Rispondere ai messaggi su WhatsApp, controllare le email, rispondere alle chiamate, partecipare alle riunioni e consegnare compiti strategici. Per molti professionisti, questa è la realtà di tutti i giorni. Il problema è che, nonostante il ritmo intenso, la produttività reale sembra non seguire il volume dello sforzo.
“Viviamo in uno stato di distrazione permanente. La tecnologia ha portato velocità, ma anche una competizione spietata per la nostra attenzione, afferma Virgilio Marques dos Santos, socio fondatore di FM2S Educazione e Consulenza, specialista in gestione delle carriere e PhD presso Unicamp.
Secondo lui, la sensazione di esaurimento alla fine della giornata lavorativa, anche senza grandi consegne, è un chiaro sintomo dell'impatto delle frequenti interruzioni sul lavoro. "Ogni volta che veniamo interrotti, il nostro cervello deve fare uno sforzo aggiuntivo per riprendere il ragionamento." Questo ciclo di interruzione e ripresa consuma energia cognitiva e compromette la presa di decisioni", spiega.
Questo effetto non è nuovo. Studi classici sul sovraccarico informativo, come quello pubblicato nel 2007 da Cheri Speier, Joseph Valacich e Iris Vessey, nellaScienze delle decisionigià dimostravano che le distrazioni frequenti riducono la chiarezza mentale e aumentano l'incidenza di errori. La differenza è che, con l'iperconnettività attuale, lo scenario è peggiorato — e il costo è diventato misurato anche in salute mentale.
L'impatto delle distrazioni nella vita aziendale quotidiana
Nell'ambiente di lavoro, le distrazioni sono spesso normalizzate. Riunioni successive, messaggi istantanei, notifiche costanti e interruzioni " rapide" dei colleghi si accumulano e creano un rumore che sabotano la concentrazione.Quando ciò diventa routine, decisioni importanti vengono prese sulla base di informazioni incomplete o senza il giusto ragionamento. E questo può influenzare direttamente i risultati di un progetto o di un'intera area, afferma Santos.
Ricorda che il professionista multitasking, un tempo celebrato, oggi è visto con più cautela. Essere produttivi non significa fare molte cose contemporaneamente, ma riuscire a progredire nelle attività che davvero contano, con profondità e attenzione piena.
Quattro strategie per proteggere la concentrazione e migliorare le prestazioni
Di fronte a questo scenario, Santos elenca quattro pratiche semplici che possono aiutare a ridurre gli impatti delle interruzioni e aumentare l'efficacia nel lavoro:
Blocchi di tempo focalizzatiriserva periodi della giornata per compiti strategici, con notifiche disattivate e interruzioni minimizzate. Informi il team su questa routine per allineare le aspettative;
Gestione delle prioritàutilizza strumenti come la Matrice di Eisenhower (che divide i compiti in quattro categorie: urgenti e importanti, importanti ma non urgenti, urgenti ma non importanti e né urgenti né importanti) per differenziare ciò che è urgente da ciò che è importante. In questo modo si evita il rischio di spendere energia per richieste di basso impatto;
3. Orari per la comunicazioneConcentrati sulla verifica di messaggi ed e-mail in momenti specifici della giornata. Questo riduce l'ansia di essere sempre disponibile e migliora la gestione del tempo;
4. Cultura del rispetto del tempoIncentivare nel tempo una comunicazione chiara e pianificata. Molte domande possono essere risolte in riunioni programmate in anticipo o con scambi di messaggi più obiettivi.
Riprendere il focus è più di una questione di efficienza. È un modo per prendersi cura della nostra salute mentale e della qualità delle decisioni che prendiamo ogni giorno», conclude l’esperto.
