Den generativa artificiella intelligensen (AI Gen) är redan en verklighet i företagen. Administrativa uppgifter, som att skriva minnesanteckningar, tjänsteanteckningar och rapporter, utförs mycket snabbare. Men dock sträcker sig omfattningen av den generativa AI bortom dessa aktiviteter. Den kan användas till exempel vid utarbetande av skräddarsydda affärsförslag, vid utveckling av chatbots för kundservice, vid analys av stora datamängder och vid automatisering av repetitiva uppgifter. Faktum är att för att verkligen kunna tillföra värde till verksamheten i dagens läge, inte bara genom att snabba upp arbetet och förbättra dess kvalitet, utan också genom att främja kreativitet och innovation, måste organisationerna ändra sina processer och strukturer.
AI har varit ett flexibelt verktyg för tjänsteinnövation inom flera sektorer, frågan är att de flesta företag fortfarande inte har formulerat en plan i denna riktning, och de tar lång tid på sig att adoptera den, som några nyare undersökningar visar, vilka visar att anställda ligger långt före sina organisationer i användningen av dessa verktyg, påpekade professorn vid Brasília universitet (UnB) och forskaren inom teknologisk innovation, Dr. Paulo Henrique de Souza Bermejo. Han påpekade att det är nu som man ska göra dessa förändringar, eftersom att vänta innebär att förlora de potentiella fördelarna med denna teknik och ju längre tiden går, desto större blir fördröjningen.
Han informerade att för att utnyttja denna entusiasm och till och med den nyfikenhet som AI väcker är det avgörande att företaget anpassar sitt sätt att arbeta med den, eftersom verktyget i sig inte kommer att ge positiva resultat. Det innebär att planera och tillämpa generativ AI på sätt som gynnar organisationens strategi, omforma operativa modeller, omdefiniera talanger och färdigheter samt skapa förändringar genom robust styrning och infrastruktur, förklarade han.
För närvarande är det vanligt att anställda provar generativa AI:er med gratis och offentliga versioner, som ChatGPT. Det här är en indikator på hur stort intresset är bland människor, och det borde redan nu uppmuntra företagen att införa denna innovation i sin vardag, antingen genom att anta teknologin i stort eller med en gradvis implementering, tillade han.
Enligt läraren bör företaget överväga hur denna teknik kan omdefiniera hur organisationen arbetar för att utnyttja den fulla potentialen hos generativ AI. Några viktiga steg i detta sammanhang skulle vara att omkonfigurera företagets operativa modell, anpassa och översätta den efter organisationens behov och vision; omarbeta kvalifikationsstrategier; och främja förstärkningen av dessa förändringar för att säkerställa en kontinuerlig anpassning.
Prioriterar områdena
För att börja med, som forskaren påpekade, bör företagen prioritera rätt område för transformationen, med fokus på specifika områden som produktutveckling, marknadsföring och kundservice, bland annat. Genom denna aktivitets- och områdesfokuserade metod är det möjligt att genomföra end-to-end teknologiska transformationer, som integrerar flera användningsfall i ett enda arbetsflöde eller process.
Man kan också fokusera på aktiviteter som har större ansträngning och påverkan på resultaten, till exempel genom att använda Paretoprincipen, som framhålls av forskaren. För den som inte känner till det, kallas denna princip också för 80/20-regeln och antyder att 80 % av konsekvenserna vanligtvis tillskrivs 20 % av orsakerna. Den italienske ekonomen Vilfredo Pareto identifierade detta mönster på 1800-talet, när han observerade att 20 % av den italienska befolkningen ägde 80 % av landets rikedom, och detta koncept utvidgades och tillämpades senare på olika områden, såsom affärer och ekonomi.
Ur ett annat perspektiv betonade läraren att inom denna nya situation måste organisationer tydligt förstå vilka färdigheter som är grundläggande för teamet för att fylla kompetensluckor, genom att investera i utbildning och kvalifikationer. Det är värt att påpeka, som Bermejo påminde om, att detta inte är en utmaning som företagen kan övervinna genom att anställa nya medarbetare, eftersom det påverkar hela organisationen och sättet att arbeta på den. Det kommer att kräva en anpassad strategi som fokuserar på att stimulera personalen, samt ett nära samarbete mellan ledningen, teknikavdelningen och HR, som på grund av den stora betydelsen av personalfrågor spelar en avgörande roll i dessa förändringar, sade han.
Eftersom det är en snabbt utvecklande teknologi, lättillgänglig och bred, är tanken att alla ska kunna anpassa sig till de färdigheter den kräver, som att kunna utarbeta prompts och fatta datadrivna beslut. "Även om de nya kompetenser som efterfrågas varierar mycket mellan företagen, kommer alla organisationer att behöva en dynamisk metod. Kompetensutveckling är en progressiv och kontinuerlig process och den innebär förbättring av flera färdigheter för att kunna komplettera och validera artificiell intelligens," sade han.
Fördelarna med den organisatoriska strategin inom AI Gen
I grund och botten, med en organisatorisk strategi, fastställer företaget tydliga riktlinjer för när, hur och varför generativ AI ska användas. Detta möjliggör kontroll, vilket säkerställer att hanteringen är i linje med organisationens mål och uppfyller kvalitets- och säkerhetsstandarder. Utan en strategi använder personalen AI på ett oberoende sätt, vilket kan leda till inkonsekvenser i tillämpningen och slöseri med resurser, betonade professorn.
Dessutom kan organisationen genom en strategi implementera dataskyddspolicyer, som fastställer vad som får eller inte får delas med AI-verktyg, särskilt med tanke på att många av dessa plattformar använder data för att förbättra sina modeller. Således skulle detta hjälpa till att förhindra läckage av konfidentiell information. "Utan korrekt användning av generativ AI i företaget kan anställda oavsiktligt mata in känslig eller konfidentiell information, såsom kunduppgifter, projekt eller finansiell data, i AI-system som inte har tillräckligt skydd, vilket utsätter organisationerna för risker för integritets- och efterlevnadsöverträdelser," betonade han.
Anpassningen till företagsmålen är också avgörande. På så sätt är användningen av generativ AI inriktad på att lösa specifika problem. Företaget kan till exempel använda AI för att öka effektiviteten i vissa uppgifter, som kundservice, rapportgenerering eller stöd för utveckling av nya produkter. Utan en strategi kan de anställda använda detta verktyg på ett spritt och ytligt sätt, utan fokus på företagets prioriteringar. I en annan aspekt av problemet kan viktiga beslut fattas baserat på resultat som genererats av AI utan tillräcklig validering, vilket äventyrar arbetskvaliteten, betonades det.
Som betonas av läraren, innebär införandet av en organisatorisk strategi för användning av generativ AI inte bara tydliga fördelar när det gäller säkerhet, effektivitet och innovation, utan undviker också risker förknippade med ostrukturerad användning. Att låta anställda använda AI på egen hand kan äventyra informationsintegriteten och företagets säkerhet. En väl genomtänkt strategi säkerställer att AI tjänar organisationens syften och samtidigt skyddar dess rykte och tillgångar, avslutade han.
