En el comercio minorista, la gestión fiscal es una tarea compleja, que implica la emisión de facturas, el seguimiento de cambios legislativos y la determinación de impuestos. La automatización de estos procesos es fundamental para reducir la carga de trabajo manual y minimizar errores humanos, permitiendo que los colaboradores se concentren en tareas más estratégicas.
Se sabe que no Brasil a burocracia envolvida nos documentos fiscais também traz uma vantagem: somos um dos poucos países que centralizam as informações sobre a transação comercial e fiscal no mesmo documento, que é oficial e auditável. Además, cada factura contiene más de 600 campos, muchos de los cuales son validados por la propia secretaría de hacienda, y que concentran información relevante sobre su negocio, producto, proveedor y transportista. Por eso, además de todas las obligaciones fiscales y procesales asociadas, la nota también ofrece una ventaja competitiva a quienes saben analizarla y crear alertas sobre sus campos.
“Las tecnologías son cruciales para garantizar el cumplimiento y la eficiencia en la gestión fiscal, pero también para transformar los datos en información estratégica de manera oportuna. En su apogeo, ofrecen la capacidad de convertir la burocracia fiscal en una ventaja competitiva, esencial para la supervivencia y el crecimiento sostenible en el altamente dinámico entorno minorista”, afirma.Marcus Araújo, Jefe de Datos y Científico Principal de Datos enYo archivé, plataforma encargada de gestionar la documentación fiscal de más de 140 mil empresas.
El especialista explica la importancia de la automatización de procesos administrativos en las empresas de comercio minorista y comenta sobre cómo aprovechar los datos fiscales en beneficio de los negocios.
Gestión fiscal estratégica
La implementación de un ERP, un software de administración para empresas del comercio minorista, es crucial para realizar controles gerenciales de manera eficiente. Esto incluye la gestión del precio de costo, cálculo del margen de ganancia, precio de venta, control de inventario y emisión de facturas. Un sistema de automatización de procesos integra las diversas áreas de la empresa, optimizando tareas y aumentando la eficiencia operativa y financiera.
Según mi experiencia, los análisis con gran amplitud estratégica suelen dedicar del 80 al 90% del tiempo a tareas de búsqueda y consolidación de información, es decir, que en cada 10 horas de trabajo, 2 horas se destinan realmente a análisis. Además, pueden requerir de 3 a 4 versiones hasta tomar una decisión. Tener un ERP integrado con todas las fuentes de información útiles y organizadas puede, por lo tanto, devolver el tiempo de limpieza de datos y reducir el tiempo hasta la toma de decisiones, con una eficacia de hasta cinco veces y análisis más fundamentados, evalúa Araújo.
Conciliar el ERP junto con la automatización de los datos fiscales se está convirtiendo en algo esencial para que el comercio minorista pueda tomar decisiones informadas y eficaces. La extracción y análisis de datos fiscales permite a los minoristas identificar patrones de compra, estacionalidad y preferencias del consumidor. Esta información es vital para optimizar el inventario y planificar campañas de marketing de manera más precisa.
"En el mercado minorista, se manejan diferentes volúmenes de facturas. Hay empresas que necesitan importar algunas centenas de facturas mensualmente hasta casos que procesan 30 millones de facturas por mes. Un buen ejemplo de esto ocurrió cuando una gigante del comercio minorista necesitó reducir el error en la conciliación entre el pedido de compra y las facturas de sus proveedores. La demora y fallas en este proceso estaban afectando diferentes áreas de la operación en todo Brasil. Después de automatizar la captura y estructuración de la factura, además de mitigar el error, también ganaron visibilidad de cuáles son los proveedores que cumplen más y menos con sus obligaciones. Esta visibilidad y control sobre los proveedores permitió diseñar mejores políticas para garantizar la previsibilidad para todos los interesados (proveedor, almacén, tiendas y consumidor final)", comenta el especialista.
Implementar una gestión fiscal automatizada y estratégica aporta innumerables beneficios al comercio minorista, como control fiscal y reducción de costos. La automatización proporciona un mayor control financiero, permitiendo la correcta parametrización de productos y tributación, además de un control de inventario más eficiente.
También se puede citar la optimización de la productividad y la conformidad fiscal.La integración de procesos y áreas de la empresa optimiza la productividad, permitiendo un análisis amplio y una toma de decisiones más acertada.
Además, la automatización permite una supervisión continua de los datos fiscales, garantizando el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y mitigando el riesgo de sanciones.
