信息分散化与数据脆弱性：了解电子邮件和WhatsApp通信如何引发企业治理的混乱

ความกังวลของบริษัทที่มีการกํากับดูแลกิจการเพิ่มขึ้น (IBGC) ในปี 2567 ภาคเอกชนแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่แนะนําโดยหลักปฏิบัติด้านการกํากับดูแลกิจการของบราซิลโดยเฉลี่ยที่ 66% ซึ่งสูงถึง 1.6 เปอร์เซ็นต์เมื่อเทียบกับปี 2566.

อย่างไรก็ตาม ปัจจัยทั่วไปบางประการยังคงเป็นอุปสรรคต่อการใช้ธรรมาภิบาลที่ดี ตามที่ Andrea Migliori ซีอีโอของ Workhub Digital, HR Tech ของโซลูชั่นสําหรับพอร์ทัลองค์กร“เสาหลักของการกํากับดูแลคือความเสมอภาคความโปร่งใสความสมบูรณ์ความยั่งยืนและความรับผิดชอบ สําหรับพวกเขาทั้งหมดการสื่อสารเป็นกุญแจสําคัญและน่าเสียดายที่มีความท้าทายมากมายในด้านนี้ในหมู่ บริษัท จากทุกส่วนของ ”เขาอธิบาย.

ซีอีโอเป็นตัวอย่างที่มีวิธีการที่ใช้มากที่สุดในการส่งข้อมูลในองค์กร: อีเมลและ WhatsApp “แม้ว่าพวกเขาจะมีประโยชน์มากและมีการเผยแพร่อย่างกว้างขวางเครื่องมือทั้งนําความเสี่ยงและความล่าช้าที่สามารถส่งผลกระทบต่อการสื่อสารทั้งหมดของ บริษัท.”.

จุดลบแรกที่ยกขึ้นมาคือปัญหาขององค์กรและการเข้าถึงการแบ่งส่วนข้อมูล ด้วยการสนทนาและเอกสารที่กระจัดกระจายอยู่ในอีเมลหลายร้อยฉบับหรือกลุ่ม WhatsApp มันกลายเป็นเรื่องยากมากที่จะระบุว่าใครพูดอะไรและเมื่อใด นอกจากนี้ยังนําไปสู่ผู้คนที่แตกต่างกันในการเข้าถึงข้อมูลที่แตกต่างกันซึ่งนํามาซึ่งความไม่สอดคล้องกันในการตัดสินใจ ด้วยตัวมันเองสถานการณ์นี้จะรบกวนธุรกิจในแต่ละวันและประสิทธิภาพการทํางานของทีมแต่ยังสามารถนํามาซึ่งภาวะแทรกซ้อนเฉพาะในเวลาของการตรวจสอบซึ่งต้องมีการตรวจสอบย้อนกลับ.

ส่วนหนึ่งเป็นเพราะผู้ให้บริการอีเมลและแอปส่งข้อความบางรายอาจไม่มีใบรับรองความปลอดภัยที่ดีที่สุด และส่วนหนึ่งเป็นเพราะการกระจายอํานาจสามารถแก้ไขปัญหาที่ละเอียดอ่อนไปยังบุคคลที่พวกเขาไม่ควรเข้าถึงได้ ผ่านทางผู้รับในการคัดลอกหรือแสดงตนในกลุ่ม WhatsApp เป็นต้น.

แอนเดรียยังระบุข้อมูลเกินพิกัดเป็นอีกหนึ่งปัญหาที่พบบ่อย “ความอิ่มตัวของช่องนําไปสู่การสูญเสียเวลาและโฟกัสโดยทีมงานใช้พลังงานมากขึ้นในการพยายามจัดระเบียบมากกว่าการทํางานจริงไม่น่าเป็นไปได้ที่ข้อมูลจะสูญหายเมื่อเป็นกรณีนี้ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อแนวทางปฏิบัติด้านการกํากับดูแลของ” ผู้เชี่ยวชาญกล่าว.

หนึ่งในโซลูชั่นหลักสําหรับนี้ “caos” คือการใช้ช่องทางการสื่อสารเดียวที่สามารถมุ่งเน้นและจัดระเบียบข้อมูล บริษัท มีบทบาทเป็น “dorsal” ของกลยุทธ์การสื่อสารภายในและเปิดใช้งานการแลกเปลี่ยนข้อมูลและเอกสารอย่างปลอดภัยนี่คือ ข้อเสนอของอินทราเน็ตและระบบการสื่อสารองค์กรอื่น ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่นําโซลูชั่นแบบบูรณาการเพื่อให้ทุกอย่างได้รับการลงทะเบียนภายในโปรแกรมเดียวกัน.

“ระบบที่ดีสามารถตอบสนองทุกความต้องการของการสื่อสารภายในและยังนําเสนอความสะดวกในเวลาของการตรวจสอบด้วยความโปร่งใสและการปฏิบัติจริง” Andrea อธิบาย แต่เธอยังตอกย้ํา: “มันคือการเปลี่ยนแปลงของเครื่องมือมากเท่ากับการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม ผู้คนจําเป็นต้องปรับตัวและจําเป็นอย่างยิ่งที่ทีมงานทั้งหมดจะต้องเข้าใจเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังความแปลกใหม่และใช้มันตาม” เขาสรุป.