A Black Friday é, para muitas empresas, um dos melhores períodos de vendas do ano inteiro. Ao mesmo tempo, o aumento na demanda traz desafios particulares, inclusive no que diz respeito à gestão fiscal. Certos problemas acabam atrapalhando a operação ou até mesmo causando impactos maiores no negócio, como multas e autuações.
C'est ce qu'affirme Hugo Ramos, PDG de.Oh, oh, referência nacional em soluções para Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e outras demandas fiscais digitais. “Todo ano, percebemos alguns erros comuns que afetam empresas de todos os segmentos, tanto no e-commerce quanto nas lojas físicas. Estar preparado para enfrentar essas situações pode evitar que elas escalem para problemas maiores”, explica.
Assim, o profissional selecionou os principais contratempos fiscais que podem afetar as empresas na Black Friday de 2024, e o que fazer para reduzir os riscos associados. Vérifiez ci-dessous
- Factures en double
Que ce soit en raison de problèmes de connexion ou de traitement SEFAZ ou même d'une instabilité interne dans le système de l'entreprise, il est possible que des documents fiscaux répétés soient générés.
« Lorsqu’il y a duplication, la clôture fiscale est différente de la clôture financière, ce qui entraîne des charges fiscales indues. « De plus, si la messagerie fiscale n’identifie pas cette erreur dans les factures autorisées, la génération des factures par l’ERP sera incorrecte, ce qui entraînera des amendes et des frais pour non-paiement des taxes ou omission de données », explique Hugo.
Para evitar a dor de cabeça, vale contar com um sistema fiscal especializado que consiga controlar a duplicidade de notas e verificar a existência de dados repetidos, para então cancelar documentos inválidos. Além disso, também é importante garantir a auditoria dos documentos fiscais eletrônicos autorizados, para ter certeza que o fechamento financeiro e fiscal será feito sem erros. Com isso, a obrigatoriedade de emitir notas será consistente e o risco de autuação reduzido.
Além disso, outro impacto direto da duplicidade é no controle do estoque. Com um estoque incorreto, a empresa pode enfrentar problemas fiscais e logísticos, como pedidos errados, atrasos na entrega e planejamento inadequado de compras.
- Incapacité de communiquer avec Sefaz
Falhas de comunicação entre o sistema fiscal e a SEFAZ são um problemas por si, pois podem aumentar o tempo de autorização de emissão da nota fiscal e de fechamento de cada venda. Em um efeito cascata, os clientes que estão na fila do caixa precisam esperar mais para serem atendidos, o que é especialmente complicado em época de Black Friday.
Para evitar que isso ocorra, é importante monitorar a disponibilidade da SEFAZ, o que é automatizado por certos sistemas de gestão fiscal. Muitos também possuem uma funcionalidade que identifica espontaneamente os momentos em que é necessário entrar ou sair do modo contingência, em que a emissão não é imediata: o cliente recebe uma nota que ainda não tem validade até que a comunicação com a SEFAZ seja restabelecida.
« Avec le bon outil, l’émission d’urgence est automatiquement activée chaque fois que nécessaire. « Lors du rétablissement de la communication avec SEFAZ, le logiciel de messagerie fiscale doit être capable de retraiter, de renvoyer, d'identifier les doublons et de demander l'autorisation pour tous les reçus fiscaux émis dans ce format », souligne le PDG.
- Émission d'urgence
Apesar de resolver um problema, a emissão em contingência pode gerar outros. Com o alto volume de notas pode ser difícil gerenciar o número de documentos emitidos e rejeitados. Assim, a empresa pode perder o prazo de enviar à SEFAZ.
Por exemplo, o cliente pode consultar a nota na SEFAZ e não encontrar, porque a chave de acesso ainda não foi validada. Consequentemente, o consumidor tem a possibilidade então de acionar o PROCON. Portanto, para evitar riscos como esse, é necessário ter atenção durante o reenvio após a contingência, para identificar as notas rejeitadas.
« Il s’agit encore une fois d’une fonctionnalité facilitée par des systèmes de gestion fiscale de pointe. « Il est également utile de sauvegarder le XML de tous les billets, y compris ceux émis en cas d'urgence, pour enregistrer la vente et la tentative d'émission », suggère Hugo.
- Mauvais NCM sur la facture
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) tem como objetivo controlar e identificar o tributo de produtos. Dados incorretos de NCM no preenchimento da nota podem acarretar em rejeição da emissão e autorização da emissão com código errado, levando a impostos pagos incorretamente. Caso seja encontrado erro no código, o Fisco verifica os últimos lançamentos e faz a cobrança da diferença de alíquota, com multas e juros.
Portanto, é essencial atualizar a base cadastral dos códigos NCM que a empresa utiliza em seu cotidiano. Se a NCM for inexistente, a nota fiscal também encontrará problemas e será rejeitada. Portanto, é preciso estar por dentro das classificações das mercadorias para evitar esse tipo de falha.
« Dans des situations comme celle-ci, si le détaillant reçoit un produit avec un code NCM incorrect, il doit transmettre le code correct à son fournisseur pour éviter les pénalités fiscales », conclut Ramos.
Acima de tudo, é importante pontuar que com o aumento significativo das vendas na BF é muito importante que o sistema seja resiliente ou que consiga processar alta volumetria rapidamente. Isso é essencial para garantir a operação eficiente e o sucesso das vendas. Durante este período, o volume de transações aumenta exponencialmente, exigindo que o sistema seja capaz de lidar com essa demanda sem comprometer o desempenho ou causar interrupções. Evitando assim atrasos nas entregas, filas no caixa e claro, insatisfação de clientes.
