在当前的环境下，数字化转型重新定义了企业的动态，人力资源（HR）部门在企业现代化中扮演着关键角色。 在这个领域，之前以堆积的纸张和手工流程为标志的文件管理，现在要求快速、安全和高效。 为此，依赖技术工具是必要的。
人力资源中的文件管理是什么？
人力资源部门需要处理大量的文件——合同、工资单、绩效评估、内部政策等等。 对这些文件的高效管理，即发送、返回、签署、验证等的控制，不仅仅是组织的问题，而是业务成功的关键因素。
根据首席执行官数字助手 + 订阅Bem，Carlos Henrique Mencaci，在这种情况下，技术是必不可少的。 “照顾他人的人手中掌握着极其重要的数据。对这些信息的实体处理，或在非理想平台上的操作，往往会使该领域变得低效，缺乏策略和安全性，因为大部分力量都用在了文件的整理上，”他解释道。
哪些技术使文档管理变得智能化？ 了解五个面向人力资源的工具！
Think Work Lab的研究显示，人力资源部门仍然受到繁琐的手续和缺乏自动化的困扰。 根据数据显示，巴西人平均每周花费16.9小时，或占工作时间的38%，用于繁琐的事务。 大约22%的受访专业人士认为，工作单调重复，令人失去动力。 此外，大多数人（40%）尚未采取任何实际行动，使人员管理更加技术化，减少手工操作。 在这方面，Mencaci列出了五种有用的工具来启动系统的更新：
1. 文档管理系统（DMS – Document Management Systems）
DMS 允许通过互联网以集中且安全的方式创建、存储、组织和共享文件。 通过索引和快速搜索等功能，人力资源部门可以在几秒钟内访问任何数据，消除手动搜索所浪费的时间。 “像Digital Helper + Assine Bem这样的平台提供这种氛围，结合其他工具，方便自动化工作流程，”他说。首席执行官。
电子签名
文件清单是人力资源中的关键步骤，无论是合同、录用、辞退还是协议。 电子签名工具，确保法律效力、效率和保护。 有了它们，可以在无需打印或出行的情况下发送、验证和保存文件。
云存储
云存储对于确保环境中书写的可访问性和安全性至关重要在线的该机制允许随时随地打开任何地方的信息。 此外，数据加密和备份自动化确保信息的安全。
4. 协作与共享平台
用于进行远程会议、规划任务和跟踪其进展的工具，促进团队之间的协作和安全共享资料。 有了它们，人力资源部门可以创建工作流程高效，实时批准文件并保持所有利益相关者对齐。
集成人工智能
具有原生人工智能（AI）的系统，也就是说，为其本身而设计的系统地点, 对于优化那里的服务来说，它们是至关重要的。 在 Digital Helper + Assine Bem 中，人工智能与数字签名流程相结合。通过它们，人们可以就将要签署的内容提出具体问题。这减少了寻求专家解答疑问或避免未来误解的需求，" 解释道。首席执行官。
最后，对于Mencaci来说，智能管理不仅仅是技术问题，而是当前市场中的生存之道。 “采用这些配置的企业在生产力、安全性和竞争力方面都获得了提升，同时降低了成本和风险”，他总结道。
