När det gäller ekonomisk förvaltning fokuserar många entreprenörer omedelbart på kostnadskontroll. Och även om detta är avgörande, räcker det att bara hantera kostnaderna för att säkerställa företagets ekonomiska hälsa? Det finns en annan lika viktig aspekt: att säkerställa att det som sålts faktiskt tas emot.
Inkonsekvenser i betalningar: ett problem som är vanligare än det verkar
Nyligen rapporterade en franchisetagare inom skosektorn en oväntad situation. Vid granskning av dina verksamheter märkte du att inte alla genomförda försäljningar deponerades på företagets konto. Men hur var detta möjligt? Även om transaktionerna är registrerade i kassasystemet, visades beloppen inte i rapporten för kortbetalningar. Det manuella kontrollen av det stora antalet dagliga transaktioner var orealistisk, vilket ledde till att hon sökte en teknologisk lösning.
Svaret kom med implementeringen av ett kortavstämningsprogram som automatiskt identifierade återkommande avvikelser mellan vad som såldes och vad som faktiskt kom in på bankkontot. Det visade sig att vissa försäljningar, även om de registrerades i butikens system, inte fanns med i rapporterna från betalningsföretagen, vilket innebar att belopp helt enkelt inte betalades.
Efter att ha uteslutit möjligheten av interna problem, genom att noggrant granska butikens verksamhet med kvitton från kortterminalerna i handen, konstaterade franchisetagaren att problemet låg i operativa fel hos själva kortinlösaren.
Sådana fall är vanligare än man tror. För att ge en uppfattning, mellan 2022 och 2023 hjälpte F360, genom sin funktion för kortavstämning, kunder att återfå 159 miljoner R$ i belopp som annars kunde ha gått förlorade.
Automatisering: nyckeln till att undvika ekonomiska förluster
Förutom att identifiera obetalda försäljningar, upptäcker avstämningssystem även felaktiga avgifter på tillämpliga avgifter, som kan avvika från de värden som förhandlats med kortmärkena. Detta utgör en annan betydande förlustkälla för butiksägare.
I detaljhandeln, där försäljningsvolymen är hög, är det nästintill omöjligt att göra en manuell avstämning. Teknologin blir i detta sammanhang en stor allierad, vilket gör det möjligt att snabbt identifiera avvikelser och att värden inte försvinner i komplexiteten av den finansiella flödet. Även till synes små avvikelser, som 0,1 % av försäljningen, kan leda till betydande förluster över tid. Det finns fall av återförsäljare som har återfått tusentals reais genom att rätta till fel som upptäckts med hjälp av programvara.
Även om kredit- och betalkort anses vara säkra betalningsmetoder måste handlaren vara uppmärksam på alla steg i processen. Det inkluderar inte bara kontroll av de genomförda försäljningarna, utan också de tillämpade avgifterna. Franchisetagare, till exempel, förhandlar ofta fram särskilda villkor med varumärkena för sina nätverk, men det är avgörande att kontrollera att de överenskomna beloppen debiteras korrekt i vardagen.
Att automatisera den finansiella avstämningen är en oumbärlig strategi. Små dagliga misstag, om de ignoreras, kan samlas och orsaka en betydande påverkan på årets slut. Föreställ dig en felberäknad avgift som tillämpas på varje delbetalning av en avbetalningsförsäljning: utan ett verktyg för att identifiera dessa avvikelser skulle handlaren knappast märka problemet, men påverkan på omsättningen skulle vara verklig.
Således, låt inte pengar rinna bort på grund av avstämningsfel. I detaljhandeln gör varje öre skillnad, och att säkerställa att alla försäljningar tas emot korrekt är avgörande för verksamhetens hållbarhet.
