Der Black Friday ist für viele Unternehmen eine der besten Verkaufszeiten des ganzen Jahres. Gleichzeitig bringt die steigende Nachfrage besondere Herausforderungen mit sich, auch im Hinblick auf die Steuerverwaltung. Bestimmte Probleme beeinträchtigen den Betrieb oder verursachen sogar größere Auswirkungen auf das Geschäft, wie Bußgelder und Strafzettel.
Das sagt Hugo Ramos, CEO von.Oh, oh, nationale Referenz im Bereich elektronischer Steuerdokumente (DF-e) und anderer digitaler Steueranforderungen. Jedes Jahr bemerken wir einige häufige Fehler, die Unternehmen aus allen Branchen betreffen, sowohl im E-Commerce als auch in stationären Geschäften. Sich darauf vorzubereiten, diese Situationen zu bewältigen, kann verhindern, dass sie zu größeren Problemen eskalieren, erklärt er.
Daher hat der Fachmann die wichtigsten steuerlichen Hindernisse identifiziert, die Unternehmen an Black Friday 2024 betreffen könnten, und was zu tun ist, um die damit verbundenen Risiken zu minimieren. Überprüfen Sie unten:
- Doppelte Rechnungen
Ob aufgrund von Verbindungs- oder SEFAZ-Verarbeitungsproblemen oder sogar einer internen Instabilität im System des Unternehmens, es ist möglich, dass Steuerdokumente wiederholt erstellt werden.
„Bei Doppelungen weicht der Steuerabschluss vom Bilanzabschluss ab, was zu unnötigen Steuerbelastungen führt. Wenn dieser Fehler in autorisierten Rechnungen in der Steuermeldung nicht erkannt wird, erfolgt die Rechnungserstellung durch das ERP fehlerhaft, was zu Bußgeldern und Gebühren wegen Nichtzahlung von Steuern oder Auslassung von Daten führt“, erklärt Hugo.
Um ein Kopfzerbrechen zu vermeiden, ist es ratsam, auf ein spezialisiertes Steuersystem zurückzugreifen, das die Doppelung von Rechnungen kontrollieren und die Existenz von doppelten Daten überprüfen kann, um dann ungültige Dokumente zu stornieren. Darüber hinaus ist es auch wichtig, die Prüfung der genehmigten elektronischen Steuerdokumente sicherzustellen, um sicherzustellen, dass die finanzielle und steuerliche Abschlussprüfung fehlerfrei durchgeführt wird. Damit wird die Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen konsequent sein und das Risiko von Bußgeldern reduziert.
Darüber hinaus ist ein weiterer direkter Einfluss der Doppelung die Bestandskontrolle. Mit einem falschen Lagerbestand kann das Unternehmen steuerliche und logistische Probleme bekommen, wie falsche Bestellungen, Lieferverzögerungen und unzureichende Einkaufsplanung.
- Unfähigkeit, mit Sefaz zu kommunizieren
Kommunikationsfehler zwischen dem Steuersystem und der SEFAZ sind an sich ein Problem, da sie die Genehmigungszeit für die Ausstellung der Rechnung und den Abschluss jedes Verkaufs verlängern können. Bei einem Kaskadeneffekt müssen die Kunden, die in der Warteschlange an der Kasse stehen, länger warten, um bedient zu werden, was besonders während der Black Friday-Zeit schwierig ist.
Um sicherzustellen, dass dies nicht passiert, ist es wichtig, die Verfügbarkeit der SEFAZ zu überwachen, was von bestimmten Steuerverwaltungssystemen automatisiert wird. Viele verfügen auch über eine Funktion, die automatisch die Momente erkennt, in denen es notwendig ist, in den Notfallmodus zu wechseln oder ihn zu verlassen, bei dem die Ausgabe nicht sofort erfolgt: Der Kunde erhält eine Quittung, die noch keine Gültigkeit hat, bis die Kommunikation mit der SEFAZ wiederhergestellt ist.
„Mit dem richtigen Tool wird die Notfallausgabe bei Bedarf automatisch aktiviert. Bei der Wiederherstellung der Kommunikation mit SEFAZ muss die Steuernachrichtensoftware in der Lage sein, alle in diesem Format ausgestellten Steuerbelege erneut zu verarbeiten, erneut zu senden, Duplikate zu identifizieren und eine Autorisierung anzufordern“, betont der CEO.
- Notfallausgabe
Obwohl ein Problem gelöst wird, kann die Notfallausgabe andere verursachen. Bei hohem Notenaufkommen kann es schwierig sein, die Anzahl der ausgestellten und abgelehnten Dokumente zu verwalten. Daher kann das Unternehmen die Frist zur Übermittlung an die SEFAZ verpassen.
Zum Beispiel kann der Kunde die Rechnung bei der SEFAZ abfragen und sie nicht finden, weil der Zugangsschlüssel noch nicht validiert wurde. Folglich hat der Verbraucher die Möglichkeit, die Verbraucherzentrale zu kontaktieren. Daher ist es notwendig, während der erneuten Übermittlung nach der Notfallmaßnahme aufmerksam zu sein, um abgelehnte Rechnungen zu erkennen.
„Auch diese Funktionalität wird durch hochmoderne Steuerverwaltungssysteme ermöglicht. Es lohnt sich auch, die XML-Datei aller Banknoten zu speichern, einschließlich derjenigen, die auf Notfallbasis ausgegeben wurden, um den Verkauf und den Ausgabeversuch aufzuzeichnen“, schlägt Hugo vor.
- Falscher NCM auf der Rechnung
Die Gemeinsame Nomenklatur des Mercosur (NCM) hat das Ziel, die Steuer auf Produkte zu kontrollieren und zu identifizieren. Falsche NCM-Daten bei der Ausfüllung der Rechnung können zur Ablehnung der Ausstellung und zur Genehmigung mit falschem Code führen, was zu falsch gezahlten Steuern führt. Falls ein Fehler im Code gefunden wird, überprüft die Steuerbehörde die letzten Buchungen und fordert die Differenz der Steuersätze mit Bußgeldern und Zinsen.
Daher ist es unerlässlich, die Stammdatenbank der NCM-Codes zu aktualisieren, die das Unternehmen täglich verwendet. Wenn die NCM nicht vorhanden ist, wird auch die Rechnung Probleme haben und abgelehnt werden. Daher ist es notwendig, die Klassifikationen der Waren zu kennen, um solche Fehler zu vermeiden.
„Wenn der Einzelhändler in solchen Situationen ein Produkt mit dem falschen NCM-Code erhält, muss er den richtigen Code an seinen Lieferanten weitergeben, um Steuerstrafen zu vermeiden“, schließt Ramos.
Vor allem ist es wichtig zu betonen, dass mit dem erheblichen Anstieg der Verkäufe bei der BF das System sehr widerstandsfähig sein muss oder in der Lage sein muss, große Volumina schnell zu verarbeiten. Das ist wesentlich, um einen effizienten Betrieb und Verkaufserfolg zu gewährleisten. Während dieses Zeitraums steigt das Transaktionsvolumen exponentiell an, sodass das System in der Lage sein muss, diese Nachfrage zu bewältigen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen oder Unterbrechungen zu verursachen. So vermeiden Sie Verzögerungen bei der Lieferung, Warteschlangen an der Kasse und natürlich die Unzufriedenheit der Kunden.
