時間管理:美國前總統能教我們什麼?

您知道或至少聽說過艾森豪威爾矩陣嗎?也稱為緊急重要矩陣,是二戰期間美國第34任總統、歐洲盟軍最高統帥德懷特·艾森豪威爾(Dwight Eisenhower,1890-1969)創建的時間管理工具。

他用它來根據兩個主要標準做出決策並確定任務的優先順序:緊迫性和重要性。該矩陣將任務分為四個像限,可以清楚地顯示工作重點在哪裡以及如何更有效地組織時間。

你知道嗎?我確信您需要一個這種類型的工具來幫助您組織並為您的團隊做同樣的事情。根據原始矩陣,我進行了改編,可以傳達給大多數人的現實。考慮到名稱的修復很容易,我將其稱為"Quadrado das Priorities"。

首先,了解:為了優化時間管理並提高生產力,請擔心日常生活中眾多任務中真正重要的事情。當您感覺自己失去了對時間的控制時,請深吸一口氣並清楚地評估您的活動。問問自己:目前的任務對於實現您的目標至關重要嗎?有什麼可以委託或推遲的嗎?

在另一個時間,列出您需要完成的所有任務和活動。根據每個的緊迫性和重要性對每個進行排序。並將它們放置在矩陣的適當象限中。

此矩陣有助於區分真正值得立即關注的內容和可以規劃或消除的內容。花在不重要活動上的時間更少,更專注於真正重要的任務,從而減輕壓力。

「優先事項」“Square”也將任務分為四個像限,對於任何希望透過就如何花費時間和精力做出更有意識和平衡的決策來改善時間管理的人來說,它是一個強大的工具。

透過使用它,您會注意到時間與完成任務之間的關係發生了積極的變化:

重要且緊迫: 您今天需要執行此活動,因為它有一個截止日期,並且對於發展(您和公司)至關重要。如果不執行,這將為您、某人或組織帶來某種損失。範例:在截止日期內支付發票或發送提案。

重要(但不緊急): 必須盡快開發的任務。他們沒有如此嚴格的截止日期(例如門票或合法資源到期)。當它執行時,它將為您、某人或公司產生某種機會或利益。例如:安排與潛在客戶的會議;製作影片來推廣您的產品;與新產品的供應商舉行視訊會議。

緊急(但不那麼重要): 任務有「今天」的最後期限(如果現在不執行,就會失去機會),但這並不是優先事項。通常,如果未完成,不會造成太大損害,但如果執行,可以帶來一些好處。例如:參加培訓活動或技術委員會會議。

不緊急且不重要: 這些工作都在您的清單上,但可以等待,或者誰知道呢,甚至可以被委派或取消。範例:回覆社群網路上的訊息、選擇辦公室新空調的型號或選擇週末聚會的衣服。

即使在這些澄清之後,挑戰仍然是抵制優先考慮「“D”象限任務的誘惑,儘管這些任務簡單或令人愉快,但會轉移人們對最基本任務的注意力。

作為一種策略,使用象限「“'”作為獎勵:完成一組重要任務後,讓自己休息一下,進行輕鬆的活動。這樣,您就可以保持生產力,同時享受純粹的休閒時光。

時間管理不僅僅是一項技術技能,還需要紀律、計劃以及注重有效性和領導力的心態。相信它!