Edsel Simas, Giám đốc Công nghệ, Setrion Software và Milldesk
Áp lực về lợi nhuận tinh gọn hơn và thời hạn ngày càng nghiêm ngặt đã đưa lĩnh vực logistics đến điểm bùng phát.Trong một thị trường mà phút trì hoãn tác động đến hợp đồng và lòng trung thành, đảm bảo tính sẵn có của hệ thống và tiêu chuẩn hóa quy trình giữa các đơn vị vận hành không còn chỉ là một thách thức kỹ thuật & đã trở thành một nhu cầu chiến lược.
Bộ phận trợ giúp (thường được coi là chức năng hoạt động cơ bản 'DO trong bối cảnh này, đã đóng vai trò trung tâm trong chuỗi giá trị efficiency.When được cấu trúc với công nghệ, tự động hóa và khả năng hiển thị, hỗ trợ kỹ thuật trở thành một công cụ có khả năng giảm chi phí, tránh tổn thất hoạt động và tăng kiểm soát đầu cuối, đặc biệt là trong các công ty có nhiều địa điểm.
Dữ liệu gần đây giúp mở rộng quy mô tác động của việc không có sẵn đối với kết quả hậu cần.Theo ước tính của Gartner, một giờ thời gian chết có thể lên tới US$ 42 nghìn cho một công ty vừa hoặc lớn. Và đây không phải là những sự kiện lẻ tẻ: nghiên cứu tương tự chỉ ra rằng các công ty phải đối mặt, trung bình, 87 giờ thời gian chết ngoài kế hoạch mỗi năm tương đương với gần bốn ngày ngừng hoạt động đầy đ.
Trong ngành logistics, nơi mà sự sẵn có của hệ thống quản lý kho (WMS), vận tải (TMS), thiết bị di động, mạng và máy in được kết nối trực tiếp với năng suất, mỗi sự gián đoạn đều tác động đến thời hạn, hình phạt hợp đồng, định tuyến và sự hài lòng của khách hàng cuối cùng.
Sự phức tạp của hỗ trợ trong môi trường phi tập trung
Trong các hoạt động hậu cần phân tán, phân cấp CNTT khuếch đại các thách thức hỗ trợ. kho, văn phòng chi nhánh, trung tâm đô thị và trung tâm phân phối hoạt động với cấu trúc đa dạng, hồ sơ người dùng riêng biệt và mức độ trưởng thành kỹ thuật khác nhau.
Trong nhiều tổ chức, dịch vụ vẫn phụ thuộc vào các nhóm địa phương quá tải hoặc sự hỗ trợ trực tiếp đến từ ma trận ''Một mô hình tạo ra sự chênh lệch về thời gian phản hồi, sự ứng biến trong cách giải quyết và đặc biệt là mất khả năng hiển thị đối với các nhà quản lý doanh nghiệp.
Theo một cuộc khảo sát được thực hiện vào năm 2024 bởi một công ty tư vấn ITSM toàn cầu, gần 46% của các công ty có hoạt động phân bố theo địa lý báo cáo khó khăn để duy trì mức độ dịch vụ nhất quán giữa các đơn vị.Và khi không có tiêu chuẩn hóa, hỗ trợ trở nên phản ứng, chậm và dễ làm lại. vé bị mất, lịch sử không được củng cố và các vấn đề tái diễn không còn được xác định, nhân chi phí hoạt động im lặng.
Tập trung và khả năng hiển thị: những gì thay đổi với một bàn trợ giúp có cấu trúc
Việc áp dụng một giải pháp bàn trợ giúp hiệu quả và tập trung đại diện cho một người thay đổi trò chơi cho các công ty hậu cần.Đây là một mô hình thống nhất hỗ trợ kỹ thuật trong một nền tảng duy nhất, cho phép tất cả các cuộc gọi (bất kể nơi xuất xứ (theo các luồng được xác định, với phân loại được tiêu chuẩn hóa, mức độ ưu tiên và thời hạn dịch vụ đã thỏa thuận.
Loại cấu trúc này tạo ra một môi trường trong đó khả năng hiển thị thời gian thực được đảm bảo.Người quản lý CNTT có thể theo dõi sự cố theo đơn vị, theo hệ thống bị ảnh hưởng hoặc theo loại vấn đề, xác định xu hướng, tắc nghẽn và các khu vực cần tăng cường kỹ thuật hoặc đào tạo. giám sát liên tục này, liên quan đến các chỉ số hiệu suất như SLA (Thỏa thuận cấp độ dịch vụ) và SLI (Chỉ số cấp độ dịch vụ), biến CNTT thành trung tâm quyết định dựa trên dữ liệu và không còn thành các giả định.
Bằng cách tập trung dịch vụ, công ty cũng giảm sự phụ thuộc vào hỗ trợ trực tiếp ở các địa điểm từ xa. sự cố mà trước đây yêu cầu sự dịch chuyển của kỹ thuật viên hiện được giải quyết bằng cách truy cập từ xa, với tốc độ, tiêu chuẩn hóa và chi phí thấp hơn. nghiên cứu chỉ ra rằng hỗ trợ từ xa làm giảm thời gian giải quyết trung bình lên tới 30% và chi phí vận hành khoảng 50%, đặc biệt là khi liên kết với các luồng tự động.
Tự động hóa và tiêu chuẩn hóa: cơ sở mới của hiệu quả
Tự động hóa là một trong những điểm khác biệt chính của giải pháp bàn trợ giúp hiện đại. Các tác vụ lặp đi lặp lại, có giá trị thấp như đặt lại mật khẩu, cập nhật hệ thống hoặc chẩn đoán các lỗi đã biết có thể được thực hiện tự động, giải phóng nhân viên để xử lý các sự cố phức tạp và chiến lược hơn. Ngoài ra, luồng thông minh đảm bảo rằng các cuộc gọi được định tuyến trực tiếp đến đúng nhóm hoặc nhà phân tích, theo các quy tắc kinh doanh được định cấu hình trước đó.
Mô hình này loại bỏ sự cần thiết phải phân loại thủ công và giảm đáng kể thời gian phục vụ.Nó cũng tránh được sự leo thang không cần thiết và góp phần cải thiện trải nghiệm người dùng nội bộ, hiện có hỗ trợ nhanh nhẹn, chính xác và có thể dự đoán được hơn.
Một nguồn lực thiết yếu khác trong bối cảnh này là cơ sở kiến thức tích hợp, liên tục được cung cấp bởi các cuộc gọi được giải quyết.Mỗi sự cố biến thành học tập tài liệu, có thể truy cập không chỉ cho đội ngũ kỹ thuật, mà còn cho người dùng.Như vậy, tổ chức có thể cung cấp các cổng tự phục vụ và Câu hỏi thường gặp động, cho phép các vấn đề đơn giản được giải quyết bởi chính nhân viên, mà không cần mở một vé.Tự động hóa kết hợp với cơ sở tri thức làm giảm khối lượng cuộc gọi và cải thiện thời gian phản hồi trung bình, đồng thời tăng cường quyền tự chủ của các nhóm hoạt động.
Các chỉ số, báo cáo và quyết định dựa trên dữ liệu
Trong môi trường hậu cần, nơi mỗi phút đếm, khả năng dự đoán hoạt động là một tài sản có giá trị.Do đó, một lợi ích chiến lược khác của việc áp dụng bộ phận trợ giúp có cấu trúc là khả năng tạo báo cáo có thể hành động (với các chỉ số được phân đoạn theo chi nhánh, loại cuộc gọi, thời gian giải quyết, tần suất mở lại và mức độ tác động.
Với dữ liệu này trong tay, CNTT có thể đánh giá rõ ràng hơn những đơn vị nào cần tăng cường cơ sở hạ tầng, hệ thống nào có sự bất ổn nhất và đâu là điểm thất bại định kỳ. khả năng hiển thị này không chỉ tối ưu hóa đầu tư, mà còn cho phép khu vực công nghệ hành động chủ động, dự đoán nhu cầu và giảm khả năng xảy ra các thất bại nghiêm trọng.
Một nghiên cứu được công bố vào năm 2024 bởi một hiệp hội quản lý dịch vụ quốc tế cho thấy các tổ chức hoạt động với SLA được xác định và giám sát tốt có thể giảm sự xuất hiện của các sự cố nghiêm trọng xuống 76%. Hơn thế nữa, họ đã tăng tính khả dụng của các hệ thống nhạy cảm nhất với hoạt động, chẳng hạn như WMS và nền tảng định tuyến, vào năm 20%.
Tác động tài chính và lợi nhuận hữu hình
Hiệu quả và kiểm soát lợi ích được cung cấp bởi một cấu trúc bàn trợ giúp được thực hiện tốt dẫn đến các tác động tài chính hữu hình.Ngoài việc giảm trực tiếp bằng cách đi lại, thăm kỹ thuật và làm lại, có tiết kiệm đáng kể liên quan đến giảm thời gian chết.
Để cung cấp cho bạn một ý tưởng, theo dữ liệu của IBM, các công ty áp dụng tự động hóa trong hỗ trợ có thể giảm chi phí trung bình cho mỗi sự cố lên đến 45%, ngoài việc cải thiện tỷ lệ phân giải trong liên hệ đầu tiên 'DO một chỉ báo chính để chứa các cuộc gọi lặp lại và duy trì năng suất của các hoạt động địa phương.
Truy xuất nguồn gốc quá trình chính nó cũng góp phần giảm thiểu rủi ro.Trong các phân khúc quy định, chẳng hạn như vận chuyển dược phẩm hoặc thực phẩm, duy trì một lịch sử đầy đủ và hỗ trợ kiểm toán là điều cần thiết để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và hợp đồng. bàn trợ giúp, trong bối cảnh này, không chỉ trở thành một công cụ dịch vụ, mà là một thành phần chiến lược của quản trị và tuân thủ hoạt động.
Hiệu quả hoạt động trong ngành công nghiệp hậu cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng ít có tác động trực tiếp và thường bị bỏ qua như hỗ trợ kỹ thuật.Trong các công ty có đơn vị rải rác, chi nhánh từ xa và phụ thuộc nhiều vào hệ thống tích hợp, đầu tư vào một giải pháp bàn trợ giúp hiệu quả không phải là vấn đề thuận tiện: đó là một chiến lược để bảo vệ lợi nhuận, đảm bảo chất lượng và quy mô một cách an toàn.
Bằng cách tập trung dịch vụ, tự động hóa các luồng, đo lường hiệu suất chính xác và ghi lại các bài học, CNTT bắt đầu hoạt động với khả năng dự đoán và thông minh - MANG lại giá trị thực cho hoạt động.Và trong một thị trường ngày càng khắt khe, nơi lỗi tốn tiền và trì hoãn thỏa hiệp hợp đồng, có một bộ phận trợ giúp mạnh mẽ là quan trọng hơn: đó là một cách để đảm bảo rằng doanh nghiệp tiếp tục hoạt động, không có điểm dừng, với sự kiểm soát, khả năng hiển thị và sự tự tin.