人工智慧和自動化應該成為 2025 年文件管理創新的驅動力

隨著數位轉型的進步,人工智慧 (AI) 和自動化的整合對於文件管理變得至關重要。這些技術不僅有望徹底改變組織處理資訊和流程的方式,而且還提供一系列好處,從提高準確性和效率到獲得決策的寶貴見解。例如,先進的人工智慧演算法能夠識別文件中的模式和異常情況,優化審核和合規流程。.

根據市場分析師的樂觀預測,預計到2027年,包括巴西在內的全球75%大公司將採用人工智慧來改善文件和資訊管理。在技術快速發展的情況下,資訊安全和監管合規性也日益受到重視,增加對強大解決方案的投資,以保護文件資產免受網路威脅並確保資料隱私。

人工智慧:文件管理的革命

人工智慧和機器學習越來越多地整合到文件管理系統中。這些技術能夠分析大量數據並提取支持決策的寶貴見解。例如,人工智慧演算法能夠識別文件中的模式和異常,從而提高審計和合規流程的準確性和效率。.

自然語言處理技術還應實現越來越直觀的搜尋功能,透過提供對最相關資料的即時存取來幫助使用者找到他們需要的確切文件或資訊。.

Gartner 的一項研究預測,到 2027 年,包括巴西在內的全球 75% 大公司將使用人工智慧來改善文件和資訊管理。.

RPA 系統將繼續擴展

同時,機器人流程自動化 (RPA) 也受到重視。RPA 工具用於自動執行與文件管理相關的重複性任務,例如排序、歸檔和檢索資訊。.

這釋放了人力資源,用於更具策略性和更高附加價值的活動。麥肯錫公司最近的研究指出,自動化可以將巴西公司的生產力提高高達 40%,從而顯著節省時間和資源。.

專注於資料隱私和合規性

資訊安全仍然是絕對優先事項。隨著數位化的不斷發展,與資料保護相關的新挑戰也隨之出現。組織需要確保其資訊免受網路威脅和洩漏。.

在巴西,《一般資料保護規範》(LGPD) 提出了嚴格的合規性要求,公司正在大力投資安全解決方案以保護其文件資產。先進加密和多因素身份驗證等技術被廣泛採用,以確保文件的完整性和機密性。.

整合數位簽章和工作流程

文件管理系統越來越多地與工作流程系統和數位簽章工具集成,從而優化時間、額外的系統和實體儲存成本。.

這些技術還可以實現先進的數據分析,提供指導策略決策的寶貴見解。使用機器學習演算法,公司可以預測趨勢、識別模式和異常,甚至可以自動產生與文件管理相關的效能和風險的詳細報告。.

這不僅提高了營運效率,還能夠採取積極主動的方法來緩解風險和優化流程,確保公司在競爭激烈的市場中始終領先一步。.

可從任何地方存取資料

基於雲端的解決方案對於從任何地方存取文件、工作流程和流程至關重要,雲端解決方案提供靈活性、可擴展性和安全性,使公司能夠有效地儲存和存取其文件。 IDC 研究表明,80% 的巴西公司已經或計劃在未來幾年使用雲端解決方案進行文件和資訊管理

為每家公司提供獨特的解決方案

文件管理服務的客製化也變得有意義。解決方案必須適應每個組織的具體需求,同時考慮營運部門、公司規模和內部流程的特殊性。.

自訂文件管理工具可以提高營運效率並更好地與其他公司係統集成,提供更直觀和有效的使用者體驗。.

此外,系統之間的整合實際上是決策者主要關心的問題之一。巴西公司正在投資提供整合文件管理的平台,以實現不同系統和部門之間的溝通。這消除了資訊孤島並改善了內部協作,從而實現更敏捷和準確的流程。.

總之,2025年文件管理的主要趨勢是數位化、自動化和人工智慧的加速。新的解決方案反映了組織適應不斷變化的商業環境的需要。文件管理比以往任何時候都更是業務的基本組成部分,而不僅僅是補充活動。如果沒有有效的管理,公司就有可能陷入混亂、昂貴和超載的流程,從而為成長和創新騰出空間。.