कंपनियों की कॉर्पोरेट गवर्नेंस को लेकर चिंता बढ़ रही है - ब्राजीलियन इंस्टीट्यूट ऑफ कॉर्पोरेट गवर्नेंस (आईबीजीसी) के शोध के अनुसार, 2024 में निजी क्षेत्र ने ब्राजीलियन कोड ऑफ कॉर्पोरेट गवर्नेंस द्वारा अनुशंसित प्रथाओं का औसतन 66% पालन किया, जो 2023 की तुलना में 1.6 प्रतिशत अंक की वृद्धि है। सरकारी स्वामित्व वाली कंपनियां और सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियां भी लगातार वृद्धि दिखा रही हैं।
वर्कहब डिजिटल की सीईओ एंड्रिया मिग्लियोरी के अनुसार, कुछ सामान्य कारक अभी भी उचित शासन व्यवस्था में बाधा डालते हैं। वे बताती हैं, “शासन के स्तंभ हैं समानता, पारदर्शिता, सत्यनिष्ठा, स्थिरता और जवाबदेही। इन सभी के लिए संचार महत्वपूर्ण है, और दुर्भाग्य से, सभी क्षेत्रों की कंपनियों में इस क्षेत्र में कई चुनौतियाँ मौजूद हैं।”
सीईओ ने संगठनों में सूचना भेजने के सबसे आम तरीकों - ईमेल और व्हाट्सएप - का उदाहरण देते हुए इसे समझाया। "हालांकि ये बहुत उपयोगी और व्यापक रूप से प्रसारित उपकरण हैं, लेकिन दोनों में जोखिम और देरी होती है जो पूरी कंपनी के संचार को प्रभावित कर सकती है।"
पहला नकारात्मक मुद्दा सूचना के संगठन और पहुंच के विभाजन से संबंधित है। सैकड़ों ईमेल या व्हाट्सएप समूहों में बिखरी हुई बातचीत और दस्तावेज़ों के कारण, यह पहचानना बहुत मुश्किल हो जाता है कि किसने क्या कहा और कब कहा। इससे अलग-अलग लोगों को अलग-अलग जानकारी तक पहुंच मिलती है, जिससे निर्णय लेने में असंगति उत्पन्न होती है। यह स्थिति अपने आप में दैनिक व्यवसाय और टीम की उत्पादकता में बाधा डालती है, साथ ही ऑडिट के दौरान विशेष जटिलताएं भी पैदा कर सकती है, जिसके लिए ट्रेसबिलिटी आवश्यक है।
एक और जोखिम डेटा की असुरक्षा है। इसका एक कारण यह है कि कुछ ईमेल और मैसेजिंग ऐप प्रदाताओं के पास सर्वोत्तम सुरक्षा प्रमाणपत्र नहीं हो सकते हैं, और दूसरा कारण यह है कि विकेंद्रीकरण के कारण गोपनीय जानकारी उन लोगों के साथ साझा हो सकती है जिन्हें इसकी पहुंच नहीं होनी चाहिए, उदाहरण के लिए ईमेल में प्राप्तकर्ताओं को कॉपी किए जाने या व्हाट्सएप समूहों में मौजूद होने के माध्यम से।
एंड्रिया सूचनाओं की अधिकता को एक और आम समस्या बताती हैं। “चैनलों की भरमार से समय और ध्यान भटक जाता है, टीमें काम करने की बजाय खुद को व्यवस्थित करने में अधिक ऊर्जा खर्च करती हैं। ऐसे में डेटा खो जाने की संभावना रहती है, जिसका सीधा असर शासन प्रक्रियाओं पर पड़ता है,” विशेषज्ञ जोर देती हैं।
इस अव्यवस्था का एक मुख्य समाधान एक ऐसे एकल संचार चैनल का उपयोग करना है जो कंपनी की जानकारी को केंद्रित और व्यवस्थित करने में सक्षम हो, आंतरिक संचार रणनीति की "रीढ़ की हड्डी" के रूप में कार्य करे और सूचनाओं और दस्तावेजों के सुरक्षित आदान-प्रदान को सक्षम बनाए। इंट्रानेट और अन्य कॉर्पोरेट संचार प्रणालियों, विशेष रूप से एकीकृत समाधानों वाली प्रणालियों का यही उद्देश्य है, ताकि सब कुछ एक ही प्रोग्राम में रिकॉर्ड हो सके।
“एक अच्छी प्रणाली आंतरिक संचार की सभी आवश्यकताओं को पूरा कर सकती है और पारदर्शिता एवं व्यावहारिकता के साथ ऑडिटिंग में आसानी भी प्रदान कर सकती है,” एंड्रिया बताती हैं। लेकिन वह इस बात पर भी जोर देती हैं: “यह सिर्फ एक उपकरण का बदलाव नहीं है, बल्कि एक सांस्कृतिक बदलाव भी है। लोगों को अनुकूलन करना होगा, और यह आवश्यक है कि पूरी टीम बदलाव के पीछे के कारणों को समझे और उसका उचित उपयोग करे,” वह निष्कर्ष निकालती हैं।
