流程數位化:我們已經達到這個階段了嗎?

近年來,關於數位轉型的討論幾乎在每個行業中都佔據了重要地位,從小型家族企業到大型跨國公司。自動化、人工智慧、雲端平台的採用以及優先考慮數據使用的顛覆性商業模式都被討論。.

然而,當我們更仔細地觀察時,我們意識到其中許多舉措雖然重要,但最終還是以條塊分割的方式實施,即每個部門都試圖孤立地解決自己的需求。這就提出了一個根本問題:我們是否可以認為我們已經進入了所有企業流程都有效數位化的時代?

為了更好地理解當前的情況,有必要將數位轉型本身與端到端流程的數位化區分開來。第一個與技術的採用有關,這些技術在某種程度上使組織現代化並帶來重大改進,例如行銷自動化或使用數據分析工具。第二個反過來需要係統的觀點,能夠統一不同部門之間的工作流程並創建有凝聚力的流程鏈和數位 100%。.

這裡的大問題是,數位轉型本身通常被視為一個大保護傘,但如果不努力整合這些解決方案,結果可能只是數位「illos」的集合,其中每個部門都使用孤立的工具進行操作,而沒有任何與公司其他部門的持續溝通。因此,流程數位化(被理解為用安全可靠的數位例程取代手動流程、論文、返工和資訊差距的能力,對於許多組織來說,IS 仍然遠未成為現實。.

孤島中的數位轉型

有些人認為,筒倉中的數位轉型只是一個初始階段。也就是說,銷售、行銷或IT等部門首先採用先進解決方案是正常的,因為這些領域對技術的需求通常更為迫切。然而,當這些措施不進行溝通且不遵循戰略增長路線圖時,問題就會出現。這就像在輪胎禿頭的汽車中配備最先進的引擎一樣:最現代的部分並不能保證整輛車都能正常工作,因為有些關鍵部件沒有得到適當的關注。.

例如,公司大力投資 CRM 平台以改善與客戶的關係,同時手動維護支付流程、計費甚至人力資源並斷開連接是很常見的。這些差異會產生瓶頸,最終可能會使 CRM 工具的有效性變得不可行,因為資料最終無法與財務區域或營運區域同步。因此,組織無法對客戶或流程有一個單一的視圖,並且決策資料的使用受到損害。.

流程數位化和整合:為什麼這很重要?

想像一下,一家公司仍然處理大量紙本文件,要求每個文件由多個實例手動簽名,然後在不同的系統中掃描和存檔。現在,將這一現實與另一個現實進行對比,在另一個現實中,文件已經誕生為數字並通過自動批准流程,自動通知每個階段的負責人,存儲先前的版本並允許具有法律效力的電子簽名。在第二種情況下,不僅處理時間大大減少,而且在安全性、可追溯性和監管合規性方面也有所提高。.

端到端流程數位化的巨大差異不僅在於降低營運成本^ 儘管這是一個相關因素'OD,還在於創建一個整合的生態系統,允許更敏捷的決策並基於可靠的數據。如果每個部門都使用孤立的工具,那麼編譯資訊以產生對整個業務績效的見解就會變得更加困難。當流程統一時,可以即時收集、處理和分析數據,為預測分析騰出空間,幫助預測問題和發現機會。.

另一個巨大的優勢是降低風險,特別是在資訊安全和資料隱私越來越受到巴西 LGPD 和歐洲 GDPR 等立法監管的情況下。當流程數位化時,更容易實施加密策略、自動備份和存取控制。這大大降低了洩漏、文件遺失和詐欺的可能性。此外,由於所有互動都被記錄和可審計,因此法律合規性變得更容易在監管機構面前證明。.

我們不能忘記對內部和外部客戶體驗的影響。最終客戶傾向於重視提供快速有效互動的公司,而不要求他們填寫紙本表格或無休止地打電話解決懸而未決的問題。另一方面,員工也受益於更輕鬆的工作流程,從而消除了對實體文件的返工和處理。這提高了內部滿意度、生產力,甚至人才保留率,因為使用更新技術的專業人員有一種成為創新組織一部分的感覺。.

有效數位化的途徑和未來前景

看待這種情況的一種方法是了解流程數位化應該是一個成熟的企業項目,涉及所有領導者,並且最好得到 C 級別(例如執行長、財務長和首席資訊長)的直接支持。.

這確保了從類比到數位的遷移不僅是根據一個或另一個部門的意願進行的,而且是作為貫穿整個組織的策略價值進行的。同樣,這種自上而下的支援有助於克服任何阻力並更一致地確定投資優先順序,這極大地促進了新平台和方法的採用。.

一旦數位化過程納入業務策略,就該將計劃付諸實踐了。實現有效數位化的第一步是繪製整個流程鏈圖,識別瓶頸、裁員和自動化機會。這需要深入了解業務每個階段的諮詢工作或內部團隊。如果沒有這種診斷,就有可能投資與組織的實際需求不對話的工具。然後,必須優先考慮那些產生更多價值或對客戶滿意度產生更大影響的流程。這種優先順序有助於展示更快的結果,創造圍繞數位化的信任和參與文化。.

另一個重要面向是可擴展技術的選擇。例如,選擇透過 API 提供整合的解決方案允許公司隨著需求的成長添加新的模組和功能。這樣,就出現了創建新的數位「“」的問題,這種”再次不相互交談”。此外,有必要仔細研究資料架構,確保有資訊儲存和治理的標準。如果沒有這些預防措施,公司最終可能會獲得大量數據,而不會為企業帶來任何情報。.

有效的數位化要求管理者和員工了解這種轉變的好處,放棄「我們一直這樣做的心態」並願意不斷學習。投資培訓計畫、研討會和內部溝通對於打破障礙和促進遵守至關重要。此外,建議持續監控顯示變革價值的指標,例如減少某些流程的時間、節省資源和提高客戶滿意度。這些指標提供了具體證據,證明所採用的道路是有意義的。.

至於未來的前景,值得考慮的是,流程數位化只是更多變革性創新的基礎。由於該公司擁有完全數位化的流程,因此可以探索人工智慧、機器人流程自動化 (RPA) 和預測分析的解決方案。例如,借助人工智慧,可以自動化複雜的任務,甚至創建能夠根據機器學習演算法做出決策的系統。反過來,RPA 可以處理大量重複性任務,使員工能夠執行更具策略性的功能。預測分析可以預測趨勢和行為,使公司能夠主動而不是被動。.

流程的完整數位化也為新的商業模式開闢了道路。以前依賴手動流程與客戶和供應商互動的公司在數位化時可以創建全新的產品和服務,旨在實現數位體驗。這會產生競爭差異,甚至可以進入全球市場,特別是當技術基礎設施準備好擴大規模並滿足不同地區的需求時。例如,電子商務近年來爆發,正是因為價值鏈已基本數位化,遠遠超出了創建銷售網站的範圍:它涉及與物流系統、支付、數據分析、自動行銷和客戶支援的整合。.

總而言之,問題的答案是“我們已經達到了流程數位化的這個階段嗎?”仍然是「依賴」。有些公司已經取得了重大飛躍,可以為擁有幾乎全整合的鏈條而感到自豪。然而,共同因素是認識到市場不會等待那些遲到的人。企業的競爭力、效率甚至永續性與全面、整合的流程數位化能力並進。因此,數位化不再是一種選擇,而是一種必須,而是一種必須,而是一種必須,而是一種必須改變,更需要創新。.