你知道或者至少听说过艾森豪威尔矩阵吗? 也称为紧急-重要矩阵, 这是由美国第34任总统创建的时间管理工具, 德怀特·艾森豪威尔(1890-1969), 欧洲盟军最高指挥官, 在第二次世界大战期间
他用它来根据两个主要标准:紧急性和重要性来做出决策和优先处理任务. 矩阵将任务分为四个象限, 这使得清晰地看到在哪里集中精力以及如何更有效地组织时间
知道一件事? 我相信你需要这样一个工具来帮助你组织自己,并为你的团队做同样的事情. 基于原始矩阵, 我做了一个可以适应大多数人现实的改编. 我称她为“优先事项广场”, 由于更容易固定名称
首先, 理解:为了优化时间管理和提高生产力, 在日常繁忙的任务中关注真正重要的事情. 当你感觉失去对时间的控制时, 深呼吸,清晰地评估你的活动. 问问自己:当前的任务对实现你的目标是否至关重要? 有可以委托或推迟的事情
在另一个时刻, 列出您需要执行的所有任务和活动. 根据紧急性和重要性对每一项进行分类. 将它们放置在矩阵的适当象限中
矩阵帮助区分真正需要立即关注的事项和可以计划未来或删除的事项. 减少在不重要活动上的时间,更多关注真正重要的任务,会导致更少的压力
优先事项方框, 也将任务分为四个象限, 这是一个强大的工具,适合任何希望改善时间管理的人, 更有意识和更平衡地决定如何花费你的时间和精力
使用时, 你会注意到时间与完成任务之间的关系发生了积极的变化
重要且紧急:你今天需要完成这个活动, 因为它有时间限制,并且对(你和公司的)发展至关重要. 如果没有进行, 这会对你造成某种损失, 某人或组织. 示例:清偿账单或在截止日期前提交提案
重要(但不紧急):尽快开展的任务. 她们没有那么严格的期限(比如账单到期或法律诉讼的期限). 当她被执行时, 将为您带来某种机会或好处, 某人或公司. 示例:与潜在客户安排会议; 制作一个视频来推广您的产品; 与新项目的供应商进行视频会议
紧急(但不那么重要):今天截止的任务(如果现在不完成, 机会就会失去, 但不是那么优先的. 通常, 如果没有完成,不会造成重大损失, 但如果实施的话,可能会带来一些好处. 示例:参加培训活动或技术委员会会议
不紧急也不重要:这些工作在你的列表中, 但可以等待或者, 谁知道, 甚至被委派或消除. 示例:在社交媒体上回复消息, 选择办公室新空调的型号或为周末的聚会挑选衣服
即使在这些澄清之后, 挑战仍然是抵制优先处理“D”象限任务的诱惑, 什么, 尽管它们是简单或愉快的, 分散了对最重要任务的注意力
作为策略, 利用“D”象限作为奖励:在完成一组重要任务后, 给自己一个轻松的活动休息一下. 这样, 你在享受纯粹闲暇时刻的同时保持生产力
不仅仅是一项技术技能, 时间管理也需要纪律, 规划是一种专注于效率和领导力的心态. 可以相信