Akıllı belge yönetimi: İK için 5 teknolojik araç

Mevcut senaryoda, dijital dönüşüm kurumsal dinamikleri yeniden tanımlıyor ve İnsan Kaynakları (İK) sektörü şirketlerin modernizasyonunda çok önemli bir rol oynuyor. Bu segmentte, bir zamanlar kağıt yığınları ve manuel süreçlerle işaretlenmiş olan belge yönetimi artık çeviklik, güvenlik ve verimlilik gerektiriyor. 

İK'da belge yönetimi nedir? 

İK alanının çok büyük miktarda belgeyle - sözleşmeler, maaş bordroları, performans değerlendirmeleri, iç politikalar ve daha fazlasıyla - ilgilenmesi gerekiyor. Bu dosyaların etkin yönetimi, yani diğerlerinin yanı sıra gönderme, iade etme, imzalama, kontrol etme kontrolü sadece bir organizasyon meselesi değildir, iş başarısı için kritik bir faktördür. 

göre CEO digital Helper + Sign Well'den Carlos Henrique Mencaci, bu senaryoda teknoloji vazgeçilmezdir. “İnsanlarla kim ilgilenir, ellerinde çok önemli veriler bulunur. Bu bilgilerin fiziksel olarak ele alınması veya ideal platformların dışında, bölgeyi strateji ve güvenlik olmadan verimsiz hale getirme eğilimindedir, çünkü gücün çoğu evrakların organizasyonuna gider” diye açıklıyor. 

Hangi teknolojiler belge yönetimini akıllı hale getirir? beş İK odaklı araç hakkında bilgi edinin! 

Think Work Lab tarafından yapılan araştırma İK'ların hala bürokrasi ve otomasyon eksikliğinden nasıl muzdarip olduğunu ortaya koydu.Verilere göre Brezilyalılar haftada ortalama 16,9 saat veya iş günlerinin 38%'sini bürokratik görevlerle geçiriyor.Duyulan profesyonellerin yaklaşık 22%'si için faaliyetler monoton ve tekrarlayıcıydı, motivasyon kırıcı olduğu düşünülen yönler.Yine de büyük çoğunluk (40%) insanların yönetimini daha teknolojik ve daha az manuel hale getirmek için pratik bir hamle yapmadı.Bu anlamda Mencaci bu sistemi başlatmak için beş yararlı araç listeliyor: güncelleme: 

1. Doküman Yönetim Sistemleri (DMS & Document Management Systems)

Bir DMS, dosyaları İnternet üzerinden merkezi ve güvenli bir şekilde oluşturmanıza, saklamanıza, düzenlemenize ve paylaşmanıza olanak tanır. İndeksleme ve hızlı arama gibi özelliklerle İK, herhangi bir veriye saniyeler içinde erişebilir ve manuel aramalarla zaman kaybını ortadan kaldırır.“Digital Helper + Sign Well gibi platformlar, diğer araçlarla entegrasyonla bu atmosferi sunuyor, akışların otomasyonunu kolaylaştırıyor” diyor faaliyetler CEO'SU. 

2. Elektronik İmza

Belgelerin değerlendirme listesi, ister sözleşmeler, ister kabuller, işten çıkarmalar veya anlaşmalar için olsun, İK'da kritik bir adımdır. Elektronik imza araçları yasal geçerliliği, çevikliği ve korumayı sağlar. Onlarla, yazdırmaya veya yer değiştirmeye gerek kalmadan belgeleri göndermek, doğrulamak ve kaydetmek mümkündür.

3. Bulut Depolama

Bulut depolama, ortamdaki yazıların erişilebilirliğini ve güvenliğini sağlamak için kritik öneme sahiptir çevrimiçi. Bu mekanizma, bilgileri istediğiniz yerden, istediğiniz zaman açmanıza olanak tanır. Ayrıca veri şifreleme ve yedeklemeler otomatik olarak bilgilerin güvenliğini garanti eder.

4. İşbirliği ve Paylaşım Platformları

Uzaktan toplantılar düzenlemeye, görevleri planlamaya ve bunların gelişimini izlemeye yönelik araçlar, ekiplerin işbirliği yapmasını ve materyalleri güvenli bir şekilde paylaşmasını kolaylaştırır i̇ş akışları verimli, gerçek zamanlı belgeleri onaylayın ve tümünü koruyun paydaşlar hizalanmış.

5. Entegre yapay zeka 

Yerel yapay zekaya (AI) sahip sistemler, yani uygun şekilde detaylandırılmıştır site, orada yapılan hizmeti optimize etmek için temeldirler.“Na Digital Helper + Sign Well, AI dijital imza sürecine bağlıdır. Onlarla insanlar imzalayacakları içerik hakkında belirli sorular sorabilirler. Bu, bir uzmanın soru sormasını veya gelecekteki hataları tetikleme ihtiyacını azaltır” diye açıklıyor CEO'SU. 

Son olarak, Mencaci için akıllı yönetim sadece bir teknoloji meselesi değil, mevcut pazarda hayatta kalma meselesidir.“Bu konfigürasyonları benimseyen şirketler, maliyetleri ve riskleri azaltırken üretkenlik, güvenlik ve rekabet gücü kazanıyor” diye bitiriyor.