في المشهد الحالي، يعيد التحول الرقمي تعريف الديناميات المؤسسية ويؤدي قسم الموارد البشرية (HR) دورًا حاسمًا في تحديث الشركات. في هذا القطاع، كانت إدارة الوثائق، التي كانت تتميز سابقًا بكومات من الأوراق والعمليات اليدوية، تتطلب الآن السرعة والأمان والكفاءة. لذلك، الاعتماد على الأدوات التكنولوجية هو ضرورة.
ما هو إدارة الوثائق في الموارد البشرية؟
قسم الموارد البشرية بحاجة إلى التعامل مع كمية هائلة من المستندات - العقود، كشوف الرواتب، تقييمات الأداء، السياسات الداخلية وأكثر من ذلك. الإدارة الفعالة لهذه الملفات، أي التحكم في الإرسال، والإرجاع، والتوقيع، والتحقق، وغيرها ليست مجرد مسألة تنظيم، بل هي عامل حاسم لنجاح العمل.
وفقا لالمدير التنفيذيمن خلال المساعد الرقمي + اشترك بشكل جيد، كارلوس هنريكي مينكاسي، التكنولوجيا لا غنى عنها في هذا المشهد. من يعتني بالناس، لديه في يديه بيانات ذات أهمية قصوى. إن التعامل المادي مع هذه المعلومات، أو خارج المنصات المثالية، يميل إلى جعل المجال غير منتج، بدون استراتيجية وأمان، لأن جزءًا كبيرًا من القوة يذهب لتنظيم الأوراق، يوضح.
ما هي التقنيات التي تجعل إدارة المستندات ذكية؟ تعرف على خمس أدوات موجهة لإدارة الموارد البشرية!
أظهرت الدراسة التي أجرتها Think Work Lab كيف لا تزال إدارة الموارد البشرية تعاني من البيروقراطية ونقص الأتمتة. وفقًا للبيانات، يقضي البرازيليون في المتوسط 16.9 ساعة أسبوعيًا، أو 38٪ من ساعات عملهم، في المهام البيروقراطية. حوالي 22٪ من المهنيين المستطلعين اعتبروا أن الأنشطة كانت روتينية ومتكررة، وهي جوانب تعتبر غير محفزة. بالإضافة إلى ذلك، فإن الغالبية العظمى (40٪) لم تقوم بأي حركة عملية لجعل إدارة الأشخاص أكثر تكنولوجية وأقل يدويًا. وفي هذا الصدد، يذكر منقاشي خمسة أدوات مفيدة لبدء هذا التحديث في الأنظمة:
أنظمة إدارة المستندات (DMS – أنظمة إدارة المستندات)
نظام إدارة المستندات (DMS) يتيح إنشاء وتخزين وتنظيم ومشاركة الملفات بطريقة مركزية وآمنة عبر الإنترنت. مع موارد مثل الفهرسة والبحث السريع، يمكن لإدارة الموارد البشرية الوصول إلى أي بيانات في ثوانٍ، مما يقضي على إضاعة الوقت في عمليات البحث اليدوية. تقدم منصات مثل Digital Helper + Assine Bem هذه الأجواء، مع التكامل مع أدوات أخرى، مما يسهل أتمتة سير العمل، يقول الالمدير التنفيذي.
التوقيع الإلكتروني
قسم الوثائق هو خطوة حاسمة في الموارد البشرية، سواء للعقود، التوظيف، الفصل أو الاتفاقيات. أدوات التوقيع الإلكتروني تضمن الصلاحية القانونية والسرعة والحماية. معهن، من الممكن إرسال، والتحقق، وتخزين المستندات دون الحاجة للطباعة أو التنقل.
التخزين السحابي
تخزين السحابة أساسي لضمان الوصول والأمان للكتابات في البيئةمتصليتيح هذا الآلية فتح المعلومات من أي مكان وفي أي وقت. بالإضافة إلى ذلك، تشفير البيانات ونسخ احتياطيةتضمن الأنظمة الآلية أمان المعلومات.
منصات التعاون والمشاركة
أدوات لعقد الاجتماعات عن بُعد، وتخطيط المهام، ومتابعة تطورها تسهل التعاون بين الفرق ومشاركة المواد بشكل آمن. معهن، يمكن لإدارة الموارد البشرية أن تخلقسير العملفعالة، الموافقة على الوثائق في الوقت الحقيقي والحفاظ على الجميعالمالكونمتراصفون.
الذكاء الاصطناعي المدمج
أنظمة ذات ذكاء اصطناعي (ذكاء اصطناعي مدمج)، أي مصممة خصيصًا لـموقع, هم أساسيون لتحسين الخدمة المقدمة هناك. "في Digital Helper + Assine Bem، يتم ربط الذكاء الاصطناعي بعملية التوقيع الرقمي. معهما، يمكن للأشخاص طرح أسئلة محددة حول المحتوى الذي سيوقعون عليه. هذا يقلل من الحاجة إلى استشارة خبير لتوضيح الشكوك أو تجنب الأخطاء المستقبلية"، يوضح.المدير التنفيذي.
أخيرًا، بالنسبة لمينتاشي، الإدارة الذكية ليست مجرد مسألة تكنولوجيا، بل هي مسألة بقاء في السوق الحالية. "الشركات التي تعتمد هذه الإعدادات تربح في الإنتاجية والأمان والتنافسية، بينما تقلل من التكاليف والمخاطر"، ينهي.
