In die afgelope jare het die bespreking oor digitale transformasie 'n prominente plek in byna alle sektore ingeneem, van klein familieondernemings tot groot multinasionale korporasies. Daar word gepraat oor outomatisering, kunsmatige intelligensie, die aanvaarding van wolkplatforms en disruptiewe sake-modelle wat die gebruik van data prioriseer.
Tog, wanneer ons nader kyk, besef ons dat baie van hierdie inisiatiewe, alhoewel belangrik, uiteindelik op gesegmenteerde wyse geïmplementeer word, dit wil sê, elke departement probeer sy eie eise op 'n geïsoleerde wyse oplos. Dit stel 'n fundamentele vraag: kan ons aanvaar dat ons reeds die era bereik het waarin alle korporatiewe prosesse effektief gedigitaliseer is?
Om beter te verstaan die huidige situasie, is dit nodig om die digitale transformasie self te onderskei van die digitalisering van end-tot-end prosesse. Die eerste hou verband met die aanvaarding van tegnologieë wat op een of ander manier die organisasie moderniseer en beduidende verbeterings bring, soos bemarkingsoutomatisering of die gebruik van gereedskap vir data-analise. Die tweede vereis op sy beurt 'n sistemiese visie, wat in staat is om die werkvloei tussen verskillende sektore te verbind en 'n samehangende en 100% digitale prosesketting te skep.
Die groot vraag hier is dat digitale transformasie dikwels as 'n groot sambreel beskou word, maar as daar nie moeite is om hierdie oplossings te integreer nie, kan die resultaat net 'n versameling "digitale silos" wees, waar elke departement met geïsoleerde gereedskap werk, sonder enige deurlopende kommunikasie met die res van die maatskappy. Op hierdie manier is die digitalisering van prosesse – verstaan as die vermoë om handmatige vloei, papierwerk, herwerk en inligtingskliënte te vervang deur veilige en betroubare digitale roetines – nog ver weg van die werklikheid vir baie organisasies.
Digitale transformasie in silos
Daar is mense wat argumenteer dat digitale transformasie in silo's net 'n aanvanklike fase is. Dit is normaal dat afdelings soos verkope, bemarking of IT die eerste is om gevorderde oplossings aan te neem, aangesien die vraag na tegnologie in hierdie sektore gewoonlik meer dringend is. Tog, die probleem ontstaan wanneer hierdie inisiatiewe nie kommunikeer nie en nie 'n strategiese groei-roete volg nie. Dit is soos om 'n nuutste generasie motor in 'n motor te hê met kaal bande: die mees moderne deel verseker nie dat die hele voertuig goed sal werk nie, omdat daar kritieke komponente is wat nie die nodige aandag gekry het nie.
Dit is baie algemeen, byvoorbeeld, om maatskappye te sien wat groot belegging in CRM-platforms maak om die kliëntverhouding te verbeter en terselfdertyd betalings-, fakturering- of menslike hulpbronneproses op 'n handmatige en ongeskikte wyse te hou. Divergencias veroorsaak knelpunte wat uiteindelik die doeltreffendheid van die CRM-instrument kan ondermyn, omdat die data uiteindelik nie gesinchroniseer word met die finansiële afdeling of die operasionele afdeling nie. Dus, die organisasie kan nie 'n enkele gesigspunt van die kliënt of die prosesse hê nie, en die gebruik van data vir besluitneming word benadeel.
Digitalisering van prosesse en integrasie: hoekom is dit belangrik?
Stel jou voor 'n maatskappy wat nog steeds met 'n menigte papierdokumente werk, waar elkeen handmatig deur verskeie instansies onderteken moet word, daarna geskanneer en in verskillende stelsels gestoor word. Nou, vergelyk hierdie realiteit met ʼn ander waarin dokumente reeds digitaal gebore word en deur ʼn geoutomatiseerde goedkeuringsvloei beweeg, wat die verantwoordelikes outomaties in kennis stel by elke stap, vorige weergawes stoor en elektroniese ondertekeninge met wettige geldigheid toelaat. In hierdie tweede scenario word nie net die verwerkingstyd drasties verminder nie, maar daar word ook gewin in sekuriteit, spoorbaarheid en regulatoriese nakoming.
Die groot onderskeidende faktor van die digitalisering van end-tot-end prosesse lê nie net in die vermindering van bedryfskoste nie – hoewel dit 'n belangrike faktor is – maar eerder in die skepping van 'n geïntegreerde ekosisteem wat 'n vinniger en data-gebaseerde besluitneming moontlik maak. As departemente elke gebruik geïsoleerde gereedskap, dit maak dit baie moeiliker om inligting saam te stel om insigte oor die algehele besigheidsprestasie te genereer. Wanneer die prosesse verenig word, kan data in regte tyd ingesamel, verwerk en ontleed word, wat voorspellende ontledings moontlik maak wat help om probleme te voorspel en geleenthede te identifiseer.
Nog 'n ander groot voordeel is die mitigering van risiko's, veral in 'n scenario waar inligtingsveiligheid en data-privaatheid al hoe meer gereguleer word deur wette soos die LGPD in Brasilië en die GDPR in Europa. Wanneer 'n proses gedigitaliseer word, word dit makliker om enkripsiebeleid, outomatiese rugsteun en toegangsbeheer te implementeer. Dit verminder die waarskynlikheid van lekke, dokumentverlies en bedrog aansienlik. Boonop word die wettige nakoming makliker om voor reguleerders te bewys, aangesien alle interaksies geregistreer en ouditeerbaar is.
Ons kan nie die impak op die kliënte-ervaring, beide intern en ekstern, vergeet nie. Klante eindes waardeer geneig wees om maatskappye te waardeer wat vinnige en doeltreffende interaksies bied, sonder dat hulle papiervorms moet invul of eindelose oproepe moet maak om kwessies op te los. Aan die ander kant, baat werknemers ook by ligter werkvloei, wat herwerk en hantering van fisiese dokumente uitskakel. Dit verbeter intern tevredenheid, produktiwiteit en selfs talentbehoud, omdat professionele persone wat met opgedateerde tegnologieë werk, die gevoel het om deel te wees van 'n innoverende organisasie.
Paaie na effektiewe digitalisering en die toekomstige perspektiewe
Een manier om hierdie scenario te benader, is om te verstaan dat die digitalisering van prosesse 'n volledige korporatiewe projek moet wees, wat alle leierskap insluit en ideally direkte ondersteuning van die C-vlak (soos CEOs, CFOs en CIOs) het.
Dit verseker dat die oorgang van analoog na digitaal nie net deur een of ander departement gedryf word nie, maar as 'n strategiese waarde deur die hele organisasie heen. Op dieselfde wyse help hierdie top-down ondersteuning om moontlike weerstande te oorkom en beleggings meer konsekwent te prioritiseer, wat die aanneming van nuwe platforms en metodologieë baie makliker maak.
Sodra die digitaliseringsproses deel van die besigheidsstrategie geword het, is dit tyd om die plan in werking te stel. Die eerste stap na 'n effektiewe digitalisering is om die hele prosesketting in kaart te bring, knelpunte, oortollighede en automatiseringsgeleenthede te identifiseer. Dit vereis konsultasie- of interne spanwerk wat elke fase van die besigheid diepgaande kennis het. sonder hierdie diagnose loop jy die risiko om in gereedskap te belê wat nie met die werklike behoeftes van die organisasie kommunikeer nie. Daarna is dit van fundamentele belang om die prosesse wat die meeste waarde skep of die grootste impak op kliëntetevredenheid het, te prioritiseer. Hierdie prioritisering help om vinniger resultate te demonstreer, deur 'n kultuur van vertroue en betrokkenheid rondom digitalisering te skep.
Nog een belangrike aspek is die keuse van skaalbare tegnologieë. Kies vir oplossings wat integrasie via API's bied, byvoorbeeld, stel maatskappye in staat om nuwe modules en funksies by te voeg soos die vraag groei. Op hierdie manier word die probleem van die skep van nuwe "digitale eilande" vermy wat, weer eens, nie met mekaar kommunikeer nie. Daarbenewens is dit nodig om die data-argitektuur aandagtig te bestudeer, en te verseker dat daar patrone bestaan vir die stoor en beheer van inligting. As hierdie sorgvuldigheid ontbreek, kan die maatskappy 'n enorme hoeveelheid data hê wat geen intelligensie aan die besigheid toevoeg nie.
Die kulturele verandering kan ook nie weggelaat word nie. Digitalisering vereis dat bestuurders en werknemers die voordele van hierdie transformasie verstaan, die denkwyse van "ons het nog altyd so gedoen" laat vaar en bereid is om voortdurend te leer. Om te investeer in opleidingsprogramme, werksessies en interne kommunikasie is essensieel om struikelblokke te breek en deelname te bevorder. Daarbenewens word dit aanbeveel dat daar voortdurend monitering van maatstawwe plaasvind wat die waarde van veranderinge toon, soos die vermindering van tyd in sekere prosesse, die besparing van hulpbronne en die toename in kliëntetevredenheid. Hierdie aanwysers verskaf konkrete bewys dat die pad wat gevolg word sin maak.
Wat betref die toekomsvooruitsigte, is dit die moeite werd om te besin dat die digitalisering van prosesse net die basis is vir nog meer transformerende innovasies. Aangesien die maatskappy oor volledig digitale vloei lê, kan dit oplossings vir kunsmatige intelligensie, robotiese prosesoutomatisering (RPA) en voorspellende analise ondersoek. Met AI is dit moontlik om komplekse take te outomatiseer en selfs stelsels te ontwikkel wat in staat is om besluite te neem gebaseer op masjienleer-algoritmes. 'n RPA, op sy beurt, kan groot hoeveelhede herhalende take hanteer, en die werknemers vrymaak vir meer strategiese rolle. Vooruitskattinganalise stel voor om tendense en gedrag te voorspel, wat die maatskappy in staat stel om proaktief in plaas van reaksie te wees.
Die volledige digitalisering van prosesse maak ook pad vir nuwe sake-modelle. Maatskappye wat voorheen van handmatige prosesse afhanklik was om met kliënte en verskaffers te kommunikeer, kan deur digitalisering heeltemal nuwe produkte en dienste skep, gefokus op digitale ervarings. Dit skep mededingende voordele en kan selfs toelaat om in wêreldmarkte in te tree, veral wanneer die tegnologiese infrastruktuur gereed is om op te skaal en aan verskeie streekbehoeftes te voldoen. Byvoorbeeld, e-handel het die afgelope jare skouspelagtig toegeneem omdat die waardekettings grootliks gedigitaliseer het, en verder gegaan het as net die skep van 'n webwerf vir verkope: dit behels integrasies met logistieke stelsels, betaling, data-analise, geoutomatiseerde bemarking en kliëntediens.
In kort, die antwoord op die vraag "het ons al die prosesdigitaliseringsfase bereik?" is nog steeds "dit hang af". Daar is maatskappye wat reeds merkwaardige spronge gemaak het en trots kan wees op 'n byna volledig geïntegreerde ketting. Nog ander nog is aan die kruip, vasgevang in gebroke roetines en departementale silo's. Die gemeenskaplike faktor is die bewussyn dat die mark nie gaan wag vir diegene wat agter is nie. Die kompetisie, die doeltreffendheid en selfs die volhoubaarheid van 'n besigheid gaan hand aan hand met die vermoë om prosesse omvattend en geïntegreerd te digitaliseer. Dus, meer as 'n neiging, word digitalisering nie meer 'n keuse nie en word dit 'n verpligting vir diegene wat wil voorspoed in 'n wêreld wat al hoe meer gekenmerk word deur innovasie en die snelheid van veranderinge.
