Intelligent dokumenthantering: 5 tekniska verktyg för HR

I det nuvarande scenariot omdefinierar digital transformation företagens dynamik och sektorn Human Resources (HR) spelar en avgörande roll i moderniseringen av företag.I detta segment kräver dokumenthantering, en gång präglad av högar av papper och manuella processer, nu smidighet, säkerhet och effektivitet. 

Vad är dokumenthantering inom HR? 

HR-området behöver hantera en enorm mängd dokument - kontrakt, löner, prestationsutvärderingar, interna policyer och mer.Den effektiva hanteringen av dessa filer, det vill säga kontrollen av att skicka, returnera, signera, kontrollera, bland annat är inte bara en fråga om organisation är en kritisk faktor för affärsframgång. 

Enligt VD från Digital Helper + Sign Well, Carlos Henrique Mencaci, är teknik oumbärlig i detta scenario. “Vem tar hand om människor, har i sina händer data av största relevans.Den fysiska hanteringen av denna information, eller utanför ideala plattformar, tenderar att göra området improduktivt, utan strategi och säkerhet, eftersom mycket av kraften går till organisationen av pappersarbetet”, förklarar han. 

Vilka tekniker gör dokumenthantering smart?Lär dig om fem HR-fokuserade verktyg! 

Den forskning som Think Work Lab utförde avslöjade hur HR fortfarande lider av byråkrati och brist på automatisering Enligt uppgifterna spenderar brasilianare, i genomsnitt, 16,9 timmar i veckan, eller 38% av sin arbetsdag, med byråkratiska uppgifter.För ca 22% av de professionella hörde, aktiviteterna var monotona och repetitiva, aspekter som ansågs demotiverande. Ändå gjorde de allra flesta (40%) inte något praktiskt drag för att göra ledningen av människor mer teknisk och mindre manuell.I denna mening, Mencaci listar fem användbara verktyg för att starta detta system: uppdatering: 

1. dokumenthanteringssystem (DMS & dokumenthanteringssystem)

En DMS låter dig skapa, lagra, organisera och dela filer centralt och säkert över Internet.Med funktioner som indexering och snabbsökning kan HR komma åt vilken data som helst på några sekunder, vilket eliminerar tidsförlusten med manuella sökningar.“Plattformar som Digital Helper + Sign Well erbjuder denna atmosfär, med integration med andra verktyg, vilket underlättar automatiseringen av flöden av summark-aktiviteter, säger VD. 

2.elektronisk signatur

Rubriken på dokument är ett kritiskt steg i HR, oavsett om det gäller kontrakt, antagningar, uppsägningar eller avtal. Elektroniska signaturverktyg säkerställer juridisk giltighet, smidighet och skydd. Med dem är det möjligt att skicka, validera och spara dokument utan behov av utskrift eller förskjutning.

3.molnlagring

Molnlagring är avgörande för att säkerställa tillgängligheten och säkerheten för skrifter i miljön online. Denna mekanism låter dig öppna information var som helst, när som helst. Dessutom datakryptering och säkerhetskopior automatiska garantier säkerhet till information.

4. Samarbets- och delningsplattformar

Verktyg för att hålla distansmöten, planera uppgifter och spåra deras utveckling gör det enkelt för team att samarbeta och säkert dela material arbetsflöden effektiv, godkänna realtidsdokumentation och underhålla alla intressenter inriktad.

5.integrerad artificiell intelligens 

System med inhemsk artificiell intelligens (AI), det vill säga utarbetade för rätt webbplats, de är grundläggande för att optimera tjänsten som görs där.“Na Digital Helper + Sign Well, AI är kopplad till den digitala signaturprocessen Med dem kan människor ställa specifika frågor om innehållet de kommer att signera.Detta minskar behovet av att utlösa en specialist att ställa frågor eller framtida misstag”, förklarar VD. 

Slutligen, för Mencaci, intelligent förvaltning är inte bara en fråga om teknik, men om överlevnad på den nuvarande marknaden.“Företag som antar dessa konfigurationer vinner i produktivitet, säkerhet och konkurrenskraft, samtidigt som de minskar kostnader och risker”, avslutar han.