Quản lý tài chính là một trong những thách thức chính mà các chủ doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt. Việc thiếu tổ chức và kiểm soát các nguồn lực sẵn có thường dẫn đến những khó khăn, ảnh hưởng đến sự tăng trưởng và thậm chí là sự tồn tại của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu được thực hiện tốt, quản lý tài chính hiệu quả có thể tạo nên sự khác biệt, biến một công ty khu vực thành một câu chuyện thành công.
Theo một khảo sát do Sebrae thực hiện, 50% doanh nghiệp nhỏ đóng cửa trước khi hoàn thành năm năm hoạt động, và quản lý tài chính kém được coi là một trong những nguyên nhân chính. Nghiên cứu cho thấy nhiều doanh nhân không tách biệt được tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp, bên cạnh việc không lập kế hoạch đầy đủ cho tương lai. Dữ liệu này cho thấy nếu không có quản lý hiệu quả, ngay cả những doanh nghiệp đầy triển vọng cũng có thể không phát huy hết tiềm năng.
Samuel Modesto , một chuyên gia quản lý doanh nghiệp và cố vấn, nhấn mạnh tầm quan trọng của tầm nhìn chiến lược đối với thành công tài chính. "Nhiều doanh nhân chỉ tập trung vào doanh thu mà quên rằng lợi nhuận thực sự phụ thuộc vào việc kiểm soát chi phí chặt chẽ. Hơn nữa, điều quan trọng là phải có một kế hoạch bao gồm dự phòng cho các trường hợp bất trắc và đầu tư trong tương lai. Nếu không có điều này, bất kỳ sự tăng trưởng nào cũng có thể chỉ là phù du", ông giải thích. Ông cũng nhấn mạnh rằng việc thiếu chú ý đến các chi tiết như dòng tiền và chi phí cố định có thể dẫn đến những quyết định sai lầm, chẳng hạn như cắt giảm các lĩnh vực thiết yếu hoặc đầu tư không cần thiết.
Lập kế hoạch tài chính làm cơ sở cho các quyết định chiến lược
Một trong những bước đầu tiên để quản lý tài chính hiệu quả là lập kế hoạch. Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng, cả ngắn hạn và dài hạn, giúp định hướng nguồn lực một cách quyết đoán hơn. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ muốn mở rộng hoạt động có thể bắt đầu bằng một kế hoạch giảm chi phí hoạt động, chẳng hạn như đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp hoặc áp dụng các công nghệ tối ưu hóa quy trình.
Một điểm quan trọng khác là sự tách biệt giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp. Nhiều doanh nhân mắc sai lầm khi sử dụng quỹ công ty để trang trải chi phí cá nhân, điều này có thể dẫn đến mất cân bằng tài chính. Việc tạo một tài khoản doanh nghiệp chuyên dụng và thiết lập mức lương cố định là những biện pháp đơn giản nhưng lại tạo nên sự khác biệt lớn.
Kiểm soát tiền mặt và tác động của nó đến các hoạt động hàng ngày
Kiểm soát tiền mặt là một công cụ thiết yếu khác cho sức khỏe tài chính của công ty. Việc nắm rõ chính xác lượng tiền thu vào và chi ra cho phép bạn xác định mô hình chi tiêu, tránh lãng phí và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
Đối với Samuel Modesto , việc theo dõi này nên được thực hiện hàng ngày. "Dòng tiền không thể bị bỏ qua. Nó sẽ cho thấy liệu công ty đang tạo ra lợi nhuận hay chỉ đang tồn tại. Hơn nữa, với việc theo dõi chi tiết, có thể xác định các cơ hội cải thiện và đầu tư", ông nói.
Một ví dụ thực tế là một tiệm bánh nhỏ, sau khi phân tích dòng tiền, nhận ra một số sản phẩm của mình đang bị lãng phí do quản lý hàng tồn kho kém. Bằng cách điều chỉnh quy trình mua hàng và sản xuất, công ty có thể giảm chi phí và tăng biên lợi nhuận.
Tầm quan trọng của dự trữ và đầu tư
Cuối cùng, việc tạo ra một quỹ dự phòng tài chính là một bước mà nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua, nhưng nó lại rất quan trọng trong thời kỳ khủng hoảng. Việc có một quỹ dự phòng khẩn cấp đảm bảo công ty có thể đối mặt với những sự kiện bất ngờ, chẳng hạn như doanh số giảm hoặc chi phí tăng, mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, một phần lợi nhuận nên được tái đầu tư vào doanh nghiệp, cho dù là vào cơ sở hạ tầng, đào tạo đội ngũ hay mở rộng quy mô.
Samuel Modesto kết luận bằng lời khuyên dành cho các doanh nhân. "Quản lý tài chính không chỉ là những con số, mà còn là tầm nhìn và tính kỷ luật. Những ai có thể nhìn xa hơn hiện tại và lập kế hoạch cẩn thận sẽ được chuẩn bị tốt hơn để đối mặt với những thách thức và nắm bắt những cơ hội xuất hiện trên đường đi", ông kết luận.
