Мо дар давраи афзоиши экспоненсиалии додаҳо зиндагӣ дорем: ҳаҷми маълумоти рақамӣ дар саросари ҷаҳон то охири соли равон ба 175 зеттабайт мерасад. Ин афзоиши ҳайратангези ҳаҷми иттилоот дар ширкатҳо бесарусомонии воқеии иттилоотро ба вуҷуд овард, ки дар он маълумоти муҳим дар системаҳои гуногун ва силосҳои ҷудошуда парокандаанд. Дар Бразилия вазъият нигаронкунанда аст: кормандон метавонанд то 50% вақти кории худро барои ҷустуҷӯи маълумот сарф кунанд ва дар як рӯз то ду соатро барои ҷустуҷӯи ҳуҷҷатҳое, ки аксар вақт пайдо намешаванд, сарф кунанд.
Тахмин меравад, ки дар ширкатҳои Бразилия дар ҳар 12 сония ҳадди аққал як ҳуҷҷат гум мешавад, ки ҳамарӯза беш аз 7000 ҳуҷҷати нодуруст ҷойгиршударо ташкил медиҳад. Дар натиҷа, мутахассисон вақти гаронбаҳоро барои дарёфти ҳуҷҷатҳо дар байни ин бесарусомонӣ сарф мекунанд. Ҳар як ҳуҷҷати нодуруст ҷойгиршуда танҳо як пораи камтари маълумот нест; он инчунин масъулияти эҳтимолии молиявӣ ва ҳуқуқӣ мебошад.
Ширкате, ки дар коғазҳои муташаккил ё файлҳои рақамӣ дафн шудааст, хатари гум кардани ҳуҷҷатҳои муҳим ё шартномаи муҳимро дорад ва гум шудани ин сабтҳо метавонад боиси ҷаримаи ҳангуфти танзимгарон ё ҷуброни коргарон гардад. Агар дуруст идора карда нашавад, ин сунамии маълумот хароҷоти дучандро ба бор меорад: он самаранокии ҳаррӯзаро коҳиш медиҳад ва дучоршавӣ ба хатарҳои мутобиқатро зиёд мекунад.
Таснифи метамаълумот: Тартиб ба бесарусомонӣ
Барои бартараф кардани бесарусомонии иттилоотӣ, нигоҳ доштани маълумот дар абр ё харидани захираи физикии бештар кофӣ нест - шумо бояд иттилоотро оқилона ташкил кунед. Дар ин ҷо метамаълумот ворид мешавад. Метамаълумот одатан ҳамчун "маълумот дар бораи маълумот" муайян карда мешавад, яъне иттилооти тавсифӣ, ки мо барои муайян ва гурӯҳбандӣ кардани он ба ҳуҷҷат ё сабт таъин мекунем.
Метамаълумот ҳамчун "тамға"-и файл амал мекунад ва мундариҷаи онро бидуни хондани пурраи он тавсиф мекунад. Намунаҳои маъмул инҳоянд: унвон, муаллиф, санаи таъсис, калимаҳои калидӣ, категорияи ҳуҷҷат (шартнома, фактура, почтаи электронӣ ва ғайра), сатҳи махфият ва дигар атрибутҳо.
Татбиқи нақшаи тасниф ва феҳристи ҳуҷҷатҳо дар асоси метамаълумотҳо барои барқарор кардани тартибот дар шароити таркиши иттилоот муҳим аст. Ба ҷои такя кардан ба ҷузвдонҳои муштараки бесарусомон ё хотираи ҳар як корманд дар бораи "ки онҳо ин файлро захира кардаанд", созмони ба метадата асосёфта каталоги сохтории ҷамъоварии иттилооти ширкатро эҷод мекунад. Ҳар як ҳуҷҷат ҳоло дорои як навъи «шахси шахсият»-и рақамӣ мебошад. Ин аёният ва контекстро таъмин мекунад: даста дақиқ медонад, ки ҳар як файл кадом намуди маълумотро дар бар мегирад ва дар куҷо ҷойгир аст ва вақти сарфшударо барои ҷустуҷӯи дастӣ ба таври назаррас кам мекунад.
Илова ба суръат, дақиқии ҷустуҷӯи иттилоот меафзояд. Метамаълумот норавшании системаҳоро, ки танҳо ба номҳои файл ё ҷузвдон асос ёфтааст, бартараф мекунад. Ҳатто агар ҳуҷҷат дар ҷои нодуруст ё бо номи ғайриоддӣ захира карда шуда бошад ҳам, метамаълумоти он имкон медиҳад, ки маълумот аз рӯи хусусиятҳои сабтшуда пайдо шавад. Ин силосҳои маълумотро дар дохили ширкат вайрон мекунад: мундариҷаи қаблан дар шӯъбаҳо ё замимаҳои гуногун ҷудошуда тавассути метамаълумоти умумӣ амалан муттаҳид карда мешавад.
Маҳсулнокӣ ва мутобиқат: Манфиатҳои сиёсати метамаълумот
Қабули сиёсати устувори метамаълумот ҳам дар самаранокии амалиёт ва ҳам мувофиқат дастовардҳои мушаххас меорад. Аз нуқтаи назари маҳсулнокии дохилӣ, беҳбудӣ назаррас аст: бо ҳуҷҷатҳои дуруст таснифшуда ва индексатсияшуда, кормандон "ҷустани сӯзан дар алаф" -ро қатъ мекунанд ва метавонанд ба он чизе, ки ба онҳо лозим аст, қариб фавран дастрасӣ пайдо кунанд.
Бо идоракунии хуби метамаълумот, ин вақт сарфа карда мешавад, ки ба гурӯҳҳо имкон медиҳад, ки ба таҳлил ва қабули қарор таваҷҷӯҳ кунанд, на кофтани маълумоти гумшуда. Тасодуфан нест, ки ширкатҳое, ки ба идоракунии иттилоот сармоягузорӣ мекунанд, дар бораи дастовардҳои назаррас гузориш медиҳанд: баъзеҳо пас аз татбиқи системаҳои интеллектуалии ҷустуҷӯ ва ташкили ҳуҷҷатҳо дар бораи 95% кам шудани вақти посух додан ба дархостҳои аудити дохилӣ ё берунӣ хабар доданд.
Вақте ки сухан дар бораи аудит ва талаботи қонун меравад, фарқияти байни доштани метамаълумоти хуб сохторӣ ва надоштани он хеле бузург аст. Ширкатҳое, ки дақиқ намедонанд, ки маълумоти муҳими онҳо дар куҷо нигоҳ дошта мешаванд ва мутаассифона, бисёриҳо дар ин вазъият дучор меоянд. Тадқиқоти дигаре, ки аз ҷониби Gartner дар соли 2023 гузаронида шуда буд - "Идоракунии метамаълумот дар асри рақамӣ" - нишон дод, ки ҳадди аққал 60% ташкилотҳои пурсишшуда эътироф карданд, ки макони иттилооти муҳими тиҷоратро намедонанд.
Вақте ки сухан дар бораи аудит, санҷиш ё даъво меравад, ин хатари ҷиддӣ дорад. Тасаввур кунед, ки ширкате бо аудитор рӯбарӯ мешавад, ки ҳама мактубҳо ва ҳисоботҳои марбут ба шартнома ё муомилоти мушаххасро аз панҷ соли охир талаб мекунад. Бе таксономияи метамаълумот, ин ҷустуҷӯ метавонад як даҳшати логистикӣ бошад, ки ҳафтаҳо тӯл мекашад ва тамоми шӯъбаҳоро барои аз байн бурдани файлҳо сафарбар мекунад.
Бо метамаълумоти хуб татбиқшуда, аз тарафи дигар, ширкат метавонад ба зудӣ - дар тӯли чанд соат - ҳама ҳуҷҷатҳои дахлдорро тартиб диҳад. Пайгирӣ, ки аз ҷониби метамаълумот пешниҳод шудааст, имкон медиҳад, ки ҳама гуна сабтҳои барои мувофиқат зарурӣ ҷойгир шаванд. Ин на танҳо ҷаримаҳоро барои сари вақт пешниҳод накардани маълумот пешгирӣ мекунад, балки монеаҳо дар ҷараёни аудитҳоро коҳиш медиҳад, зеро аудиторҳо метавонанд мувофиқатро ба таври бефосила тафтиш кунанд.
Бартарии дигари муҳими сиёсати метамаълумот амнияти иттилоотӣ ва махфияти додаҳо мебошад. Дар давраи ихроҷи зуд-зуд ва қоидаҳои қатъӣ, донистани маълумоти ҳассоси ширкат дар куҷо ва дар куҷо ҷойгир аст, нисфи мубориза барои ҳифзи он аст. Метамаълумот метавонад сатҳи махфияти ҳуҷҷатро нишон диҳад ва онро масалан, ҳамчун "Ҷамъиятӣ", "Дохилӣ" ё "Маҳдуд/махфӣ" тасниф кунад.
Онҳо инчунин метавонанд муайян кунанд, ки оё файл дорои маълумоти махфии шахсӣ аст - иттилооти муҳим барои мувофиқат бо Қонуни умумии ҳифзи додаҳо (LGPD). LGPD назоратро аз болои тамоми маълумоти шахсии аз ҷониби ташкилот коркардшуда, аз ҷумла қобилияти ҷойгиркунӣ, тасниф кардан ва дар ҳолати зарурӣ нест кардани ин маълумот бо дархост талаб мекунад. Бе ин, риояи ӯҳдадориҳои LGPD ғайриимкон мегардад. Масалан, агар муштарӣ талаб кунад, ки фаромӯш карда шавад (ҳуқуқи тоза кардан), ширкат бояд ҳамаи системаҳо ва ҳуҷҷатҳои дорои маълумоти онҳоро муайян кунад. Бо метамаълумоти мувофиқ, ин сканкунӣ самаранок аст; бидуни он, дархост метавонад дар баъзе файлҳои фаромӯшшуда нодида бимонад ва хатарҳои ҳуқуқӣ эҷод кунад.
Технологияҳои идоракунии метамаълумот: ECM, автоматизатсия ва AI
Барои ба даст овардани ҳамаи ин бартариҳо, ба шумо технологияҳои дуруст лозим аст, то идоракунии самараноки метамаълумотро фаъол созанд. Яке аз рукнҳои ин инфрасохтор ECM (Идоракунии Content Enterprise) мебошад. Қарорҳои ECM анборҳои мутамарказро пешниҳод мекунанд, ки дар он ҳуҷҷатҳо дар якҷоягӣ бо метамаълумоти онҳо нигоҳ дошта мешаванд. Баръакси ҷузвдони оддии файл, ECM ба шумо имкон медиҳад, ки қолабҳои метадаълумот, сиёсатҳои гурӯҳбандӣ ва қоидаҳои нигоҳдорӣ муайян кунед ва ҳамаи инҳоро ба ҷараёни кории ширкати шумо муттаҳид созед.
Ҳамин тариқ, вақте ки ҳуҷҷат ба система ворид карда мешавад, ECM маълумоти таснифро талаб мекунад ва ё ҳатто ба таври худкор онро пур мекунад ва кафолат медиҳад, ки ҳеҷ чиз бе нишонгузорӣ намонад. Ин ҳамгироии муттасил аз кӯҳна шудан ё номувофиқ будани таксономия ҳангоми таҳаввулоти додаҳо пешгирӣ мекунад.
Роҳи дигари татбиқи метамаълумот ин истифодаи RPA (Автоматикаи равандҳои роботӣ) ва зеҳни сунъӣ мебошад. Равандҳои таснифоти такрорӣ ва индексатсияро, ки қаблан ба ихтиёри корбарон афтода буданд, автоматӣ кардан мумкин аст. Масалан, роботҳои RPA метавонанд ҳуҷҷатҳои воридшударо сабт кунанд ва бо риояи қоидаҳои пешакӣ муайяншуда метамаълумоти асосиро ба монанди навъи ҳуҷҷат, сана, ирсолкунанда ва ғайра таъин кунанд. Боз ҳам пешрафтатар, системаҳои AI бо алгоритмҳои Machine Learning ва NLP (Natural Language Processing) метавонанд ҳуҷҷатҳоро аз рӯи мундариҷа тасниф кунанд. Ҳалли таснифи худкор матнро скан мекунад ва намунаҳоро муайян мекунад - онҳо қайд мекунанд, ки файл дорои рақами CPF (Рақами амнияти иҷтимоии Бразилия) ё ID (RG) мебошад, ки маълумоти шахсиро нишон медиҳад; ё онҳо аз контекст эътироф мекунанд, ки ҳуҷҷати муайян резюме, ҳисоботи тиббӣ ё ҳисобнома-фактура мебошад, ки онро мувофиқ нишон медиҳад.
Воситаҳои шинохти оптикии аломатҳо (OCR) дар якҷоягӣ бо AI аз ҳуҷҷатҳои сканшуда маълумоти калидӣ мегиранд ва майдонҳои метамаълумотро бе дахолати инсон пур мекунанд. Натиҷа ғанисозии автоматии додаҳо мебошад, ки ҷамъоварии ҳуҷҷатҳоро аз манбаъ оқилона мегардонад. Тадқиқоти мисолҳо нишон медиҳанд, ки ин навъи автоматизатсияи таснифот дастрасии маълумоти навро барои истифода аз ҷониби гурӯҳҳои тиҷоратӣ то 70% суръат мебахшад, илова бар он, ки сифат ва мувофиқати иттилоот беҳтар карда мешавад.
Бо назардошти манзараи кунунӣ, равшан аст, ки метамаълумотҳо аз ҷузъиёти техникӣ ба як омили стратегӣ дар идоракунии иттилооти корпоративӣ гузаштаанд. Агар ҳаҷми маълумот ногузир бошад ва интизор меравад, ки ҳамасола дар саросари ҷаҳон зиёда аз 20% афзоиш ёбад, фарқияти байни сайр кардани ин мавҷ ё зери об мондан дар қобилияти ташкили ин маълумот ба таври зуд, боэътимод ва бехатар хоҳад буд. Дар ҷаҳоне, ки маълумот бо нафти нав муқоиса карда мешавад, донистани он, ки чӣ гуна тасниф кардан ва пайдо кардани ин «равған»-и иттилоотиро дар дохили худ як бартарии назарраси рақобатпазир аст. Аз ин рӯ, сармоягузорӣ ба метамаълумоти боэътимод ва бартараф кардани бесарусомонии иттилоотӣ на танҳо як масъалаи техникӣ, балки масъалаи таъмини самаранокӣ ва мутобиқатест, ки муваффақияти тиҷоратро дар асри рақамӣ дастгирӣ мекунад.
