En el comercio minorista, la gestión fiscal es una tarea compleja, involucrando la emisión de facturas, monitoreo de cambios legislativos y determinación de tributos. La automatización de estos procesos es fundamental para reducir la carga de trabajo manual y minimizar errores humanos, permitiendo que los colaboradores se concentren en tareas más estratégicas.
Se sabe que en Brasil la burocracia involucrada en los documentos fiscales también conlleva una ventaja: somos uno de los pocos países que centralizan la información sobre la transacción comercial y fiscal en el mismo documento, que es oficial y auditable. Además de eso, cada factura contiene más de 600 campos, muchos de ellos validados por la propia secretaría de hacienda, y que concentran información relevante sobre su negocio, producto, proveedor y transportista. Por eso, además de todas las obligaciones fiscales y procesales vinculadas, la nota también trae una ventaja competitiva a quien sabe analizarla y crear alertas sobre sus campos.
Las tecnologías son cruciales para garantizar la conformidad y la eficiencia en la gestión fiscal, sino también para transformar datos en insights estratégicos en tiempo hábil. En su punto de excelencia, ofrecen la capacidad de convertir la burocracia fiscal en una ventaja competitiva, esencial para la supervivencia y el crecimiento sostenible en el entorno altamente dinámico del comercio minorista, diMarcus Araújo, Jefe de Datos y Científico de Datos Principal enYo archivé, plataforma responsable de gestionar documentos fiscales de más de 140 mil empresas
El especialista explica la importancia de la automatización de procesos administrativos en las empresas de retail y comenta sobre cómo aprovechar los datos fiscales en beneficio de los negocios.
Gestión fiscal estratégica
La implementación de un ERP, un software de administración para empresas del retail, es crucial para realizar controles gerenciales de forma eficiente. Esto incluye la gestión del precio de costo, apuración de margen de beneficio, precio de venta, control de inventario y emisión de facturas. Un sistema de automatización de procesos integra las diversas áreas de la empresa, optimizando tareas y aumentando la eficiencia operativa y financiera
"Por mi experiencia, análisis con gran amplitud estratégica suelen tomar del 80 al 90% del tiempo en tareas para investigar y consolidar información, esto es, cada 10 horas de trabajo, 2 horas están realmente dedicadas al análisis. Además de eso, pueden tomar de 3 a 4 versiones hasta una toma de decisión. Tener un ERP integrado con todas las fuentes de información útiles y organizadas, puede por lo tanto devolver el tiempo de limpieza de los datos, y reducir el tiempo hasta una toma de decisión, con una eficacia de hasta cinco veces y análisis más fundamentados, evalúa Araújo.
Conciliar el ERP con la automatización de los datos fiscales se está volviendo esencial para que el comercio minorista pueda tomar decisiones informadas y efectivas. La extracción y análisis de datos fiscales permite que los minoristas identifiquen patrones de compra, estacionalidad y preferencias del consumidor. Esta información es vital para optimizar el inventario y planificar campañas de marketing de manera más precisa
"En el mercado minorista", se trata de diferentes cantidades de volúmenes de facturas Hay empresas que necesitan importar algunos cientos de facturas mensualmente hasta casos que procesan 30 millones de facturas al mes. Un buen ejemplo de esto ocurrió cuando un gigante del retail necesitó reducir el error en la conciliación entre el pedido de compras y las facturas de sus proveedores. La demora y falla en este proceso estaba impactando diferentes áreas de la operación en todo Brasil. Después de automatizar la captura y estructuración de la factura, además de haber mitigado el error, también ganaron visibilidad sobre cuáles son los proveedores que más y menos cumplen con sus obligaciones. Esta visibilidad y control sobre proveedores permitió un diseño de políticas mejores para garantizar la previsibilidad para todos los interesados (proveedor, almacén, tiendas y consumidor final, comenta el especialista.
Implementar una gestión fiscal automatizada y estratégica trae innumerables beneficios para el comercio minorista, tales como control fiscal y reducción de costos. La automatización proporciona un mayor control financiero, permitiendo la correcta parametrización de productos y tributación, además de un control de inventario más eficiente
También se puede citar la optimización de la productividad y el cumplimiento fiscal.La integración de procesos y áreas de la empresa optimiza la productividad, permitiendo un análisis amplio y una toma de decisiones más asertivas
Además de eso, la automatización permite un monitoreo continuo de los datos fiscales, garantizando el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y mitigando el riesgo de sanciones.
