Phân cấp thông tin và lỗ hổng dữ liệu: tìm hiểu cách giao tiếp qua email và WhatsApp tạo ra sự hỗn loạn cho Quản trị doanh nghiệp

Mối quan tâm của các công ty về quản trị doanh nghiệp (IBGC) ngày càng tăng vào năm 2024, khu vực tư nhân cho thấy mức độ tuân thủ trung bình là 66% đối với các thông lệ được Bộ luật Quản trị Doanh nghiệp Brazil khuyến nghị, cao 1,6 điểm phần trăm so với năm 2023.

Mặc dù vậy, một số yếu tố phổ biến vẫn cản trở việc thực hiện tốt quản trị, theo Andrea Migliori, Giám đốc điều hành của Trung tâm làm việc kỹ thuật số, HR Tech của các giải pháp cho cổng thông tin doanh nghiệp.“Các trụ cột của quản trị là công bằng, minh bạch, liêm chính, bền vững và trách nhiệm giải trình.Đối với tất cả chúng, giao tiếp là chìa khóa, và thật không may, có rất nhiều thách thức trong lĩnh vực này giữa các công ty từ tất cả các phân khúc”, ông giải thích.

CEO minh họa bằng các phương pháp được sử dụng nhiều nhất để gửi thông tin trong các tổ chức: email và WhatsApp. “Mặc dù chúng rất hữu ích và là công cụ được phổ biến rộng rãi, cả hai đều mang lại rủi ro và sự chậm trễ có thể ảnh hưởng đến mọi giao tiếp của công ty”.

Điểm tiêu cực đầu tiên được nêu ra là vấn đề tổ chức và tiếp cận phân khúc thông tin.Với các cuộc hội thoại và tài liệu nằm rải rác trong hàng trăm email hoặc nhóm WhatsApp, việc xác định ai nói gì và khi nào trở nên rất khó khăn. điều này cũng dẫn đến việc những người khác nhau có quyền truy cập vào các thông tin khác nhau, điều này mang lại sự không nhất quán trong việc ra quyết định. tự nó, tình huống này làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hàng ngày và năng suất của các nhóm, nhưng cũng có thể mang lại những phức tạp cụ thể tại thời điểm kiểm toán, đòi hỏi phải truy xuất nguồn gốc.

Một phần vì một số nhà khai thác email và ứng dụng nhắn tin có thể không có chứng nhận bảo mật tốt nhất và một phần vì phân cấp có thể đưa các vấn đề nhạy cảm đến những người không nên có quyền truy cập, thông qua người nhận trong bản sao hoặc hiện diện trong các nhóm WhatsApp chẳng hạn.

Andrea cũng chỉ ra tình trạng quá tải thông tin là một khó khăn phổ biến khác. “Sự bão hòa kênh dẫn đến mất thời gian và sự tập trung, với các nhóm dành nhiều năng lượng hơn để cố gắng tổ chức hơn là thực sự làm việc.Không có khả năng dữ liệu sẽ bị mất khi trường hợp này xảy ra, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến thực tiễn quản trị”, chuyên gia nói.

Một trong những giải pháp chính cho “caos” này là sử dụng một kênh truyền thông duy nhất có khả năng tập trung và tổ chức thông tin công ty, đóng vai trò “mặt lưng” của chiến lược truyền thông nội bộ và cho phép trao đổi thông tin và tài liệu một cách an toàn.Đây là đề xuất của mạng nội bộ và các hệ thống truyền thông khác của công ty, đặc biệt là những hệ thống mang lại giải pháp tích hợp để mọi thứ được đăng ký trong cùng một chương trình.

“Một hệ thống tốt có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của giao tiếp nội bộ và cũng cung cấp dễ dàng tại thời điểm kiểm toán, với tính minh bạch và thực tế”, Andrea giải thích.Nhưng cô cũng củng cố: “Đó là một sự thay đổi của công cụ nhiều như nó là một sự thay đổi văn hóa.Mọi người cần phải thích nghi và điều cần thiết là toàn bộ nhóm hiểu lý do đằng sau sự mới lạ, và sử dụng nó theo”, ông kết luận.