I en allt mer dynamisk och konkurrenskraftig företagsmiljö har optimering av IT-kostnader blivit avgörande för att säkerställa effektivitet och finansiell hållbarhet. Enligt den 33:e undersökningen om IT-användning i företag, genomförd av Centrum för tillämpad informationsteknologi vid Handelshögskolan i São Paulo vid Fundação Getúlio Vargas (FGV EAESP), uppgick utgifterna och investeringarna i teknologi i Brasilien till i genomsnitt 8,7 % av företagens omsättning år 2021. Denna procentandel har ökat med 6 % per år under de senaste 34 åren och understryker vikten av effektiva strategier för att optimera IT-kostnaderna och säkerställa företagens operativa effektivitet och konkurrenskraft.
Det första steget för att optimera kostnader är att kartlägga alla utgifter inom IT-området, både återkommande och tillfälliga. Det är avgörande att förstå vart pengarna går för att skapa en strategisk plan som omfattar konsumtion, oförutsedda utgifter, verktyg, teknologi och personalresurser, betonar Adriano Ignatti, kontorsansvarig på teknik- och innovationsföretaget Gateware.
Enligt yrkespersonen är den vanligaste missen för företagen att inte förutse förändringar i budgeten, vilket kan leda till betydande ekonomiska konsekvenser. Många företagare beräknar endast det exakta värdet av projektet och reserverar inte en marginal för oförutsedda händelser. Kontinuerlig övervakning och tidsstyrning är avgörande faktorer för att undvika oönskade överraskningar.
Outsourcing som strategi för optimering
Utnämningen av IT-professionella (outsourcing) framstår som en strategisk lösning för företag som behöver specialister, men utan kostnaderna och utmaningarna att upprätthålla ett internt team med hög kompetens. "I många fall lönar det sig bättre att anlita en tillfällig specialist än att investera i utbildning av en intern professionell bara för ett enstaka projekt", förklarar Ignatti. Dessutom möjliggör outsourcing skalbarhet och flexibilitet, vilket gör det möjligt att justera teamet efter efterfrågan, eftersom det fungerar som en outsourcing.
Gateware erbjuder en komplett tjänst för personaluthyrning, vilket säkerställer att kunderna har tillgång till kvalificerade talanger som är uppdaterade med de senaste teknologiska trenderna. Vår skillnad ligger i den noggranna urvalet av talanger och uppföljningen efter anställningen, vilket säkerställer att de placerade professionella är i linje med kundens förväntningar, betonar chefen.
Fördelar med molnet
En annan viktig punkt för att minska IT-kostnader är den smarta användningen av teknologi. Flytten till molnet kan till exempel vara ett gångbart alternativ för företag som söker skalbarhet och snabbhet. “Molnet ger flexibilitet, men kräver noggrann kontroll för att undvika slöseri med överdriven lagring och brist på övervakning”, varnar Adriano.
Netflix, en av pionjärerna inom streamingtjänster för video, lyckades till exempel minska sina infrastrukturkostnader med cirka 60 % genom att flytta sina verksamheter till Amazon Web Services (AWS) molnplattform 2016. Denna förändring möjliggjorde inte bara för Netflix att utöka sin kapacitet, utan förbättrade också dess tillgänglighet och säkerhet.
Dock kan den snabba teknologiska utvecklingen också innebära utmaningar för företagen, som ofta inte kan hålla sina interna team ständigt uppdaterade. Att outsourca specialister gör att företagen kan följa förändringarna utan att behöva investera kontinuerligt i intern utbildning, betonas det.
Med kostnadsoptimering inom IT kan företaget minska sina utgifter, öka sin effektivitet och driva sin tillväxt, vilket skapar mer värde för verksamheten. Hemligheten för att optimera dessa kostnader ligger i en välstrukturerad planering med effektiva kontrollverktyg. Kontinuerlig uppföljning förhindrar slöseri och säkerställer att investeringarna riktas mot det som verkligen tillför värde till verksamheten, avslutar Adriano Ignatti.
