Att delegera uppgifter är en del av rutinen för chefer i ledande befattningar. Det är en hållning som bidrar till att förbättra teamets kompetens och hjälper till att hålla medarbetarna motiverade. Men för många är det fortfarande en stor utmaning att tilldela uppgifter och ansvar till andra. En studie av Gallup, State of the Global Workplace 2023, gjord med mer än 1 400 chefer i USA, visade att tre fjärdedelar av de tillfrågade har svårt att delegera.
För Rodrigo Magalhães, partner på EXEC, slutar många VD:ar bli involverade i operativa frågor av skäl som kan inkludera brist på förtroende, mod och en ordentlig dos av perfektionism. Förtroende är en viktig faktor när det gäller att delegera uppgifter och har en stark koppling till mod. För att kunna lita på någon måste denne ha modet att överlåta vissa beslut och handlingar till sitt direkta och indirekta team.
Para Magalhães, delegar não significa necessariamente que a atividade não será supervisionada. Även om VD:n begär en uppgift, en funktion eller aktivitet, måste den övervakas för att han ska kunna vara informerad om vad som händer.
Dessutom kan svårigheten att delegera enligt honom också kopplas till den professionellas egna personliga egenskaper, som att vara centraliserande och perfektionistisk.
Svårigheten att delegera kan orsaka några negativa effekter inte bara för professionella utan också för företaget. Bland de punkter som Rodrigo lyfte fram i detta sammanhang är bristen på långsiktig vision, brist på uppmärksamhet på vad som händer på marknaden samt avsaknaden av fokus på de övergripande målen. Den VD som är alltför fokuserad på den dagliga verksamheten får mindre tid att tänka på innovation, transformation och framtiden. Han förlorar mycket genom att inte se utanför företaget, missar vad som händer på marknaden och ger inte tillräcklig uppmärksamhet åt organisationens bredare mål, som inkluderar de stora transformationsinsatser som hjälper till att flytta företagets riktning.
Kan AI skada en vd:s förmåga att delegera?
O advento da Inteligência Artificial (IA) trouxe alguns receios no mercado de que a tecnologia poderá substituir algumas posições e, para alguns, pode reforçar ainda mais o medo de delegar tarefas ou funções. Enligt en undersökning gjord av ADN Digital i några länder är CEOs rädda för att ersättas av maskiner – 43 % av de tillfrågade bekräftade att de känner denna osäkerhet. Jag deltog nyligen i ett forum i London som tog upp detta ämne till diskussion. Vissa aspekter i detta avseende har ännu inte utvecklats, framför allt när det gäller värderingar, det vill säga att AI fortfarande inte vet tydligt vad som är rätt och fel, betonar Rodrigo.
Partnern på EXEC lugnar och informerar att AI inte bör ersätta en VD eftersom den inte kan tillföra en viktig egenskap för beslutsfattande, intuitionen.För beslutsfattande är det fortfarande en människa som har det sista ordet, som förbinder sig till en information, handling, diagnos eller lösning, och använder AI som stöd för beslutet.
Magalhães påpekar också att AI kan hjälpa VD:n på flera sätt, både vid beslutsfattande genom att tillhandahålla insikter och marknadsanalyser, samt att hjälpa till med att formulera affärsstrategier baserade på trender och uppdaterad data. Dessutom kan det förbättra företagskommunikationen genom att hjälpa till med att skriva och granska företagsdokument som rapporter, viktiga e-postmeddelanden, tal och meddelanden, samt bidra till tidsplaneringen, betonas det. Enligt ADN-undersökningen uppgav 45 % av cheferna att de fattar beslut baserade på data och information med hjälp av ChatGPT.
EXEC-partnern betonar också att AI kan fungera som stöd vid generering av kreativa idéer för utveckling av nya produkter, tjänster eller marknadsföringsstrategier, samt skapa utbildningsmaterial och tillhandahålla personligt anpassat innehåll för teamutbildning eller individuell professionell uppdatering. „ChatGPT till exempel har mycket information och en bred databas, vilket är viktigt för att kunna förstå vad marknaden gör, förutom att underlätta skapandet av innehåll för utbildning och kompetensutveckling av medarbetare”, betonar han.
Enligt EXEC:s partner kan en CEO som inte ger efter för AI förlora marknadsandelar.
Hur kan man delegera mer och bli mer strategisk?
I en tid av stora förändringar på marknaden valde Rodrigo fem tips för att hjälpa vd:ar att släppa den operativa rutinen och bli mer strategiska.
- Ha en bra "N1". Det är viktigt att han är omgiven av bra ledare under sig, som vice ordförande, chefer och managers som kan ta itu med operativa frågor. De måste vara mycket skickliga för att VD:n ska kunna lita på dem.
- Skapa rutiner för att övervaka de bredare målen. Det innebär också att etablera vissa ledningsritualer så att VD:n inte känner sig alltför avlägsen från de dagliga aktiviteterna.
- Använd teknologin för att följa vad som händer. "Men det betyder inte att ledaren måste kopieras i alla e-postmeddelanden, meddelanden, vara med i alla WhatsApp-grupper," varnar han.
- Öva på att delegera varje dag och ställ dig själv frågor hela tiden. Det är en beteendeövning där man låter människor fatta beslut och undviker centralisering av ledningen.
För Magalhães är CEO:ns roll att leda teamet, fastställa strategier och fatta beslut som kräver kreativitet, affärssinne och empati. "Det är genom delegation som ledaren kan få ut det bästa av sina team och utöva strategisk personalhantering," avslutar han.
