När Black Friday närmar sig förbereder sig återförsäljarna för ett intensivt försäljningsflöde. Förutom all omsorg om utbildning, lager, marknadsföring och andra avdelningar är det avgörande att även ha en effektiv skattehantering. Förutom att skapa en trevlig upplevelse för kunderna — som kan möta köer eller betalningsproblem när skattefel inträffar — innebär en bra hantering också att förbereda sig för möjliga oförutsedda händelser som inte bara beror på företaget.
Enligt Hugo Ramos, VD förOobj, nationell referens för lösningar för elektroniska skattedokument (DF-e) och andra digitala skattebehov, kan felaktig utfärdande av fakturor orsaka böter som varierar från 10 % till 100 % av varje belopp. Vid hög efterfrågan kan detta bli en oroande kostnad för organisationerna.
"Vi kan inte underskatta den skattemässiga sektorns påverkan i sådana här situationer. Black Friday innebär många möjligheter, men också risker. Särskilt när Sefaz kommer att hantera en enorm mängd fakturor samtidigt", kommenterar experten.
För att hjälpa till med förberedelserna inför datumet listade Hugo fem av de vanligaste skatteavvisningarna, det vill säga fel som gör att fakturan inte utfärdas korrekt.
Avslag 202: Misslyckande med att känna igen upphovsrätt eller integritet av den digitala filen
Denna avvisning indikerar ett fel i 'namespace' för mallfilen som används för UF, förklarar VD:n. Det handlar nästan alltid om någon teknisk felaktighet hos själva Sefaz.
Situationen löser sig vanligtvis av sig själv och det räcker att vänta några minuter för att ombearbeta filen. Men dock, om detta inte sker, måste du kontakta Sefaz i den utfärdande staten.
204: Duplicering av NF-e [nRec:999999999999999]
Felet uppstår när en NF-e (modell 55) eller NFC-e (modell 65) utfärdas med samma Åtkomstnyckel som en redan godkänd NF-e/NFC-e. Således anses notan vara duplicerad.
Det är nödvändigt att ändra NF-e-nummeret så att det valda fortfarande inte har använts, och sedan skicka om dokumentet. "Denna fel är mycket mindre vanlig när man använder ett bra integrerat skattesystem, med en uppdaterad databas, eftersom det finns en automatisk kontroll av eventuell dubblett," påpekar Hugo.
Avvisande 210: Mottagarens momsregistreringsnummer ogiltigt
Avvisningen gäller utfärdandet av en NF-e med mottagarens momsregistreringsnummer (IE) ogiltigt, vilket ofta beror på fel i numret. IE måste vara mellan 2 och 14 numeriska tecken, och placeringen av vissa siffror eller kontrollsiffran kan vara felaktiga.
Lösningen är att kontrollera den angivna Statliga Registreringen och rätta till eventuella fel. Om IE-koden börjar med siffran noll (0) och det observeras att den har tagits bort, bör du kontakta supporten för det ERP-system du använder för att kontrollera problemet. Ett annat alternativ är att kontrollera det angivna momsregistreringsnumret (IE) på SINTEGRA:s webbplats eller i det Centraliserade Skattebetalarregistret (CCC) för att bekräfta att det är giltigt.
Förnekelse 212: Utgivningsdatum efter mottagningsdatumet
Datum och tider som inte stämmer kan inträffa med några minuters mellanrum. Till exempel, om kvittot utfärdades klockan 15:00, men den lokala tiden på den statliga Sefaz är 14:59, kan felet inträffa. Man måste också vara uppmärksam på sommartid, förklarar experten.
Kontrollera då om tiden på din programvara är synkroniserad med Sefaz i din stat, som använder den regionala tiden. Om ditt ERP-system använder serverns tid för att fylla i datum och tid för utfärdandet av NF-e, kontrollera om servern också är korrekt inställd. Efter korrigeringen är det bara att skicka om NF-e.
Förkastelse 365: Total av andra kvarhållanden skiljer sig från summan av posterna
Denna avvisning uppstår när en NF-e (modell 55) eller NFC-e (modell 65) utfärdas och det totala värdet av andra avdrag skiljer sig från summan av värdena för andra avdrag för de objekt som är föremål för ISSQN.
Hugo tillägger: "Detta är ett av de fel som kräver en mer teknisk lösning, med ändring i fakturans XML-fil. Man måste korrigera värdet för totaliseringen av andra avdrag, vilket finns i fältet: id – W22c".
För dessa och andra mer specifika situationer är det viktigt att kunna räkna med erfarna yrkesverksamma inom den skattemässiga världen. För den som vill söka fler svar är det också möjligt att använda denKunskapsbas av Oobj, som förklaringar, exempel och lösningar för dessa och hundratals andra skatteproblem. "Det är en hjälpguide för livet, inte bara för Black Friday", avslutar vd:n.
