العديد من المؤسسات لا تزال تحتفظ بهذا الأرشيف الورقي. لا تزال الطلب على هذه الخدمات مرتفعة.
تقدم الشركات المتخصصة في إدارة الوثائق خدمات قوية في الرقمنة والتخزين وإدارة المستندات، مما يضمن الأمان وسهولة الوصول والامتثال للوائح المحلية والدولية. بالإضافة إلى تحرير مساحة مادية في المكاتب، فإن التعاقد الخارجي لحفظ المستندات يوفر سلسلة من الفوائد الإضافية، مثل تقليل التكاليف المتعلقة بصيانة الأرشيف، وزيادة الكفاءة في الوصول إلى المعلومات ومشاركتها، وتقليل المخاطر المرتبطة بفقدان أو تلف المستندات المادية.
في الواقع، كانت التحول الرقمي واحدة من أكبر الحلفاء في تحسين المساحات وتقليل التكاليف التشغيلية. مع تكنولوجيا متقدمة بشكل متزايد، لا تيسر رقمنة المستندات الوصول إلى المعلومات ومشاركتها فحسب، بل تزيد أيضًا من أمان البيانات، مما يقلل من خطر فقدانها بسبب الكوارث الطبيعية أو الحرائق أو السرقة. تنفيذ أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (GED) يسمح للشركات بتركيز معلوماتها في منصات آمنة ومتاحة عن بُعد، مما يعزز بيئة عمل أكثر مرونة وتعاونًا.
هذه الأرقام ذات أهمية خاصة عندما نأخذ في الاعتبار التأثير المالي لزيادة الإيجارات. عند تحرير مساحة كانت مخصصة سابقًا للملفات المادية، يمكن للشركات تقليل الحاجة إلى مساحات أكبر، واختيار مكاتب أكثر ضغطًا وبالتالي أكثر اقتصادية.
فوائد الاستعانة بمصادر خارجية
بالإضافة إلى الفوائد المالية المباشرة، يساهم التعاقد الخارجي لحفظ المستندات في تحسين العمليات الداخلية. يمكن لخدمة الحراسة أيضًا أن تشمل رقمنة المجموعة، مما يسمح بجعل جميع المستندات منظمة ومتاحة عبر أنظمة السحابة، مع الأمان اللازم.
نقطة مهمة أخرى يجب أخذها بعين الاعتبار هي الامتثال للأنظمة. تواجه العديد من الشركات تحديات في الامتثال للوائح تخزين وحماية البيانات، خاصة مع بدء سريان قانون حماية البيانات العامة (LGPD) في البرازيل. مورد جاهز لضمان الامتثال لجميع المتطلبات القانونية، مما يقلل من خطر العقوبات والأضرار بالسمعة. استعانة خارجية بحراسة المستندات لها تكلفة أفضل وتوفر مزايا تشغيلية أكثر من زيادة المساحة المادية.
باختصار، فإن التعاقد الخارجي لحفظ المستندات المصحوب بالرقمنة يمثل حلاً استراتيجياً للشركات التي تسعى إلى تحسين المساحة، وتقليل التكاليف، وزيادة الكفاءة التشغيلية. بالإضافة إلى تعزيز بيئة عمل أكثر تنظيمًا وتعاونًا، تساهم هذه الممارسات بشكل كبير في الامتثال التنظيمي وأمان المعلومات، مما يُعد المؤسسات لمواجهة تحديات سوق أكثر تنافسية ورقميًا.
