Tiết kiệm tiền chắc chắn là một nhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi người, đặc biệt là đối với các công ty cần đầu tư, lập kế hoạch, cân đối tài chính và duy trì quỹ dự phòng. Do đó, để kiểm soát những hành động này, cần có sự nghiêm ngặt nhất định về tài chính và chi tiêu, những điểm được các chủ doanh nghiệp thuộc nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt chú trọng.
Trong số những khoản chi phí này, chúng ta có thể kể đến chi phí duy trì một đội xe của công ty để sử dụng trong giờ làm việc hoặc đưa đón nhân viên đi làm hoặc đến các sự kiện và cuộc hẹn bên ngoài môi trường công ty.
Theo André Campos, Giám đốc điều hành của For You Fleet, việc sở hữu đội xe riêng có thể là một quyết định chiến lược quan trọng. Tuy nhiên, cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các chi phí liên quan, mà theo vị giám đốc điều hành này, bao gồm:
- Mua xe: Khoản đầu tư ban đầu để mua xe có thể rất đáng kể, đặc biệt nếu đội xe lớn hoặc bao gồm các xe bọc thép hoặc xe được trang bị đặc biệt.
- Phí và Thuế: Bao gồm Thuế tài sản xe cộ (IPVA), phí cấp phép và đăng ký.
- Bảo trì và sửa chữa: Bao gồm bảo trì phòng ngừa (thay dầu, lốp xe, v.v.) và bảo trì khắc phục (sửa chữa đột xuất).
- Bảo hiểm: Bảo hiểm bắt buộc (DPVAT) và bảo hiểm thiệt hại, trộm cắp và tai nạn.
- Khấu hao: Sự mất giá trị của xe theo thời gian.
- Quản lý đội xe: Lương của nhân viên chịu trách nhiệm quản lý đội xe, chẳng hạn như quản lý đội xe và tài xế.
- Hệ thống quản lý: Đầu tư vào phần mềm quản lý đội xe để theo dõi và tối ưu hóa việc sử dụng xe.
- Tài liệu và Tuân thủ: Chi phí liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ, tuân thủ quy định và kiểm toán của bên thứ ba.
- Tiền phạt và hình phạt: Chi phí phát sinh do vi phạm luật giao thông.
“Việc sở hữu đội xe riêng có thể mang lại những lợi thế như kiểm soát tốt hơn về hậu cần và sử dụng phương tiện. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải tiến hành phân tích chi phí-lợi ích một cách chi tiết, cân nhắc các phương án thay thế khác, chẳng hạn như thuê ngoài đội xe này”, ông nhận xét.
Quan điểm của André trái ngược với dữ liệu từ ABLA – Hiệp hội các công ty cho thuê xe hơi Brazil – cho thấy việc thuê ngoài đội xe có thể giúp các công ty tiết kiệm tới 47% chi phí, trong khi chi phí hàng tháng có thể lên tới khoảng 2.000 R$ cho mỗi xe, tùy thuộc vào mẫu xe, chưa kể đến thủ tục hành chính liên quan đến giấy tờ, đăng ký, bảo hiểm và quản lý tiền phạt.
Tại thời điểm này, André liệt kê một số lợi ích mà các công ty ở nhiều quy mô và phân khúc khác nhau có thể đạt được khi đăng ký dịch vụ:
- Mua: Đầu tư của công ty cho thuê (công ty tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình)
- Phí và thuế: Toàn bộ quá trình được quản lý bởi công ty cho thuê.
- Bảo trì và sửa chữa: Trách nhiệm của công ty cho thuê, tập trung tại công ty.
- Bảo hiểm: Công ty cho thuê sẽ quản lý toàn bộ quá trình, bao gồm cả việc cung cấp xe thay thế.
- Dịch vụ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7
- Khấu hao: Không khấu hao. Sau thời hạn quy định trong hợp đồng, khách hàng có thể đổi xe.
- Quản lý: Mọi hoạt động quản lý, bao gồm cả thủ tục giấy tờ và tiền phạt, đều do công ty cho thuê đảm nhiệm.
“Ước tính mức tiết kiệm chi phí bảo trì có thể dao động từ 15% đến 30%, tùy thuộc vào loại xe và tần suất sử dụng. Do đó, trong bối cảnh nhu cầu làm nhiều hơn với ít chi phí hơn của doanh nghiệp, việc thuê ngoài đội xe đã trở thành một chiến lược được các công ty sử dụng để tối ưu hóa chi phí kinh doanh mà không ảnh hưởng đến sự thoải mái khi có xe. Hơn nữa, bằng cách không còn phải quản lý những chiếc xe này, nhân viên của tổ chức có nhiều thời gian hơn để cống hiến cho công việc kinh doanh của công ty”, vị giám đốc điều hành kết luận.
