I detaljhandeln är skattehanteringen en komplex uppgift som involverar utfärdande av fakturor, övervakning av lagändringar och skatteberäkning. Automatiseringen av dessa processer är avgörande för att minska den manuella arbetsbelastningen och minimera mänskliga fel, vilket gör att medarbetarna kan fokusera på mer strategiska uppgifter.
Det är känt att den byråkrati som är involverad i skattedokument i Brasilien också har en fördel: vi är ett av få länder som centraliserar informationen om den kommersiella och skattemässiga transaktionen i samma dokument, som är officiellt och revisionsbart. Dessutom innehåller varje faktura mer än 600 fält, många av dem validerade av själva skattemyndigheten, och de samlar viktig information om din verksamhet, produkt, leverantör och transportör. Därför ger notan, förutom alla skatte- och processuella skyldigheter, också en konkurrensfördel för den som kan analysera den och skapa varningar om dess fält.
"Teknologier är avgörande för att säkerställa efterlevnad och effektivitet i skattehanteringen, men också för att omvandla data till strategiska insikter i rätt tid. På sin högsta nivå erbjuder de förmågan att omvandla skattebyråkrati till en konkurrensfördel, vilket är avgörande för överlevnad och hållbar tillväxt i den mycket dynamiska detaljhandelsmiljön," sägerMarcus Araújo, Chef för Data och Principal Data Scientist påJag har arkiverat, plattformen som ansvarar för att hantera skattedokument för över 140 000 företag.
Experten förklarar vikten av automatisering av administrativa processer i detaljhandelsföretag och kommenterar hur man kan utnyttja skatteuppgifterna till fördel för verksamheten.
Strategisk skatteförvaltning
Implementeringen av ett ERP, en administrationsprogramvara för detaljhandelsföretag, är avgörande för att genomföra effektiva ledningskontroller. Detta inkluderar hantering av kostnadspris, beräkning av vinstmarginal, försäljningspris, lagerkontroll och utfärdande av fakturor. Ett automationssystem integrerar företagets olika avdelningar, optimerar uppgifter och ökar den operativa och finansiella effektiviteten.
Enligt min erfarenhet tar analyser med stor strategisk bredd vanligtvis mellan 80 och 90 % av tiden i uppgifter för att söka och konsolidera information, det vill säga att varje 10 timmar arbete ägnas åt analys. Dessutom kan det ta mellan 3 och 4 versioner innan ett beslut fattas. Att ha ett integrerat ERP-system med alla användbara och organiserade informationskällor kan därför återställa tiden för datarensning och minska tiden till ett beslut, med en effektivitet på upp till fem gånger och mer välinformerade analyser, bedömer Araújo.
Att samordna ERP med automatiseringen av skattedata blir allt viktigare för att detaljhandeln ska kunna fatta informerade och effektiva beslut. Extraktionen och analysen av skattedata gör det möjligt för återförsäljare att identifiera köpvanor, säsongsvariationer och konsumentpreferenser. Denna information är avgörande för att optimera lagret och planera marknadsföringskampanjer mer exakt.
På detaljhandelsmarknaden hanteras olika mängder av fakturor. Vissa företag behöver importera några hundra fakturor varje månad, medan andra hanterar upp till 30 miljoner fakturor per månad. Ett bra exempel på detta inträffade när en stor detaljhandelskedja behövde minska felen vid avstämning mellan inköpsorder och leverantörsfakturor. Fördröjningen och felen i denna process påverkade olika delar av verksamheten över hela Brasilien. Efter att ha automatiserat fångst och strukturering av fakturorna, samt minskat felen, fick de också insikt i vilka leverantörer som bäst och sämst uppfyller sina skyldigheter. Denna insikt och kontroll över leverantörerna möjliggjorde utformningen av bättre policyer för att säkerställa förutsägbarhet för alla intressenter (leverantör, lager, butiker och slutkonsument), säger experten.
Implementera en automatiserad och strategisk skattehantering ger otaliga fördelar för detaljhandeln, såsom skattekontroll och kostnadsreducering. Automation gererar bättre finansiell kontroll, möjliggör korrekt parametrisering av produkter och skatter, samt en mer effektiv lagerkontroll.
Man kan också nämna optimering av produktiviteten och skatteöverensstämmelse.Integrationen av processer och avdelningar inom företaget optimerar produktiviteten, vilket möjliggör en bredare analys och mer träffsäkra beslutsfattanden.
Dessutom möjliggör automatiseringen en kontinuerlig övervakning av skattedata, vilket säkerställer efterlevnad av statliga regleringar och minimerar risken för påföljder.
