Användningen av teknik inom utrikeshandel har slutat vara ett alternativ och har blivit en strategisk nödvändighet för brasilianska företag som bedriver import och export. Med valutaväxlingar, regleringsändringar och strikta dokumentationskrav har digitala verktyg visat sig vara allierade i strävan efter effektivitet, säkerhet och snabbhet.
När vi talar om utrikeshandel är kostnaden för ett misstag hög. Felaktiga uppgifter på en faktura eller en felaktigt ifylld tullklassificering kan innebära böter, fördröjning av varor och kontraktsbrott, säger Thiago Oliveira, VD jaSaygo, specialiserad inom internationella operationer. Enligt honom möjliggör digitaliseringen att omvandla manuella processer till automatiserade flöden, med större kontroll och förutsägbarhet.
Bland de lösningar som brasilianska företag har antagit är användningen av integrerade förvaltningsplattformar, som Vision, ett verktyg utvecklat av Saygo Tech som centraliserar logistiska, finansiella och regulatoriska information i realtid. Teknologin möjliggör spårning av sändningar, varningar om obetalda ärenden, valutakontroll och analys av operativa indikatorer. "Idén är att ta bort bördan av manuella rutiner och frigöra tid för mer strategiska beslut", förklarar Oliveira.
Nyligen undersökningar från Världsbanken och CNI visar att byråkratin inom brasiliansk utrikeshandel i genomsnitt tar 13 arbetsdagar per importoperation, dubbelt så mycket som det globala genomsnittet. Automationen har minskat denna tid avsevärt, förutom att öka efterlevnaden av krav från myndigheter som Skatteverket, Siscomex och MAPA.
Tre punkter för företag som vill digitalisera sina verksamheter:
- Kartläggning av kritiska processer: identifiera operativa flaskhalsar och de punkter som orsakar omarbete, såsom utfärdande av dokument eller hantering av skattefrister.
- Valutahantering av valutarisken och finansiell riskhantering: integrera kostnadsanalysen med automatiserade valutaverktyg och scenarieförutsägelser för att undvika överraskningar vid variationer i dollarn eller euron.
- Integration med leverantörer och speditörer: plattformar som möjliggör realtidskommunikation med de involverade aktörerna i verksamheten — som transportörer, tradingföretag och terminaler — minskar informationsfel och förseningar.
Oliveira betonar också vikten av prediktiv analys. Istället för att bara reagera på förseningen av en container kan företaget förutse logistiska flaskhalsar baserat på historiska data, säsongstrender och till och med beteende hos affärspartner, förklarar han. Den mer strategiska synen på verksamheten kommer sannolikt att bli mer relevant under de kommande åren i takt med att kraven på spårbarhet och hållbarhet i globala kedjor ökar.
För företag som fortfarande arbetar med fragmenterade processer är rekommendationen att påbörja övergången med punktvisa steg. Det är inte nödvändigt att digitalisera allt på en gång. Börja med frakthanteringen, sedan dokumenthanteringen, och integrera områdena gradvis. Det viktiga är att ha en tydlig bild av de operativa fördelar detta kan ge, avslutar Oliveira.
