Edsel Simas, Teknolojiden Sorumlu Başkan, Setrion Software ve Milldesk
Daha zayıf marjlar ve giderek katılaşan son teslim tarihleri için baskı, lojistik sektörünü bir devrilme noktasına götürdü Dakikalarca gecikmenin sözleşmeleri ve sadakati etkilediği bir pazarda, sistemlerin kullanılabilirliğini ve operasyon birimleri arasındaki süreçlerin standartlaştırılmasını sağlamak artık sadece teknik bir zorluk değil & stratejik bir talep haline geldi.
Yardım masası (genellikle temel operasyonel işlevi olarak ele 'DO bu bağlamda, değer zinciri verimliliğinde merkezi bir rol oynamak için gelmiştir.teknoloji, otomasyon ve görünürlük ile yapılandırılmış olduğunda, teknik destek maliyetleri azaltmak, operasyonel kayıpları önlemek ve uçtan uca kontrol artan yeteneğine sahip bir araç haline gelir, özellikle birden fazla konuma sahip şirketlerde.
Son veriler, lojistik sonuçlar üzerinde kullanılamama etkisini ölçeklendirmek için yardımcı olur.Gartner tahminlerine göre, bir saatlik kesinti US$ kadar mal olabilir 42 orta veya büyük bir şirket için bin.ve bunlar sporadik olaylar değildir: aynı çalışma şirketlerin ortalama olarak, neredeyse dört tam gün durmuş operasyon eşdeğer yılda 87 saat plansız kesinti ile karşı karşıya olduğunu göstermektedir.
Depo yönetim sistemlerinin (WMS), taşımacılığın (TMS), mobil cihazların, ağların ve yazıcıların kullanılabilirliğinin doğrudan üretkenliğe bağlı olduğu lojistik sektöründe, her kesinti son teslim tarihlerini, sözleşme cezalarını, yönlendirmeyi ve son müşteri memnuniyetini etkiler.
Merkezi olmayan ortamlarda desteğin karmaşıklığı
Dağıtılmış lojistik operasyonlarında, BT merkezsizleştirme destek zorluklarını güçlendirir Depolar, şubeler, kentsel merkezler ve dağıtım merkezleri farklı yapılar, farklı kullanıcı profilleri ve değişen teknik olgunluk düzeyleriyle çalışır.
Pek çok kuruluşta hizmet hâlâ aşırı yüklenmiş yerel ekiplere veya ''Müdahale sürelerinde eşitsizlikler, çözümde doğaçlamalar ve özellikle kurumsal yöneticiler için görünürlük kaybı yaratan bir model' matrisinden gelen yüz yüze desteğe bağlı.
Küresel bir ITSM danışmanlığı tarafından 2024 yılında yapılan bir ankete göre, coğrafi olarak dağıtılmış operasyonları olan şirketlerin neredeyse 46%'si, birimler arasında tutarlı hizmet seviyelerini korumak için zorluklar bildirmektedir. Ve standardizasyon olmadığında, destek reaktif, yavaş ve yeniden çalışmaya eğilimli hale gelir. Biletler kaybolur, geçmişler konsolide edilmez ve tekrarlayan sorunlar artık tanımlanmaz, bu da sessiz işletme maliyetlerini katlar.
Merkezileştirme ve görünürlük: yapılandırılmış bir yardım masasıyla neler değişir
Verimli ve merkezi bir yardım masası çözümünün benimsenmesi, lojistik şirketleri için oyunun kurallarını değiştirecek bir yöntemi temsil ediyor. Bu, teknik desteği tek bir platformda birleştiren ve tüm çağrılara (menşe yerine bakılmaksızın (tanımlanmış akışları takip edin, standartlaştırılmış kategorizasyon, öncelik seviyeleri ve üzerinde anlaşmaya varılan hizmet son tarihleri.
Bu tür bir yapı, gerçek zamanlı görünürlüğün garanti edildiği bir ortam yaratır. BT yöneticisi, olayları birimlere, etkilenen sisteme veya sorun türüne göre izleyebilir, eğilimleri, darboğazları ve teknik takviye veya eğitim gerektiren alanları belirleyebilir. SLA'lar (Hizmet Düzeyi Anlaşmaları) ve SLI'ler (Hizmet Düzeyi Göstergeleri) gibi performans göstergeleriyle ilişkili bu sürekli izleme, BT'yi artık varsayımlara değil, veri tabanlı bir karar merkezine dönüştürür.
Şirket, hizmeti merkezileştirerek uzak konumlardaki yüz yüze desteğe olan bağımlılığı da azaltıyor.Daha önce teknisyenlerin yer değiştirmesini gerektiren olaylar artık uzaktan erişimle, hız, standardizasyon ve daha düşük maliyetle çözülüyor.Çalışmalar, uzaktan desteğin ortalama çözünürlük süresini 30%'ye kadar ve operasyonel maliyetleri yaklaşık 50% kadar azalttığını gösteriyor, özellikle otomatik akışlarla ilişkilendirildiğinde.
Otomasyon ve standardizasyon: Verimliliğin yeni temeli
Otomasyon, modern bir yardım masası çözümünün temel farklılaştırıcılarından biridir. Şifre sıfırlama, sistem güncellemeleri veya bilinen arızaları teşhis etme gibi tekrarlayan, düşük değerli görevler otomatik olarak gerçekleştirilebilir ve personelin daha karmaşık ve stratejik olayları ele alması için serbest bırakılabilir. Ayrıca akıllı akışlar, çağrıların önceden yapılandırılmış iş kurallarına göre doğrudan doğru ekibe veya analiste yönlendirilmesini sağlar.
Bu model manuel sıralama ihtiyacını ortadan kaldırır ve servis süresini önemli ölçüde azaltır.Ayrıca gereksiz yükseltmeleri önler ve artık daha çevik, doğru ve öngörülebilir bir desteğe sahip olan dahili kullanıcı deneyiminin geliştirilmesine katkıda bulunur.
Bu bağlamda bir diğer önemli kaynak, çözülmüş çağrılarla sürekli olarak beslenen entegre bilgi tabanıdır.Her olay, yalnızca teknik ekibin değil, aynı zamanda kullanıcıların da erişebileceği belgelenmiş öğrenmeye dönüşür.Böylece kuruluş, self-servis portallar ve dinamik SSS'ler sunarak basit sorunların bilet açmadan çalışanın kendisi tarafından çözülmesine olanak tanır.Bilgi tabanı zekasıyla birleştirilen otomasyon, çağrıların hacmini azaltır ve ortalama yanıt süresini iyileştirirken operasyonel ekiplerin özerkliğini güçlendirir.
Veriye dayalı göstergeler, raporlar ve kararlar
Her dakikanın önemli olduğu lojistik ortamlarda operasyonel öngörülebilirlik değerli bir varlıktır. Bu nedenle, yapılandırılmış bir yardım masası benimsemenin bir diğer stratejik faydası, eyleme geçirilebilir raporlar oluşturma yeteneğidir (şube, çağrı türü, çözüm süresi, yeniden açılma sıklığına göre bölümlere ayrılmış göstergelerle ve etki derecesi.
Eldeki bu verilerle BT, hangi birimlerin altyapı takviyesi gerektirdiğini, hangi sistemlerin en fazla istikrarsızlığa sahip olduğunu ve yinelenen arıza noktalarının nerede olduğunu daha net bir şekilde değerlendirebilir. Bu görünürlük yalnızca yatırımları optimize etmekle kalmaz, aynı zamanda teknoloji alanının proaktif bir şekilde hareket etmesine, talepleri öngörmesine ve kritik arıza olasılığını azaltmasına da olanak tanır.
Uluslararası bir hizmet yönetimi derneği tarafından 2024 yılında yayınlanan bir araştırma, iyi tanımlanmış ve izlenen SLA'larla çalışan kuruluşların kritik olayların oluşumunu 76% azaltabildiğini gösterdi. Bundan da öte, WMS ve yönlendirme platformları gibi operasyona en duyarlı sistemlerin kullanılabilirliğini 20%'ye kadar artırdılar.
Finansal etki ve somut getiri
İyi uygulanmış bir yardım masası yapısının sağladığı verimlilik ve kontrol kazanımları, somut finansal etkilerle sonuçlanır. İşe gidip gelme, teknik ziyaretler ve yeniden çalışmayla doğrudan azalmanın yanı sıra, aksama süresinin azalmasıyla ilişkili önemli tasarruflar da vardır.
Size bir fikir vermek gerekirse, IBM verilerine göre, destek olarak otomasyonu benimseyen şirketler, ilk temasta çözüm oranını iyileştirmenin yanı sıra, olay başına ortalama maliyetleri 45%'ye kadar azaltabilir 'TEKRARLANAN ÇAĞRILARI KONTROL ALTINA ALMAK VE YEREL OPERASYONLARIN VERIMLILIĞINI KORUMAK IÇIN ÖNEMLI BIR GÖSTERGE YAPIN.
Süreç izlenebilirliğinin kendisi de riskin azaltılmasına katkıda bulunur.İlaç veya gıda taşımacılığı gibi düzenlenmiş segmentlerde, yasal ve sözleşmeye dayalı gereklilikleri karşılamak için eksiksiz bir geçmişin sürdürülmesi ve denetim desteği şarttır. Yardım masası bu bağlamda yalnızca bir hizmet aracı değil, aynı zamanda yönetişimin ve operasyonel uyumluluğun stratejik bir bileşeni haline gelir.
Lojistik sektöründe operasyonel verimlilik birden fazla faktöre bağlıdır, ancak çok azı teknik destek kadar doğrudan ve çoğu zaman gözden kaçan bir etkiye sahiptir. Dağınık birimleri, uzak şubeleri ve entegre sistemlere büyük ölçüde bağımlı olan şirketlerde, verimli bir yardım masası çözümüne yatırım yapmak kolaylık meselesi değildir: marjı korumak, kaliteyi sağlamak ve güvenli bir şekilde ölçeklendirmek için bir stratejidir.
Hizmeti merkezileştirerek, akışları otomatikleştirerek, performansı doğru bir şekilde ölçerek ve öğrenmeleri belgeleyerek BT öngörülebilirlik ve zeka ile çalışmaya başlar - operasyona gerçek değer sunar Ve hatanın paraya mal olduğu ve gecikmeli sözleşmelerin uzlaştığı giderek daha zorlu bir pazarda, güçlü bir yardım masasına sahip olmak çok önemlidir: işletmenin durmadan, kontrol, görünürlük ve güvenle çalışmaya devam etmesini sağlamanın bir yoludur.