A Black Friday é, para muitas empresas, um dos melhores períodos de vendas do ano inteiro. Ao mesmo tempo, o aumento na demanda traz desafios particulares, inclusive no que diz respeito à gestão fiscal. Certos problemas acabam atrapalhando a operação ou até mesmo causando impactos maiores no negócio, como multas e autuações.
Só sê Hugo Ramos, uitvoerende hoof van.O, o, referência nacional em soluções para Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e outras demandas fiscais digitais. “Todo ano, percebemos alguns erros comuns que afetam empresas de todos os segmentos, tanto no e-commerce quanto nas lojas físicas. Estar preparado para enfrentar essas situações pode evitar que elas escalem para problemas maiores”, explica.
Assim, o profissional selecionou os principais contratempos fiscais que podem afetar as empresas na Black Friday de 2024, e o que fazer para reduzir os riscos associados. Kyk hieronder:
- Duplikaat fakture
Hetsy as gevolg van verbindings- of SEFAZ-verwerkingsprobleme of selfs interne onstabiliteit in die maatskappy se stelsel, is dit moontlik dat herhaalde belastingdokumente gegenereer kan word.
“Wanneer daar duplisering is, is die fiskale sluiting anders as die finansiële sluiting, wat onnodige belastingheffings veroorsaak. Verder, as die belastingboodskappe nie hierdie fout in gemagtigde fakture identifiseer nie, sal die generering van die fakture deur die ERP verkeerd wees, wat lei tot boetes en heffings vir nie-betaling van belasting of weglating van data”, verduidelik Hugo.
Para evitar a dor de cabeça, vale contar com um sistema fiscal especializado que consiga controlar a duplicidade de notas e verificar a existência de dados repetidos, para então cancelar documentos inválidos. Além disso, também é importante garantir a auditoria dos documentos fiscais eletrônicos autorizados, para ter certeza que o fechamento financeiro e fiscal será feito sem erros. Com isso, a obrigatoriedade de emitir notas será consistente e o risco de autuação reduzido.
Além disso, outro impacto direto da duplicidade é no controle do estoque. Com um estoque incorreto, a empresa pode enfrentar problemas fiscais e logísticos, como pedidos errados, atrasos na entrega e planejamento inadequado de compras.
- Onvermoë om met Sefaz te kommunikeer
Falhas de comunicação entre o sistema fiscal e a SEFAZ são um problemas por si, pois podem aumentar o tempo de autorização de emissão da nota fiscal e de fechamento de cada venda. Em um efeito cascata, os clientes que estão na fila do caixa precisam esperar mais para serem atendidos, o que é especialmente complicado em época de Black Friday.
Para evitar que isso ocorra, é importante monitorar a disponibilidade da SEFAZ, o que é automatizado por certos sistemas de gestão fiscal. Muitos também possuem uma funcionalidade que identifica espontaneamente os momentos em que é necessário entrar ou sair do modo contingência, em que a emissão não é imediata: o cliente recebe uma nota que ainda não tem validade até que a comunicação com a SEFAZ seja restabelecida.
“Met die regte hulpmiddel word gebeurlikheidsuitreiking outomaties geaktiveer wanneer nodig. Wanneer kommunikasie met SEFAZ herstel word, moet die belastingboodskapsagteware in staat wees om te herverwerk, herstuur, duplikate te identifiseer en magtiging aan te vra vir alle belastingkwitansies wat in hierdie formaat uitgereik word”, wys die HUB uit.
- Gebeurlikheidsuitreiking
Apesar de resolver um problema, a emissão em contingência pode gerar outros. Com o alto volume de notas pode ser difícil gerenciar o número de documentos emitidos e rejeitados. Assim, a empresa pode perder o prazo de enviar à SEFAZ.
Por exemplo, o cliente pode consultar a nota na SEFAZ e não encontrar, porque a chave de acesso ainda não foi validada. Consequentemente, o consumidor tem a possibilidade então de acionar o PROCON. Portanto, para evitar riscos como esse, é necessário ter atenção durante o reenvio após a contingência, para identificar as notas rejeitadas.
“Dit is weereens 'n funksionaliteit wat gefasiliteer word deur die nuutste belastingbestuurstelsels. Dit is ook die moeite werd om die XML van alle notas te stoor, insluitend dié wat in gebeurlikheid uitgereik is, om die verkoop en poging tot uitreiking aan te teken”, stel Hugo voor.
- Verkeerde NCM op die faktuur
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) tem como objetivo controlar e identificar o tributo de produtos. Dados incorretos de NCM no preenchimento da nota podem acarretar em rejeição da emissão e autorização da emissão com código errado, levando a impostos pagos incorretamente. Caso seja encontrado erro no código, o Fisco verifica os últimos lançamentos e faz a cobrança da diferença de alíquota, com multas e juros.
Portanto, é essencial atualizar a base cadastral dos códigos NCM que a empresa utiliza em seu cotidiano. Se a NCM for inexistente, a nota fiscal também encontrará problemas e será rejeitada. Portanto, é preciso estar por dentro das classificações das mercadorias para evitar esse tipo de falha.
"In situasies soos hierdie, as die kleinhandelaar 'n produk met die verkeerde NCM-kode ontvang, moet hulle die korrekte kode aan hul verskaffer deurgee om belastingboetes te vermy," sluit Ramos af.
Acima de tudo, é importante pontuar que com o aumento significativo das vendas na BF é muito importante que o sistema seja resiliente ou que consiga processar alta volumetria rapidamente. Isso é essencial para garantir a operação eficiente e o sucesso das vendas. Durante este período, o volume de transações aumenta exponencialmente, exigindo que o sistema seja capaz de lidar com essa demanda sem comprometer o desempenho ou causar interrupções. Evitando assim atrasos nas entregas, filas no caixa e claro, insatisfação de clientes.
