Under de senaste åren har diskussionerna om digital transformation tagit en framträdande plats i praktiskt taget alla sektorer, från små familjeföretag till stora multinationella företag. Man talar om automation, artificiell intelligens, adoption av molnbaserade plattformar och disruptiva affärsmodeller som prioriterar användningen av data.
Men dock, när vi tittar närmare, inser vi att många av dessa initiativ, även om de är viktiga, ofta implementeras på ett isolerat sätt, det vill säga att varje avdelning försöker lösa sina egna behov på egen hand. Det väcker en grundläggande fråga: kan vi anse att vi redan har nått den era då alla företagsprocesser är effektivt digitaliserade?
För att bättre förstå den nuvarande situationen är det nödvändigt att skilja på den egentliga digitala transformationen och digitaliseringen av processer från början till slut. Den första är kopplad till införandet av teknologier som på ett eller annat sätt moderniserar organisationen och ger betydande förbättringar, som automatisering av marknadsföring eller användning av verktyg för dataanalys. Den andra kräver å sin sida en systematisk syn, som kan sammanföra arbetsflöden mellan olika avdelningar och skapa en sammanhängande och helt digital kedja av processer.
Den stora frågan här är att den digitala transformationen ofta ses som ett stort paraply, men om det inte görs ansträngningar för att integrera dessa lösningar kan resultatet bara bli en samling av "digitala silos", där varje avdelning arbetar med isolerade verktyg utan kontinuerlig kommunikation med resten av företaget. På så sätt är digitaliseringen av processer – förstådd som förmågan att ersätta manuella flöden, papper, omarbeten och informationsluckor med säkra och pålitliga digitala rutiner – fortfarande långt ifrån att vara en verklighet för många organisationer.
Digital transformation in silos
Det finns de som hävdar att digital transformation i silos bara är ett initialt steg. Det vill säga är det normalt att avdelningar som försäljning, marknadsföring eller IT är de första att anta avancerade lösningar, eftersom efterfrågan på teknik i dessa sektorer ofta är mer brådskande. Men dock uppstår problemet när dessa initiativ inte kommunicerar med varandra och inte följer en strategisk tillväxtplan. Det är som att ha en avancerad motor i en bil med slitna däck: den modernaste delen garanterar inte att hela fordonet fungerar bra, eftersom det finns kritiska komponenter som inte fått tillräcklig uppmärksamhet.
Det är mycket vanligt, till exempel, att se företag investera kraftigt i CRM-plattformar för att förbättra kundrelationen och samtidigt behålla manuella och oanslutna processer för betalningar, fakturering eller till och med personalhantering. Dessa ojämlikheter skapar flaskhalsar som i slutändan kan göra den CRM-verktyget ineffektivt eftersom data inte blir synkroniserade med ekonomiavdelningen eller den operativa avdelningen. Således kan organisationen inte ha en enhetlig bild av kunden eller processerna, och användningen av data för beslutsfattande blir skadad.
Digitalisering av processer och integration: varför är det viktigt?
Föreställ dig ett företag som fortfarande hanterar en mängd pappersdokument, där varje dokument måste undertecknas manuellt av flera instanser, sedan skannas och arkiveras i olika system. Nu jämför denna verklighet med en annan, där dokumenten redan är digitala vid födseln och färdas genom ett automatiserat godkännande-flöde, som automatiskt meddelar ansvariga vid varje steg, lagrar tidigare versioner och möjliggör elektroniska underskrifter med rättslig giltighet. I detta andra scenario minskas inte bara bearbetningstiden drastiskt, utan man vinner också i säkerhet, spårbarhet och regulatorisk efterlevnad.
Den stora skillnaden med att digitalisera processer från början till slut ligger inte bara i att minska driftskostnaderna – även om detta är en viktig faktor – utan i att skapa ett integrerat ekosystem som möjliggör snabbare och datadriven beslutsfattande. Om varje avdelning använder isolerade verktyg blir det mycket svårare att sammanställa information för att generera insikter om företagets totala prestation. När processerna är samordnade kan data samlas in, behandlas och analyseras i realtid, vilket öppnar för prediktiv analys som hjälper till att förutse problem och identifiera möjligheter.
En annan stor fördel är riskminimering, särskilt i en situation där informationssäkerhet och dataprivatliv blir allt mer reglerade av lagstiftningar som LGPD i Brasilien och GDPR i Europa. När en process digitaliseras blir det lättare att implementera krypteringspolicyer, automatisk säkerhetskopiering och åtkomstkontroll. Det minskar avsevärt sannolikheten för läckor, förlust av dokument och bedrägerier. Dessutom blir den lagliga efterlevnaden enklare att visa inför tillsynsmyndigheter, eftersom alla interaktioner är registrerade och granskbara.
Vi får inte glömma påverkan på kundupplevelsen, både internt och externt. Slutkunder tenderar att värdera företag som erbjuder snabba och effektiva interaktioner, utan att kräva att de fyller i pappersformulär eller gör oändliga samtal för att lösa ärenden. Å andra sidan drar också medarbetarna nytta av lättare arbetsflöden som eliminerar omarbeten och hantering av fysiska dokument. Det förbättrar intern tillfredsställelse, produktivitet och till och med talangretention, eftersom yrkesverksamma som arbetar med uppdaterad teknik känner att de är en del av en innovativ organisation.
Vägar till effektiv digitalisering och framtidsutsikter
Ett sätt att se på detta scenario är att förstå att digitaliseringen av processer bör vara ett företagsövergripande projekt som involverar alla ledare och, helst, har direkt stöd från C-nivån (som CEOs, CFOs och CIOs).
Detta säkerställer att övergången från analogt till digitalt inte bara drivs av en eller annan avdelning, utan som ett strategiskt värde som genomsyrar hela organisationen. På samma sätt hjälper detta top-down-stöd att övervinna eventuella motstånd och att prioritera investeringar på ett mer konsekvent sätt, vilket underlättar mycket för antagandet av nya plattformar och metoder.
När digitaliseringsprocessen är en del av affärsstrategin är det dags att genomföra planen. Det första steget mot en effektiv digitalisering är att kartlägga hela processkedjan, identifiera flaskhalsar, redundanser och automatiseringsmöjligheter. Detta kräver ett konsultarbete eller interna team som känner till varje steg i verksamheten ingående. Utan denna diagnos riskerar man att investera i verktyg som inte möter organisationens verkliga behov. Därefter är det avgörande att prioritera de processer som ger mest värde eller som har störst påverkan på kundnöjdheten. Denna prioritering hjälper till att visa snabbare resultat, och skapar en kultur av förtroende och engagemang kring digitaliseringen.
En annan viktig aspekt är valet av skalbara teknologier. Att välja lösningar som erbjuder integration via API:er, till exempel, gör det möjligt för företagen att lägga till nya moduler och funktioner i takt med att efterfrågan ökar. På så sätt undviks problemet med att skapa nya "digitala öar" som ännu en gång inte kommunicerar med varandra. Dessutom är det viktigt att noggrant se på datararkitekturen och säkerställa att det finns standarder för lagring och styrning av informationen. Utan dessa omsorg kan företaget sluta med en enorm mängd data som inte ger någon intelligens till verksamheten.
Den kulturella förändringen får inte heller förbises. Effektiv digitalisering kräver att chefer och medarbetare förstår fördelarna med denna transformation, överger mentaliteten "vi har alltid gjort så" och är villiga att lära sig kontinuerligt. Att investera i utbildningsprogram, workshops och internkommunikation är avgörande för att bryta barriärer och främja engagemang. Dessutom rekommenderas det att kontinuerlig övervakning av mätvärden sker som visar värdet av förändringarna, såsom minskad tid i vissa processer, resursbesparingar och ökad kundnöjdhet. Dessa indikatorer ger konkreta bevis på att den valda vägen är meningsfull.
När det gäller framtidsutsikterna är det värt att notera att digitaliseringen av processer bara är grunden för ännu mer transformerande innovationer. Eftersom företaget har helt digitala flöden kan det utforska lösningar inom artificiell intelligens, robotiserad processautomatisering (RPA) och prediktiv analys. Med hjälp av AI är det till exempel möjligt att automatisera komplexa uppgifter och till och med skapa system som kan fatta beslut baserade på maskininlärningsalgoritmer. En RPA kan å andra sidan hantera stora volymer av repetitiva uppgifter, vilket frigör medarbetarna för mer strategiska funktioner. Den förutsägbara analysen gör det möjligt att förutse trender och beteenden, vilket gör att företaget kan vara proaktivt istället för reaktivt.
Den fullständiga digitaliseringen av processer öppnar också vägen för nya affärsmodeller. Företag som tidigare var beroende av manuella processer för att interagera med kunder och leverantörer kan, genom att digitalisera sig, skapa helt nya produkter och tjänster inriktade på digitala upplevelser. Detta skapar konkurrensfördelar och kan till och med möjliggöra inträde på globala marknader, särskilt när den teknologiska infrastrukturen är förberedd för att skala och möta krav från olika regioner. Till exempel har e-handeln exploderat de senaste åren precis eftersom värdekedjorna i stor utsträckning har digitaliserats, vilket går mycket längre än att bara skapa en webbplats för försäljning: det innebär integrationer med logistiksystem, betalningar, dataanalys, automatiserad marknadsföring och kundsupport.
Sammanfattningsvis är svaret på frågan "har vi redan nått den här fasen av digitalisering av processer?" fortfarande "beror på". Det finns företag som redan har gjort betydande framsteg och kan vara stolta över att ha en nästan helt integrerad kedja. Andra fortfarande kryper de, fast i fragmenterade rutiner och avdelningssilos. Faktorn är dock medvetenheten om att marknaden inte kommer att vänta på den som är efter. Konkurrenskraften, effektiviteten och till och med hållbarheten hos ett företag går hand i hand med förmågan att digitalisera processer på ett omfattande och integrerat sätt. Således är digitalisering mer än en trend, det slutar vara ett val och blir en skyldighet för den som vill blomstra i en värld som alltmer präglas av innovation och förändringens snabbhet.
