การจัดการเอกสารอัจฉริยะ: 5 เครื่องมือเทคโนโลยีสําหรับ HR

ในสถานการณ์ปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลกําหนดพลวัตขององค์กรใหม่และภาคทรัพยากรบุคคล (HR) มีบทบาทสําคัญในการปรับปรุง บริษัท ให้ทันสมัย ในส่วนนี้การจัดการเอกสารซึ่งครั้งหนึ่งเคยทําเครื่องหมายด้วยกองกระดาษและกระบวนการด้วยตนเองตอนนี้ต้องการความคล่องตัวความปลอดภัยและประสิทธิภาพ. 

การจัดการเอกสารใน HR คืออะไร? 

พื้นที่ HR จําเป็นต้องจัดการกับเอกสารจํานวนมาก - สัญญา, เงินเดือน, การประเมินประสิทธิภาพ, นโยบายภายในและอื่น ๆ การจัดการไฟล์เหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพนั่นคือควบคุมการส่งส่งคืนลงนามตรวจสอบและอื่น ๆ ไม่เพียง แต่เป็นเรื่องขององค์กรเท่านั้นที่เป็นปัจจัยสําคัญต่อความสําเร็จทางธุรกิจ. 

ตาม CEO จาก Digital Helper + Sign Well, Carlos Henrique Mencaci เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในสถานการณ์นี้ “ใครดูแลผู้คนมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างยิ่งอยู่ในมือ การจัดการทางกายภาพของข้อมูลนี้หรือแพลตฟอร์มในอุดมคติภายนอกมีแนวโน้มที่จะทําให้พื้นที่ไม่เกิดผลโดยไม่มีกลยุทธ์และความปลอดภัยเนื่องจากแรงส่วนใหญ่ไปที่การจัดระเบียบของเอกสาร” เขาอธิบาย. 

เทคโนโลยีอะไรที่ทําให้การจัดการเอกสารฉลาด เรียนรู้เกี่ยวกับเครื่องมือที่เน้น HR ห้าอย่าง! 

การวิจัยที่ดําเนินการโดย Think Work Lab เปิดเผยว่า HR ยังคงประสบปัญหาจากระบบราชการและขาดระบบอัตโนมัติอย่างไร จากข้อมูลชาวบราซิลใช้เวลาโดยเฉลี่ย 16.9 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หรือ 38% ของวันทํางานโดยมีงานราชการ สําหรับผู้เชี่ยวชาญประมาณ 22% ได้ยินกิจกรรมที่ซ้ําซากจําเจและซ้ําซากแง่มุมที่ถือว่าลดแรงจูงใจ ถึงกระนั้นส่วนใหญ่ (40%) ไม่ได้ดําเนินการในทางปฏิบัติใด ๆ เพื่อให้การจัดการผู้คนมีเทคโนโลยีมากขึ้นและคู่มือน้อยลง ในแง่นี้ Mencaci แสดงรายการเครื่องมือที่มีประโยชน์ห้าอย่างในการเริ่มระบบนี้: อัปเดต: 

1 ระบบการจัดการเอกสาร (DMS & Document Management Systems)

DMS ช่วยให้คุณสามารถสร้างจัดเก็บจัดระเบียบและแบ่งปันไฟล์จากส่วนกลางและปลอดภัยผ่านทางอินเทอร์เน็ต ด้วยคุณสมบัติเช่นการจัดทําดัชนีและการค้นหาอย่างรวดเร็ว HR สามารถเข้าถึงข้อมูลใด ๆ ได้ในไม่กี่วินาทีช่วยขจัดการสูญเสียเวลาด้วยการค้นหาด้วยตนเอง“แพลตฟอร์มเช่น Digital Helper + Sign Well มอบบรรยากาศนี้ด้วยการผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ อํานวยความสะดวกในการไหลของกิจกรรม ”โดยอัตโนมัติ ซีอีโอ. 

2 ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

รูบริกของเอกสารเป็นขั้นตอนที่สําคัญใน HR ไม่ว่าจะเป็นสัญญาการรับสมัครการเลิกจ้างหรือข้อตกลง เครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องทางกฎหมายความคล่องตัวและการป้องกัน ด้วยสิ่งเหล่านี้ทําให้สามารถส่งตรวจสอบและบันทึกเอกสารได้โดยไม่จําเป็นต้องพิมพ์หรือแทนที่.

3 พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มีความสําคัญอย่างยิ่งต่อการรับรองการเข้าถึงและความปลอดภัยของงานเขียนในสภาพแวดล้อม 线上. กลไกนี้ช่วยให้คุณสามารถเปิดข้อมูลจากที่ใดก็ได้ ทุกเวลา นอกจากนี้ การเข้ารหัสข้อมูลและการ การสํารองข้อมูล อัตโนมัติรับประกันความปลอดภัยของข้อมูล.

4 การทํางานร่วมกันและการแบ่งปันแพลตฟอร์ม

เครื่องมือสําหรับจัดการประชุมระยะไกล การวางแผนงาน และการติดตามการพัฒนาทําให้ทีมทํางานร่วมกันและแบ่งปันสื่ออย่างปลอดภัยได้อย่างง่ายดาย เวิร์กโฟลว์ มีประสิทธิภาพอนุมัติเอกสารแบบเรียลไทม์และบํารุงรักษาทั้งหมด 利益相关方 สอดคล้อง.

5 ปัญญาประดิษฐ์แบบบูรณาการ 

ระบบที่มีปัญญาประดิษฐ์พื้นเมือง (AI) กล่าวคือ ได้รับการอธิบายอย่างละเอียดเพื่อความเหมาะสม เว็บไซต์, พวกเขาเป็นพื้นฐานในการเพิ่มประสิทธิภาพบริการที่ทําที่นั่น“Na Digital Helper + Sign Well, AI เชื่อมโยงกับกระบวนการลายเซ็นดิจิทัล ด้วยพวกเขา ผู้คนสามารถถามคําถามเฉพาะเกี่ยวกับเนื้อหาที่พวกเขาจะลงนาม ซึ่งช่วยลดความจําเป็นในการเรียกผู้เชี่ยวชาญเพื่อถามคําถามหรือข้อผิดพลาดในอนาคต” อธิบาย ซีอีโอ. 

สุดท้ายสําหรับ Mencaci การจัดการอัจฉริยะไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของเทคโนโลยีแต่เพื่อความอยู่รอดในตลาดปัจจุบัน“บริษัทที่นําการกําหนดค่าเหล่านี้มาใช้จะได้รับผลผลิตความปลอดภัยและความสามารถในการแข่งขันในขณะที่ลดต้นทุนและความเสี่ยง”เขาสรุป.