AI和自动化应该是2025年文档管理创新的驱动力

隨著數位轉型持續推進，人工智慧 (AI) 和自動化的整合對於文件管理變得至關重要。這些技術不僅有望徹底改變組織處理資訊和流程的方式，還提供一系列好處，從提高準確性和效率到獲得寶貴的決策洞察力。例如，先進的人工智慧演算法能夠識別文件中的模式和異常，優化審計和合規流程。

根據市場分析師樂觀預測，預計到 2027 年，全球大型企業，包括巴西在內，將有 75% 採用人工智能 (AI) 來提升文件和資訊管理。面對快速技術發展的局面，資訊安全和合規性也備受矚目，企業將持續增加投資於強大的解決方案，以保護文件資產免受網路威脅，並確保數據隱私。以下是 2025 年文件管理的主要趨勢：

人工智能：文件管理的革命

人工智慧和机器学习正日益融入文档管理系统。这些技术能够分析海量数据，并提取支持决策的有价值的见解。例如，人工智能算法能够识别文档中的模式和异常，从而提高审计和合规流程的准确性和效率。

自然语言处理技术也应该使搜索功能变得越来越直观，帮助用户找到所需的确切文档或信息——从而实现对最相关数据的即时访问。

Gartner 的研究预测，到 2027 年，全球大型企业（包括巴西）中，75% 将使用人工智能来改进文档和信息管理。

RPA 系统将继续扩张

与此同时，机器人流程自动化 (RPA) 也备受瞩目。RPA 工具被用于自动化与文档管理相关的重复性任务，例如分类、归档和信息检索。

这释放了人力资源，使其能够从事更具战略意义和更高附加值的活动。麦肯锡公司最近的研究显示，自动化可以将巴西企业的生产力提高40%，从而带来显著的时间和资源节省。

专注于数据隐私和合规性

信息安全仍然是首要任务。随着数字化的发展，数据保护面临新的挑战。组织需要确保其信息免受网络威胁和泄露。

在巴西，一般資料保護法 (LGPD) 設立了嚴格的合規要求，企業正在大力投資安全解決方案來保護其文件資產。先進加密技術和多因素驗證被廣泛採用，以確保文件的完整性和機密性。

集成的工作流程和数字签名

越来越多的文档管理系统与工作流系统和数字签名工具集成，优化了时间、额外系统和物理存储成本。

這些技術也使高級數據分析成為可能，提供寶貴的洞察力，指導戰略決策。通過使用機器學習演算法，企業可以預測趨勢、識別模式和異常，甚至自動生成關於文件管理績效和風險的詳細報告。

这不仅提高了运营效率，还允许采取主动措施减轻风险并优化流程，确保企业在竞争激烈的市场中始终领先一步。

數據，隨時隨地可獲取

雲端解決方案對於隨時隨地存取文件、工作流程和流程至關重要 – 雲端解決方案提供彈性、擴展性和安全性，讓企業能夠有效地儲存和存取文件。IDC 的研究顯示，80% 的巴西企業已在使用或計劃在未來幾年內使用雲端解決方案來管理文件和資訊。

独特的解决方案，针对每家公司

文件管理服务的个性化定制也日益重要。解决方案应能够适应每个组织的特定需求，考虑其行业、企业规模以及内部流程的特殊性。

定制的文档管理工具能够提高运营效率，更好地与其他企业系统集成，提供更直观、高效的用户体验。

此外，系统之间的整合确实一直是决策者们的主要顾虑之一。巴西企业正在投资于提供集成文档管理平台，从而实现不同系统和部门之间的沟通。这消除了信息孤岛，并改善了内部协作，从而带来更快捷、更精确的工作流程。

總而言之，2025 年主要的檔案管理趨勢體現在加速數位化、自動化和人工智慧。 新的解決方案反映了組織適應不斷變化的商業環境的需求。 檔案管理比以往任何時候都更加攸關業務的核心，而非輔助性活動。 沒有有效的管理，企業面臨陷入混亂、昂貴且負擔過重的流程的風險，這些流程會擠壓成長和創新的空間。