Habang umuusad ang digital transformation, nagiging mahalaga ang pagsasama ng artificial intelligence (AI) at automation para sa pamamahala ng dokumento. Ang mga teknolohiyang ito ay hindi lamang nangangako na baguhin ang paraan kung paano pinangangasiwaan ng mga organisasyon ang impormasyon at mga proseso, ngunit nag-aalok din ng isang hanay ng mga benepisyo, mula sa pinahusay na katumpakan at kahusayan hanggang sa mahahalagang insight para sa paggawa ng desisyon. Ang mga advanced na algorithm ng AI, halimbawa, ay may kakayahang tumukoy ng mga pattern at anomalya sa mga dokumento, pag-optimize ng mga proseso ng pag-audit at pagsunod.
Sa mga optimistikong pagtataya mula sa mga market analyst, inaasahan na pagsapit ng 2027, 75% ng malalaking kumpanya sa buong mundo, kabilang ang Brazil, ay magpapatibay ng AI upang mapabuti ang pamamahala ng dokumento at impormasyon. Sa ganitong senaryo ng mabilis na teknolohikal na ebolusyon, ang seguridad ng impormasyon at pagsunod sa regulasyon ay nagiging prominente din, na may pagtaas ng pamumuhunan sa matatag na solusyon upang maprotektahan ang mga asset ng dokumentaryo laban sa mga banta sa cyber at matiyak ang privacy ng data. Narito ang mga pangunahing trend na dapat tumagos sa pamamahala ng dokumento sa 2025:
Artificial Intelligence: isang rebolusyon sa pamamahala ng dokumento.
Ang artificial intelligence at machine learning ay lalong isinama sa mga sistema ng pamamahala ng dokumento. Ang mga teknolohiyang ito ay nagbibigay-daan sa pagsusuri ng malalaking volume ng data at pagkuha ng mahahalagang insight na sumusuporta sa paggawa ng desisyon. Halimbawa, natutukoy ng mga algorithm ng AI ang mga pattern at anomalya sa mga dokumento, na nagpapahusay sa katumpakan at kahusayan ng mga proseso ng pag-audit at pagsunod.
Dapat ding paganahin ng mga natural na teknolohiya sa pagpoproseso ng wika ang mas madaling maunawaan na mga function sa paghahanap, na tumutulong sa mga user na mahanap ang eksaktong dokumento o impormasyong kailangan nila – na nagbibigay ng agarang access sa pinakanauugnay na data.
Ang isang pag-aaral ng Gartner ay hinuhulaan na, sa pamamagitan ng 2027, 75% ng malalaking kumpanya sa buong mundo, kabilang ang sa Brazil, ay gagamit ng AI upang mapabuti ang pamamahala ng dokumento at impormasyon.
Ang mga sistema ng RPA ay magpapatuloy sa kanilang pagpapalawak.
Kasabay nito, ang robotic process automation (RPA) ay nagkakaroon din ng katanyagan. Ginagamit ang mga tool ng RPA upang i-automate ang mga paulit-ulit na gawain na nauugnay sa pamamahala ng dokumento, tulad ng pag-uuri, pag-archive, at pagkuha ng impormasyon.
Pinapalaya nito ang mga human resources para sa mas estratehiko at mas mataas na value-added na aktibidad. Ang kamakailang pananaliksik ng McKinsey & Company ay nagpapahiwatig na ang automation ay maaaring magpapataas ng produktibidad ng hanggang 40% sa mga kumpanyang Brazilian, na nagreresulta sa makabuluhang pagtitipid sa oras at mga mapagkukunan.
Tumutok sa privacy at pagsunod sa data.
Ang seguridad ng impormasyon ay nananatiling ganap na priyoridad. Sa pagtaas ng digitalization, lumitaw ang mga bagong hamon na nauugnay sa proteksyon ng data. Kailangang tiyakin ng mga organisasyon na ligtas ang kanilang impormasyon laban sa mga banta at pagtagas sa cyber.
Sa Brazil, ang General Data Protection Law (LGPD) ay nagpapataw ng mahigpit na mga kinakailangan sa pagsunod, at ang mga kumpanya ay namumuhunan nang husto sa mga solusyon sa seguridad upang maprotektahan ang kanilang mga asset ng dokumento. Ang mga teknolohiya tulad ng advanced encryption at multi-factor authentication ay malawakang pinagtibay upang matiyak ang integridad at pagiging kumpidensyal ng mga dokumento.
Pinagsamang mga daloy ng trabaho at mga digital na lagda
Parami nang parami, ang mga sistema ng pamamahala ng dokumento ay isinasama sa mga workflow system at mga digital signature tool, pag-optimize ng oras, karagdagang mga system, at mga pisikal na gastos sa imbakan.
Ang mga teknolohiyang ito ay nagbibigay-daan din sa advanced na pagsusuri ng data, na nag-aalok ng mahahalagang insight na maaaring gumabay sa madiskarteng paggawa ng desisyon. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga algorithm sa pag-aaral ng machine, maaaring hulaan ng mga kumpanya ang mga uso, tukuyin ang mga pattern at anomalya, at i-automate pa ang pagbuo ng mga detalyadong ulat sa pagganap at mga panganib na nauugnay sa pamamahala ng dokumento.
Ito ay hindi lamang nagpapabuti ng kahusayan sa pagpapatakbo, ngunit nagbibigay-daan din para sa isang proactive na diskarte sa pagpapagaan ng panganib at pag-optimize ng proseso, na tinitiyak na ang mga kumpanya ay palaging isang hakbang sa unahan sa isang mapagkumpitensyang merkado.
Maa-access na data, mula sa kahit saan.
Ang mga cloud-based na solusyon ay mahalaga para sa pag-access ng mga dokumento, workflow, at proseso mula sa kahit saan - at ang cloud solution ay nag-aalok ng flexibility, scalability, at seguridad, na nagbibigay-daan sa mga kumpanya na mahusay na mag-imbak at ma-access ang kanilang mga dokumento. Isinasaad ng pananaliksik mula sa IDC na 80% ng mga kumpanya sa Brazil ay gumagamit na o nagpaplanong gumamit ng mga solusyon sa ulap para sa pamamahala ng dokumento at impormasyon sa mga darating na taon.
Mga natatanging solusyon para sa bawat kumpanya.
Ang pagpapasadya ng mga serbisyo sa pamamahala ng dokumento ay nakakakuha din ng kaugnayan. Ang mga solusyon ay dapat na umangkop sa mga partikular na pangangailangan ng bawat organisasyon, na isinasaalang-alang ang sektor ng aktibidad, ang laki ng kumpanya, at ang mga partikularidad ng mga panloob na proseso nito.
Ang mga customized na tool sa pamamahala ng dokumento ay nagbibigay-daan sa higit na kahusayan sa pagpapatakbo at mas mahusay na pagsasama sa iba pang mga corporate system, na nagbibigay ng mas intuitive at epektibong karanasan ng user.
Higit pa rito, ang pagsasama ng system ay, sa katunayan, ang isa sa mga pangunahing alalahanin ng mga gumagawa ng desisyon. Ang mga kumpanya sa Brazil ay namumuhunan sa mga platform na nag-aalok ng pinagsamang pamamahala ng dokumento, na nagpapagana ng komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang sistema at departamento. Inaalis nito ang mga silo ng impormasyon at pinapabuti ang panloob na pakikipagtulungan, na nagreresulta sa mas maliksi at tumpak na mga proseso.
Sa buod, ang mga pangunahing uso sa pamamahala ng dokumento sa 2025 ay minarkahan ng pinabilis na digitization, automation, at artificial intelligence. Ang mga bagong solusyon ay sumasalamin sa pangangailangan para sa mga organisasyon na umangkop sa isang patuloy na umuusbong na kapaligiran sa negosyo. Higit sa dati, ang pamamahala ng dokumento ay isang pangunahing bahagi ng negosyo - at hindi lamang isang pantulong na aktibidad. Kung walang mahusay na pamamahala, ang mga kumpanya ay nanganganib na magulo sa nakakalito, mamahaling proseso na nagpapabigat sa mga operasyon, humahadlang sa paglago at pagbabago.
