I lawer o gwmnïau, mae Dydd Gwener Du yn un o gyfnodau gwerthu gorau'r flwyddyn gyfan. Ar yr un pryd, mae'r cynnydd yn y galw yn dod â heriau penodol, gan gynnwys o ran rheoli trethi. Mae rhai problemau'n rhwystro gweithrediadau neu hyd yn oed yn achosi effeithiau mwy ar y busnes, fel dirwyon a chosbau.
Dyna yn ôl Hugo Ramos, Prif Swyddog Gweithredol Oobj , cwmni arweinydd cenedlaethol mewn atebion ar gyfer Dogfennau Treth Electronig (DF-e) a gofynion treth digidol eraill. "Bob blwyddyn, rydym yn sylwi ar rai gwallau cyffredin sy'n effeithio ar gwmnïau ym mhob sector, mewn e-fasnach ac mewn siopau ffisegol. Gall bod yn barod i wynebu'r sefyllfaoedd hyn eu hatal rhag gwaethygu i fod yn broblemau mwy," eglura.
Felly, dewisodd y gweithiwr proffesiynol y prif rwystrau treth a allai effeithio ar gwmnïau ar Ddydd Gwener Du 2024, a beth i'w wneud i leihau'r risgiau cysylltiedig. Edrychwch arnynt isod:
- Anfonebau dyblyg
Boed oherwydd problemau cysylltu neu brosesu yn yr awdurdod treth (SEFAZ), neu hyd yn oed ansefydlogrwydd mewnol yn system y cwmni, mae'n bosibl y bydd dogfennau treth dyblyg yn cael eu cynhyrchu.
“Pan fydd dyblygu, mae’r cau cyllidol yn wahanol i’r cau ariannol, sy’n achosi taliadau treth gormodol. Ar ben hynny, os nad yw’r system negeseuon treth yn nodi’r gwall hwn mewn anfonebau awdurdodedig, bydd cynhyrchu anfonebau gan y System Adnabod Cyflogaeth (ERP) yn anghywir, gan arwain at ddirwyon a chosbau am beidio â thalu trethi neu am hepgor data,” eglura Hugo.
Er mwyn osgoi cur pen, mae'n werth cael system dreth arbenigol a all reoli anfonebau dyblyg a gwirio am ddata ailadroddus, yna canslo dogfennau annilys. Yn ogystal, mae hefyd yn bwysig sicrhau bod dogfennau treth electronig awdurdodedig yn cael eu harchwilio i warantu bod cau ariannol a threthi yn cael ei wneud heb wallau. Bydd hyn yn sicrhau cydymffurfiaeth gyson â'r rhwymedigaeth i gyhoeddi anfonebau ac yn lleihau'r risg o gosbau.
Ar ben hynny, mae dyblygu hefyd yn cael effaith uniongyrchol ar reoli rhestr eiddo. Gyda rhestr eiddo anghywir, gall y cwmni wynebu problemau treth a logisteg, megis archebion anghywir, oedi wrth ddosbarthu, a chynllunio prynu annigonol.
- Anallu i gyfathrebu â'r awdurdod treth
Mae methiannau cyfathrebu rhwng y system dreth a'r SEFAZ (Ysgrifenyddiaeth Cyllid y Wladwriaeth) yn broblem ynddynt eu hunain, gan y gallant gynyddu'r amser sydd ei angen i awdurdodi cyhoeddi anfonebau ac i gau pob gwerthiant. Mewn effaith rhaeadru, mae'n rhaid i gwsmeriaid sy'n aros mewn ciw wrth y til aros yn hirach i gael eu gwasanaethu, sy'n arbennig o gymhleth yn ystod Dydd Gwener Du.
Er mwyn atal hyn rhag digwydd, mae'n bwysig monitro argaeledd SEFAZ (Ysgrifenyddiaeth Cyllid y Wladwriaeth), sy'n cael ei awtomeiddio gan rai systemau rheoli trethi. Mae gan lawer hefyd nodwedd sy'n nodi'n awtomatig pryd mae angen mynd i mewn neu allan o'r modd wrth gefn, lle nad yw'r cyhoeddiad yn digwydd ar unwaith: mae'r cleient yn derbyn anfoneb nad yw'n ddilys eto nes bod cyfathrebu â'r SEFAZ wedi'i ailsefydlu.
“Gyda’r offeryn cywir, caiff cyhoeddi wrth gefn ei actifadu’n awtomatig pryd bynnag y bo angen. Ar ôl ailsefydlu cyfathrebu â’r awdurdod treth (SEFAZ), rhaid i’r feddalwedd negeseuon treth allu ailbrosesu, ailanfon, nodi dyblygiadau, a gofyn am awdurdodiad ar gyfer pob derbynneb treth a gyhoeddir yn y fformat hwn,” mae’r Prif Swyddog Gweithredol yn nodi.
- Cyhoeddi wrth gefn
Er ei fod yn datrys un broblem, gall cyhoeddi wrth gefn greu rhai eraill. Gyda nifer fawr o anfonebau, gall fod yn anodd rheoli nifer y dogfennau a gyhoeddir ac a wrthodir. Felly, gall y cwmni golli'r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno i'r awdurdod treth (SEFAZ).
Er enghraifft, gallai'r cwsmer wirio'r anfoneb ar wefan SEFAZ a pheidio â dod o hyd iddi oherwydd nad yw'r allwedd mynediad wedi'i dilysu eto. O ganlyniad, mae gan y defnyddiwr y dewis o gysylltu â PROCON (asiantaeth amddiffyn defnyddwyr Brasil). Felly, er mwyn osgoi risgiau fel hyn, mae'n angenrheidiol rhoi sylw yn ystod y broses ailgyflwyno ar ôl digwyddiad wrth gefn, i nodi anfonebau a wrthodwyd.
"Unwaith eto, mae hon yn nodwedd sy'n cael ei gwneud yn haws gan systemau rheoli treth arloesol. Mae hefyd yn werth cadw ffeiliau XML pob anfoneb, gan gynnwys y rhai a gyhoeddwyd mewn modd wrth gefn, i gofnodi'r gwerthiant a'r ymgais i'w chyhoeddi," awgryma Hugo.
- Cod NCM anghywir ar yr anfoneb
Nod Enw Cyffredin Mercosur (NCM) yw rheoli ac adnabod trethi cynnyrch. Gall data NCM anghywir wrth lenwi anfoneb arwain at wrthod yr anfoneb ac awdurdodi'r anfoneb gyda'r cod anghywir, gan arwain at drethi a delir yn anghywir. Os canfyddir gwall yn y cod, mae'r awdurdodau treth yn gwirio'r cofnodion diweddaraf ac yn codi'r gwahaniaeth yn y gyfradd dreth, ynghyd â dirwyon a llog.
Felly, mae'n hanfodol diweddaru'r gronfa ddata o godau NCM y mae'r cwmni'n eu defnyddio'n ddyddiol. Os yw'r cod NCM ar goll, bydd yr anfoneb hefyd yn dod ar draws problemau a chaiff ei gwrthod. Felly, mae angen bod yn ymwybodol o ddosbarthiadau nwyddau i osgoi'r math hwn o wall.
"Mewn sefyllfaoedd fel hyn, os yw'r masnachwr yn derbyn cynnyrch gyda'r cod NCM anghywir, dylent ddarparu'r cod cywir i'w cyflenwr er mwyn osgoi cosbau treth," mae Ramos yn dod i'r casgliad.
Yn anad dim, mae'n bwysig nodi, gyda'r cynnydd sylweddol mewn gwerthiannau yn ystod Dydd Gwener Du, ei bod yn hanfodol bod y system yn wydn neu'n gallu prosesu cyfrolau uchel yn gyflym. Mae hyn yn hanfodol i sicrhau gweithrediad effeithlon a llwyddiant gwerthu. Yn ystod y cyfnod hwn, mae nifer y trafodion yn cynyddu'n esbonyddol, gan ei gwneud yn ofynnol i'r system allu ymdopi â'r galw hwn heb beryglu perfformiad nac achosi ymyrraeth. Mae hyn yn osgoi oedi wrth ddosbarthu, ciwiau wrth dalu, ac wrth gwrs, anfodlonrwydd cwsmeriaid.
