ความกังวลของบริษัทต่างๆ เกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการมีเพิ่มมากขึ้น — จากการวิจัยของสถาบันการกำกับดูแลกิจการแห่งบราซิล (IBGC) พบว่าในปี 2567 ภาคเอกชนแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามแนวทางที่แนะนำโดยจรรยาบรรณการกำกับดูแลกิจการของบราซิลโดยเฉลี่ย 66% ซึ่งเพิ่มขึ้น 1.6 จุดเปอร์เซ็นต์เมื่อเทียบกับปี 2566 บริษัทของรัฐและบริษัทมหาชนก็แสดงให้เห็นถึงการเติบโตอย่างต่อเนื่องเช่นกัน
ถึงกระนั้น ปัจจัยทั่วไปบางประการยังคงเป็นอุปสรรคต่อการบริหารงานอย่างเหมาะสม อันเดรีย มิกลิโอรี ซีอีโอของ Workhub Digital บริษัทเทคโนโลยีทรัพยากรบุคคลที่เชี่ยวชาญด้านโซลูชันสำหรับพอร์ทัลองค์กร กล่าวว่า “เสาหลักของการกำกับดูแลคือความเท่าเทียม ความโปร่งใส ความซื่อสัตย์ ความยั่งยืน และความรับผิดชอบ สำหรับสิ่งเหล่านี้ การสื่อสารคือกุญแจสำคัญ และน่าเสียดายที่บริษัทต่างๆ ในทุกภาคส่วนต่างเผชิญกับความท้าทายมากมายในด้านนี้” เธออธิบาย
ซีอีโอยกตัวอย่างวิธีการส่งข้อมูลในองค์กรที่นิยมใช้กันมากที่สุด ได้แก่ อีเมลและ WhatsApp “แม้ว่าเครื่องมือเหล่านี้จะมีประโยชน์และแพร่หลาย แต่ทั้งสองอย่างนี้ก็มีความเสี่ยงและความล่าช้า ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการสื่อสารของบริษัทโดยรวม”
ประเด็นเชิงลบประการแรกที่ถูกหยิบยกขึ้นมาคือปัญหาเรื่องการจัดระเบียบข้อมูลและการแบ่งกลุ่มการเข้าถึงข้อมูล การสนทนาและเอกสารที่กระจัดกระจายอยู่ในอีเมลหลายร้อยฉบับหรือกลุ่ม WhatsApp ทำให้การระบุตัวตนว่าใครพูดอะไรและเมื่อใดเป็นเรื่องยากมาก นอกจากนี้ยังทำให้บุคคลต่างๆ เข้าถึงข้อมูลที่แตกต่างกัน ซึ่งนำไปสู่ความไม่สอดคล้องกันในการตัดสินใจ สถานการณ์เช่นนี้เองที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงานประจำวันและประสิทธิภาพการทำงานของทีม แต่ก็อาจนำไปสู่ความซับซ้อนเฉพาะเจาะจงในการตรวจสอบ ซึ่งจำเป็นต้องมีการตรวจสอบย้อนกลับ
ความเสี่ยงอีกประการหนึ่งคือความเสี่ยงด้านข้อมูล ส่วนหนึ่งเป็นเพราะผู้ให้บริการแอปอีเมลและข้อความบางรายอาจไม่ได้รับการรับรองความปลอดภัยที่ดีที่สุด และอีกส่วนหนึ่งเป็นเพราะการกระจายอำนาจอาจทำให้ข้อมูลลับถูกแชร์กับบุคคลที่ไม่ควรเข้าถึงได้ เช่น ผู้รับถูกคัดลอกในอีเมล หรือถูกอยู่ในกลุ่ม WhatsApp เป็นต้น
อังเดรอายังชี้ให้เห็นถึงปัญหาข้อมูลล้นเกิน (information overload) ว่าเป็นอีกหนึ่งปัญหาที่พบบ่อย “ความอิ่มตัวของช่องทางต่างๆ นำไปสู่การเสียเวลาและสมาธิ โดยทีมงานจะใช้พลังงานมากขึ้นในการจัดระเบียบตัวเองมากกว่าการทำงานจริง ไม่น่าเป็นไปได้ที่ข้อมูลจะสูญหายเมื่อเป็นเช่นนี้ ซึ่งส่งผลกระทบโดยตรงต่อแนวทางการกำกับดูแล” ผู้เชี่ยวชาญท่านนี้เน้นย้ำ
หนึ่งในวิธีแก้ปัญหาหลักสำหรับ "ความสับสนวุ่นวาย" นี้คือการใช้ช่องทางการสื่อสารเดียวที่สามารถรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลของบริษัท ซึ่งทำหน้าที่เป็น "แกนหลัก" ของกลยุทธ์การสื่อสารภายในองค์กร และช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลและเอกสารได้อย่างปลอดภัย นี่คือจุดประสงค์ของอินทราเน็ตและระบบการสื่อสารองค์กรอื่นๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบที่นำเสนอโซลูชันแบบบูรณาการเพื่อให้ทุกอย่างถูกบันทึกไว้ในโปรแกรมเดียวกัน
“ระบบที่ดีสามารถตอบสนองความต้องการด้านการสื่อสารภายในทั้งหมดได้ และยังช่วยให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างสะดวก โปร่งใส และใช้งานได้จริง” อังเดรอาอธิบาย แต่เธอยังเน้นย้ำว่า “มันเป็นการเปลี่ยนแปลงเครื่องมือมากพอๆ กับการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม ผู้คนจำเป็นต้องปรับตัว และสิ่งสำคัญคือทีมทั้งหมดต้องเข้าใจเหตุผลเบื้องหลังการเปลี่ยนแปลงและนำการเปลี่ยนแปลงนั้นไปใช้อย่างเหมาะสม” เธอกล่าวสรุป
