資訊和資料分散化漏洞:了解透過電子郵件和 WhatsApp 進行通訊如何為公司治理帶來混亂

公司對公司治理的關注度有所提高 (IBGC) 2024 年,私部門平均遵守巴西公司治理準則建議的做法為 66%,與 2023 年相比高達 1.6 個百分點。

儘管如此,一些共同因素仍然阻礙了治理的良好實施,執行長安德里亞·米廖裡 (Andrea Migliori) 表示 數位化工作中心“企業入口網站解決方案的人力資源技術”“治理的支柱是公平、透明、誠信、永續性和問責制”他解釋說,對於所有這些公司來說,溝通都是關鍵,不幸的是,來自各個領域的公司在這一領域都面臨著許多挑戰。

執行長舉例說明了在組織中發送訊息最常用的方法:電子郵件和 WhatsApp。 “雖然它們是非常有用且廣泛傳播的工具,但它們都會帶來風險和延遲,從而影響公司的所有溝通”。

提出的第一個負面問題是資訊細分的組織和取得問題。由於對話和文件分散在數百封電子郵件或 WhatsApp 群組中,因此很難確定誰說了什麼以及何時說了什麼。這也會導致不同的人存取不同的訊息,從而導致決策不一致。這種情況本身就擾亂了日常業務和團隊的生產力,但也可能在審計時帶來特定的複雜性,這需要可追溯性。

部分原因是某些電子郵件運營商和訊息應用程式可能沒有最好的安全認證,部分原因是去中心化可能會將敏感問題提交給不應該訪問的人,例如透過複製或出現在 WhatsApp 群組中的收件人。

安德里亞也指出資訊過載是另一個常見的困難。專業人士表示,「通道飽和會導致時間和焦點的損失,團隊花更多的精力試圖組織而不是實際工作。在這種情況下,資料遺失的可能性並非不可能,這直接影響治理實踐。

這種「caos」的主要解決方案之一是使用單一通訊通道,能夠集中和組織公司訊息,發揮內部通訊策略「背」的作用,並能夠安全地交換資訊和文件。這是建議內部網路和其他企業通訊系統,特別是那些帶來整合解決方案以便所有內容都在同一程式中註冊的系統。

安德里亞解釋說:"一個好的系統可以滿足內部溝通的所有需求,並且在審計時提供便利,具有透明度和實用性。"但她也強調:「這是工具的改變,也是文化的改變。人們需要適應,整個團隊必須了解新穎性背後的原因,並根據它使用它」。,他總結道。