智慧文件管理:5種人力資源技術工具

在當前情況下,數位轉型重新定義了企業動態,人力資源(HR)產業在企業現代化中發揮著至關重要的作用。在這一領域,文件管理曾經以大量紙張和手動流程為標誌,現在需要敏捷性、安全性和效率。 

人力資源中的文件管理是什麼? 

人力資源領域需要處理大量文件--合約、薪資、績效評估、內部政策等等。這些文件的有效管理,即發送、退回、簽署、檢查等的控制,不僅是組織問題,也是業務成功的關鍵因素。 

據 執行長 carlos Henrique Mencaci 的 Digital Helper + Sign Well 表示,在這種情況下,科技是不可或缺的。 “誰照顧人,他們手中擁有最重要的資料”。如果沒有策略和安全性,對這些資訊的物理處理或理想平台之外的物理處理往往會使該地區變得毫無生產力,因為大部分力量都用於組織文書工作”,他解釋道。 

哪些技術使文件管理變得聰明?了解五種以人力資源為中心的工具! 

Think Work Lab 進行的研究揭示了人力資源部門如何仍然遭受官僚主義和缺乏自動化的困擾。根據數據,巴西人平均每週花費 16.9 小時,即工作日的 38%,承擔官僚任務。對於大約 22% 的專業人士來說,這些活動單調且重複,這些方面被認為令人沮喪。儘管如此,絕大多數(40%)並沒有採取任何實際行動來使人員管理更加技術化,減少手動化。從這個意義上說,Mencaci 列出了啟動該系統的五個有用工具:更新: 

1. 文件管理系統(DMS 和文件管理系統)

DMS 允許您透過 Internet 集中安全地建立、儲存、組織和共用檔案。憑藉索引和快速搜尋等功能,HR 可以在幾秒鐘內存取任何數據,從而消除手動搜尋的時間損失。“數位助手 + 標誌井等平台提供了這種氛圍,並與其他工具集成,促進了流動的自動化”活動,說 執行長。 

2。 電子簽名

無論是合約、准入、裁員或協議,文件標題都是人力資源的關鍵步驟。電子簽名工具確保法律有效性、敏捷性和保護。有它們,就可以發送、驗證和保存文件,而無需列印或替換。

3。雲端儲存

雲端儲存對於確保環境中文字的可存取性和安全性至關重要 在線的. 此機制可讓您隨時隨地開啟資訊。此外,資料加密和 備份 自動保證資訊安全。

4。協作和共享平台

用於舉行遠端會議、規劃任務和追蹤其開發的工具使團隊可以輕鬆協作和安全地共享材料 工作流程 高效、批准即時文件並維護一切 利害關係人 對齊。

5。綜合人工智慧 

具有本機人工智慧(AI)的系統,即為正確而精心設計的系統 網站, 它們是優化在那裡提供的服務的基礎。“na Digital Helper + Sign 好吧,人工智慧與數位簽章流程相關聯。有了它們,人們就可以就他們將簽署的內容提出具體問題。這減少了觸發專家提出問題或未來錯誤的需要,解釋道 執行長。 

最後,對於 Mencaci 來說,智慧管理不僅僅是技術問題,而是當前市場生存的問題。他總結道,「採用這些配置的公司可以提高生產力、安全性和競爭力,同時降低成本和風險」。