Rispondere ai messaggi su WhatsApp, controllare le email, rispondere alle chiamate, partecipare a riunioni e consegnare compiti strategici. Per molti professionisti, questa è la realtà di tutti i giorni. Il problema è che, nonostante il ritmo intenso, la produttività reale sembra non seguire il volume dello sforzo
“Viviamo in uno stato di distrazione permanente. La tecnologia ha portato velocità, ma anche una competizione spietata per la nostra attenzione“, afferma Virgilio Marques dos Santos, socio-fondatore di FM2S Educazione e Consulenza, specialista in gestione delle carriere e PhD presso l'Unicamp
Secondo lui, la sensazione di esaurimento alla fine della giornata lavorativa, anche senza grandi consegne, è un sintomo chiaro dell'impatto delle interruzioni frequenti sul lavoro. Ogni volta che veniamo interrotti, il nostro cervello deve fare uno sforzo supplementare per riprendere il ragionamento. Questo ciclo di rottura e ripresa consuma energia cognitiva e danneggia la presa di decisioni, spiega
Questo effetto non è nuovo. Studi classici sulla sovraccarico informativo, come pubblicato nel 2007 da Cheri Speier, Giuseppe Valacich e Iris Vessey,suScienze decisionali, già dimostravano che le distrazioni frequenti riducono la chiarezza mentale e aumentano l'incidenza degli errori. La differenza è che, con l'iperconnettività attuale, la situazione è peggiorata — e il costo è stato anche misurato in salute mentale
L'impatto delle distrazioni nella vita aziendale quotidiana
Nell'ambiente di lavoro, le distrazioni sono spesso naturalizzate. Riunioni successive, messaggi istantanei, notifiche costanti e interruzioni " rapide" dei colleghi si accumulano e creano un rumore che sabotano la concentrazione. “Quando questo diventa routine, decisioni importanti vengono prese sulla base di informazioni incomplete o senza il giusto ragionamento. E questo può influenzare direttamente i risultati di un progetto o di un'intera area“, afferma Santos
Ricorda che il professionista multitasking, già celebrato, oggi è visto con più cautela. Essere produttivi non significa fare molte cose contemporaneamente, ma riuscire ad avanzare nelle attività che realmente importano, con profondità e attenzione consapevole.”
Quattro strategie per proteggere la concentrazione e migliorare le prestazioni
Di fronte a questo scenario, Santos elenca quattro pratiche semplici che possono aiutare a ridurre gli impatti delle interruzioni e aumentare l'efficacia sul lavoro
1. Blocchi di tempo focalizzatiriservare periodi della giornata per compiti strategici, con notifiche disattivate e interruzioni minimizzate. Informi il team su questa routine per allineare le aspettative
2. Gestione delle prioritàutilizza strumenti come la Matrice di Eisenhower (che divide i compiti in quattro categorie: urgenti e importanti, importanti ma non urgenti, urgenti ma non importanti, né né urgenti né importanti) per differenziare ciò che è urgente da ciò che è importante. Così, si evita il rischio di spendere energia con richieste di basso impatto
3. Orari per la comunicazioneConcentrate la verifica dei messaggi e delle email in momenti specifici della giornata. Questo riduce l'ansia di essere sempre disponibile e migliora la gestione del tempo
4. Cultura del rispetto del tempoIncentivar nel tempo uma comunicazione chiara e pianificata. Molte domande possono essere risolte in riunioni programmate in anticipo o con scambi di messaggi più obiettivi
Riprendere il focus è più di una questione di efficienza. È una forma di prendersi cura della nostra salute mentale e della qualità delle decisioni che prendiamo ogni giorno, conclude lo specialista
