2024年，巴西商业租赁迎来十年来最大涨幅——随着企业恢复面对面办公，房地产行业正从疫情时期逐步复苏。 一方面是好的，另一方面，企业租户不得不应对8%的租金上涨，这超过了去年官方通胀率的4.83%，根据监测11个大城市200平方米以下写字楼租金的FipeZAP指数提供的信息。
对更大或位置更优越的商业空间的突发需求推动了房价上涨，形成了一个短期内难以稳定的上涨循环。 此外，满足员工安全和福利新要求的房地产搜索，例如更宽敞的通行区域、改进的通风系统和便利的通达性，也导致供应短缺，从而推高了价格。
关键在于，在疫情后的几年里，许多公司大幅缩减了其实体空间。 恢复现场运营意味着企业需要重新安置人员，而无需大幅调整空间规模，因为此时重新协商租金价格可能会导致显著的增加。 解决这个僵局的方法在于优化现有空间，这可能意味着从内部布局的调整到实体文件的重新安置。
空间不足的解决方案
根据信息和图像管理协会 (AIIM) 的数据，10% 到 30% 的办公空间被物理文档存储占用。
在这种情况下，我们看到许多公司选择将文件保管外包作为一种替代方案。 历史上，许多公司在其办公室中保存大量的实体档案——尽管在疫情之后，这些档案中的一部分已被数字化或外包，但许多组织仍然保留着这些实体档案。 对这些服务的需求仍然很高。
专门从事文件管理的公司提供强大的数字化、存储和文件管理服务，确保安全、可访问性以及符合本地和国际法规。 除了释放办公空间外，文件管理外包还带来一系列额外的好处，例如降低档案维护成本、提高信息访问和共享的效率，以及减轻与实体文件丢失或损坏相关的风险。
事实上，数字化转型一直是优化空间和降低运营成本的最大盟友之一。 随着技术的不断进步，文件数字化不仅方便了信息的获取和共享，还提高了数据的安全性，最大程度地减少了因自然灾害、火灾或盗窃而导致的损失风险。 电子文件管理系统（GED）的实施使企业能够将信息集中在安全且可远程访问的平台上，促进了更高效和协作的工作环境。
这些数字在考虑租金上涨对财务影响时尤为重要。 在释放之前用于实体文件的空间时，企业可以减少对更大空间的需求，选择更紧凑、更经济的办公场所。
外包的好处
除了直接的财务利益外，文件管理的外包还有助于改善内部流程。 保管服务还可以包括档案的数字化，使所有文件都能通过云系统进行整理和访问，并确保必要的安全性。
另一个需要考虑的重要点是合规性。 许多企业在遵守存储和数据保护法规方面面临挑战，尤其是在巴西《通用数据保护法》（LGPD）生效之际。 供应商已准备好确保所有法律要求得到遵守，降低处罚和声誉受损的风险。 文件保管外包具有更好的性价比，并带来比增加物理空间更大的运营优势。
总之，将文件保管外包与数字化相结合，代表了企业在优化空间、降低成本和提高运营效率方面的战略解决方案。 除了营造一个更有序和协作的工作环境，这些做法还对合规性和信息安全具有重要贡献，为组织应对日益竞争激烈和数字化的市场挑战做好准备。
