Black Friday är för många företag en av de bästa försäljningsperioderna på hela året. Samtidigt för med sig ökningen i efterfrågan särskilda utmaningar, inklusive när det gäller skatteförvaltning. Vissa problem kan ibland störa driften eller till och med orsaka större affärspåverkan, som böter och sanktioner.
Det som räknas är Hugo Ramos, VD förOobjnationell referens inom lösningar för elektroniska skattedokument (DF-e) och andra digitala skattebehov. Varje år märker vi några vanliga misstag som påverkar företag inom alla sektorer, både inom e-handel och i fysiska butiker. Att vara förberedd på att hantera dessa situationer kan förhindra att de eskalerar till större problem, förklarar han.
Således har professionellen valt ut de viktigaste skatteproblem som kan påverka företagen under Black Friday 2024, och vad man kan göra för att minska de tillhörande riskerna. Kontrollera nedan
- Duplicering av fakturor
Oavsett om det beror på anslutningsproblem eller bearbetningsproblem hos SEFAZ eller till och med intern instabilitet i företagets system, är det möjligt att duplicerade skattedokument genereras.
När det finns dubbletter skiljer sig den skatteavslutande rapporten från den finansiella rapporten, vilket orsakar felaktiga skattepåföljder. Dessutom, om den skattekommunikation som används inte upptäcker detta fel i godkända fakturor, kommer genereringen av fakturorna från ERP-systemet att vara felaktig, vilket kan leda till böter och skattepåföljder för obetalda skatter eller för att ha utelämnat uppgifter, förklarar Hugo.
För att undvika huvudvärk är det värt att ha ett specialiserat skattesystem som kan kontrollera dubbelregistrering av fakturor och verifiera förekomsten av duplicerad data, för att sedan avboka ogiltiga dokument. Dessutom är det också viktigt att säkerställa revisionen av de godkända elektroniska fakturadokumenten för att vara säker på att den finansiella och skattemässiga avslutningen görs utan fel. Med detta kommer skyldigheten att utfärda fakturor att vara konsekvent och risken för påföljder minskad.
Dessutom är en annan direkt påverkan av dubbelheten på lagerkontrollen. Med ett felaktigt lager kan företaget möta skatte- och logistiska problem, såsom felaktiga beställningar, förseningar i leveransen och otillräcklig inköpsplanering.
- Oförmåga att kommunicera med Sefaz
Kommunikationsproblem mellan det skattesystemet och SEFAZ är i sig ett problem eftersom de kan öka tiden för godkännande av fakturautskrift och avslutning av varje försäljning. I en kaskadeffekt måste kunderna som står i kö vid kassan vänta längre för att bli betjänade, vilket är särskilt komplicerat under Black Friday.
För att förhindra att detta händer är det viktigt att övervaka SEFAZ:s tillgänglighet, vilket är automatiserat av vissa skattehanteringssystem. Många har också en funktion som spontant identifierar de tillfällen då det är nödvändigt att gå in eller ut ur nödläget, där utsläppet inte är omedelbart: kunden får en notis som ännu inte är giltig tills kommunikationen med SEFAZ återställs.
Med rätt verktyg aktiveras nödlägesutskriften automatiskt när det behövs. Vid återupprättande av kommunikationen med SEFAZ ska fiscalmeddelandesoftwaren kunna ombearbeta, omskicka, identifiera dubbletter och begära godkännande för alla utfärdade kvittosystem i detta format, betonar VD:n.
- Utsläpp i beredskap
Även om man löser ett problem kan drift i nödläge skapa andra. Med det höga antalet faktur kan det vara svårt att hantera antalet utfärdade och avvisade dokument. Således kan företaget missa tidsfristen för att skicka till SEFAZ.
Till exempel kan kunden kontrollera fakturan hos SEFAZ och inte hitta den eftersom åtkomstnyckeln ännu inte har validerats. Följaktligen har konsumenten möjlighet att kontakta PROCON. Därför är det nödvändigt att vara uppmärksam under omförsändelsen efter contingency för att identifiera avvisade fakturor.
"Än en gång är detta en funktion som underlättas av avancerade skattesystem. Det är också värt att spara XML-filen för alla fakturor, inklusive de som utfärdats i nödläge, för att registrera försäljningen och försök till utfärdande," föreslår Hugo.
- Felaktig NCM på fakturan
Den gemensamma nomenklaturen för Mercosur (NCM) har som mål att kontrollera och identifiera skatten på produkter. Felaktiga NCM-uppgifter vid ifyllning av fakturan kan leda till avslag på utskrift och tillstånd för utskrift med felaktig kod, vilket kan resultera i felaktigt betalda skatter. Om ett fel upptäcks i koden kontrollerar Skatteverket de senaste inlämningarna och kräver in skillnaden i skattesats, med tillhörande böter och ränta.
Därför är det avgörande att uppdatera den registerbaserade databasen för NCM-koder som företaget använder i sin vardag. Om NCM är obefintlig kommer fakturan också att ha problem och bli avvisad. Därför är det viktigt att ha koll på varuklassificeringarna för att undvika den här typen av fel.
"I sådana situationer, om handlaren mottar en produkt med felaktig NCM-kod, ska denne ge sin leverantör den korrekta koden för att undvika skattepåföljder", avslutar Ramos.
Framför allt är det viktigt att påpeka att med den betydande ökningen av försäljningen på BF är det mycket viktigt att systemet är robust eller kan hantera hög volym snabbt. Det är avgörande för att säkerställa en effektiv drift och framgång i försäljningen. Under denna period ökar transaktionsvolymen exponentiellt, vilket kräver att systemet kan hantera denna efterfrågan utan att kompromissa med prestanda eller orsaka avbrott. På så sätt undviks förseningar i leveranser, köer i kassan och självklart kundmissnöje.
