辦公室裡值得存放實體文件嗎?

2024 年,巴西的商業租金漲幅創十年來最高 ^ 隨著企業回歸面對面模式,房地產行業正在從疫情中恢復過來。根據FipeZAP指數的信息,如果一方面是好的,那麼企業租戶就必須應對租金上漲8%的情況,這超過了去年的官方通膨率4.83%,該指數監測商業房的成本11個大城市的面積高達200平方米。.

對更大或位置更好的商業空間的突然需求給房價帶來了壓力,造成了不應很快穩定的高位循環。此外,尋找滿足員工安全和福祉新要求的房產,例如更廣泛的流通區域、改進的通風系統和通道設施,導致了報價短缺,從而導致價格上漲。.

關鍵是,在疫情爆發後的幾年裡,一些公司的實體空間大幅縮減。回到面對面的營運意味著公司將需要重新安置人員,而無需大幅調整空間大小,因為此時重新談判租金價格可能會導致大幅增加。擺脫這一僵局的出路是由於現有空間的最佳化,這可能意味著從內部佈局的改變到實體文件的重新分配。.

空間不足的解決方案

根據AIIM和AIIM資訊與影像管理協會的數據,10%至30%之間的辦公空間可以被實體文件儲存佔用。.

在此背景下,我們看到許多公司採用文件儲存外包作為替代方案。從歷史上看,許多公司在其辦公室保存了大型實體文件,儘管這些文件的一部分在大流行後已被數位化或外包,但許多組織仍然保存該實體文件。.

文件管理公司提供強大的文件掃描、儲存和管理服務,確保安全性、可訪問性並遵守當地和國際法規。除了釋放實體辦公空間外,外包文件儲存還提供許多額外的好處,例如降低文件維護成本,提高存取和共享資訊的效率,並降低與實體文件遺失或損壞相關的風險。.

事實上,數位轉型一直是優化空間和降低營運成本的最大盟友之一。隨著技術的日益先進,文件數位化不僅促進了存取和資訊共享,而且提高了資料安全性,最大限度地降低了自然災害、火災或盜竊造成的損失風險。電子文件管理系統(EDM)的實施使公司能夠將資訊集中在安全和遠端存取的平台上,促進更敏捷和協作的工作環境。.

當我們考慮租金上漲的財務影響時,這些數字尤其重要。透過釋放以前用於實體檔案的空間,公司可以減少對更大區域的需求,選擇更緊湊、因此更經濟的辦公室。.

外包的好處

除了直接的經濟效益外,文件儲存的外包還有助於內部流程的改進。警衛服務還可以包括館藏的數位化,允許透過雲端系統組織和存取所有文件,並具有必要的安全性。.

另一個需要考慮的重要一點是監管合規性。許多公司在遵守資料儲存和保護法規方面面臨挑戰,特別是隨著《一般資料保護法》(LGPD) 在巴西的生效。供應商準備確保所有滿足法律要求,降低處罰和聲譽損害的風險。外包文件保管比增加實體空間更具成本效益,並帶來更多的營運優勢。.

總之,文件儲存外包與數位化相結合,對於尋求優化空間、降低成本和提高營運效率的公司來說是一種策略解決方案。除了促進更有組織和協作的工作環境外,這些實踐還極大地促進了監管合規和資訊安全,使組織為應對競爭日益激烈的數位市場的挑戰做好準備。.