Quản lý tài liệu thông minh: 5 công cụ công nghệ cho HR

Trong kịch bản hiện tại, chuyển đổi kỹ thuật số xác định lại động lực của công ty và lĩnh vực Nhân sự (HR) đóng một vai trò quan trọng trong việc hiện đại hóa các công ty.Trong phân khúc này, quản lý tài liệu, từng được đánh dấu bằng các chồng quy trình giấy và thủ công, giờ đây đòi hỏi sự nhanh nhẹn, bảo mật và hiệu qu. 

Quản lý tài liệu trong HR là gì? 

Khu vực nhân sự cần phải đối phó với một số lượng lớn các tài liệu - hợp đồng, bảng lương, đánh giá hiệu suất, chính sách nội bộ và nhiều hơn nữa. quản lý hiệu quả của các tập tin này, có nghĩa là, kiểm soát việc gửi, trả lại, ký, kiểm tra, trong số những người khác không chỉ là vấn đề tổ chức là một yếu tố quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. 

Theo các CEO từ Digital Helper + Sign Well, Carlos Henrique Mencaci, công nghệ là không thể thiếu trong kịch bản này. “Ai chăm sóc mọi người, có trong tay dữ liệu có liên quan tối cao. việc xử lý vật lý thông tin này, hoặc các nền tảng lý tưởng bên ngoài, có xu hướng làm cho khu vực không hiệu quả, không có chiến lược và bảo mật, bởi vì phần lớn lực lượng đi đến việc tổ chức các thủ tục giấy tờ”, ông giải thích. 

Những công nghệ nào giúp quản lý tài liệu thông minh?Tìm hiểu về năm công cụ tập trung vào nhân sự! 

Nghiên cứu được thực hiện bởi Think Work Lab đã tiết lộ cách HR vẫn phải chịu đựng sự quan liêu và thiếu tự động hóa. Theo dữ liệu, người Brazil dành trung bình 16,9 giờ một tuần hoặc 38% trong ngày làm việc của họ, với các nhiệm vụ quan liêu. Trong khoảng 22% của các chuyên gia được nghe, các hoạt động đơn điệu và lặp đi lặp lại, các khía cạnh được coi là mất động lực. Tuy nhiên, đại đa số (40%) đã không thực hiện bất kỳ động thái thực tế nào để làm cho việc quản lý con người trở nên công nghệ hơn và ít thủ công hơn. Theo nghĩa này, Mencaci liệt kê năm công cụ hữu ích để khởi động hệ thống này: cập nhật: 

1. Hệ thống quản lý tài liệu (DMS – Document Management Systems)

Một DMS cho phép bạn tạo, lưu trữ, tổ chức và chia sẻ tập tin tập trung và an toàn qua Internet.Với các tính năng như lập chỉ mục và tìm kiếm nhanh, HR có thể truy cập bất kỳ dữ liệu nào trong vài giây, loại bỏ sự mất thời gian với các tìm kiếm thủ công.“Các nền tảng như Digital Helper + Sign Well cung cấp bầu không khí này, với sự tích hợp với các công cụ khác, tạo điều kiện cho việc tự động hóa các luồng của các hoạt động”, nói rằng CEO. 

2. Chữ ký điện t

Phiếu tự đánh giá của tài liệu là một bước quan trọng trong nhân sự, cho dù đối với hợp đồng, tuyển sinh, sa thải hoặc thỏa thuận. công cụ chữ ký điện tử đảm bảo giá trị pháp lý, nhanh nhẹn và bảo vệ. với họ, có thể gửi, xác nhận và lưu tài liệu mà không cần in hoặc dịch chuyển.

3. lưu trữ đám mây

Lưu trữ đám mây là rất quan trọng để đảm bảo khả năng truy cập và bảo mật của các bài viết trong môi trường trực tuyến. cơ chế này cho phép bạn mở thông tin từ bất cứ nơi nào, bất cứ lúc nào.Ngoài ra, mã hóa dữ liệu và các bản sao lưu tự động đảm bảo an ninh thông tin.

4. Nền tảng cộng tác và chia s

Các công cụ để tổ chức các cuộc họp từ xa, lập kế hoạch nhiệm vụ và theo dõi sự phát triển của họ giúp các nhóm dễ dàng cộng tác và chia sẻ tài liệu một cách an toàn.HCR có thể tạo dòng công việc hiệu quả, phê duyệt tài liệu thời gian thực và duy trì tất cả các bên liên quan căn chỉnh.

5. trí tuệ nhân tạo tích hợp 

Các hệ thống có trí tuệ nhân tạo tự nhiên (AI), nghĩa là được xây dựng phù hợp trang web, chúng là nền tảng để tối ưu hóa dịch vụ được thực hiện ở đó.“Na Digital Helper + Sign Well, AI được liên kết với quy trình chữ ký số.Với họ, mọi người có thể đặt câu hỏi cụ thể về nội dung họ sẽ ký.Điều này làm giảm nhu cầu kích hoạt một chuyên gia để đặt câu hỏi hoặc những sai lầm trong tương lai”, giải thích các CEO. 

Cuối cùng, đối với Mencaci, quản lý thông minh không chỉ là vấn đề công nghệ, mà là sự sống còn trên thị trường hiện tại.“Các công ty áp dụng các cài đặt này đạt được năng suất, an toàn và khả năng cạnh tranh, đồng thời giảm chi phí và rủi ro”, ông kết luận.