De kommersiella hyrorna i Brasil nådde sin högsta nivå på ett decennium 2024 – med företagens återgång till fysisk närvaro, återhämtar sig fastighetssektorn från pandemins år. Om det är bra å ena sidan, måste företagsuthyrarna å andra sidan hantera en ökning av hyrorna med 8 %, vilket överstiger förra årets officiella inflation på 4,83 %, enligt uppgifter från FipeZAP-indexet som övervakar kostnaden för kontorslokaler på upp till 200 m2 i 11 stora städer.
Den plötsliga efterfrågan på större eller bättre belägna kommersiella utrymmen har pressat fastighetspriserna och skapat en uppåtgående cykel som inte förväntas stabiliseras inom en snar framtid. Dessutom har sökandet efter fastigheter som uppfyller de nya kraven på säkerhet och välbefinnande för de anställda, såsom bredare gångområden, förbättrade ventilationssystem och lättillgänglighet, bidragit till bristen på erbjudanden och därigenom till prisökningarna.
Poängen är att, under åren efter pandemin, minskade flera företag drastiskt sin fysiska plats. Att återgå till fysisk drift innebär att företagen måste omplacera personer utan att väsentligt ändra utrymmets storlek, eftersom en omförhandling av hyrespriset just nu kan leda till en betydande ökning. Lösningen på detta dilemma ligger i att optimera det befintliga utrymmet, vilket kan innebära allt från en förändring av den interna layouten till omplacering av fysiska dokument.
Lösningar för bristen på utrymme
Enligt AIIM – Association for Information and Image Management kan mellan 10 % och 30 % av ett kontors utrymme vara upptaget av förvaring av fysiska dokument.
I detta sammanhang har vi sett att många företag väljer att outsourca dokumentförvaringen som ett alternativ. Historiskt sett hade många företag stora fysiska arkiv på sina kontor – och även om en del av dessa arkiv har digitaliserats eller outsourcats efter pandemin, behåller många organisationer fortfarande detta fysiska arkiv. Sökningen efter dessa tjänster är fortfarande hög.
Företag specialiserade på dokumenthantering erbjuder robusta tjänster för digitalisering, lagring och hantering av dokument, vilket säkerställer säkerhet, tillgänglighet och efterlevnad av lokala och internationella regler. Förutom att frigöra fysisk plats på kontoren ger outsourcing av dokumentförvaring en rad ytterligare fördelar, såsom minskade kostnader för arkivunderhåll, ökad effektivitet vid åtkomst och delning av information samt minskning av risker relaterade till förlust eller skada av fysiska dokument.
Faktiskt har den digitala transformationen varit en av de största allierade för att optimera utrymmen och minska driftskostnader. Med allt mer avancerad teknik underlättar digitaliseringen av dokument inte bara åtkomsten och delningen av information, utan ökar också datasäkerheten och minimerar risken för förlust på grund av naturkatastrofer, bränder eller stöld. Implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem (GED) möjliggör för företagen att centralisera sin information på säkra och fjärråtkomliga plattformar, vilket främjar en mer agil och samarbetsvillig arbetsmiljö.
Dessa siffror är särskilt relevanta när vi beaktar den ekonomiska påverkan av hyreshöjningarna. Genom att frigöra utrymme som tidigare var avsett för fysiska filer kan företagen minska behovet av större ytor och istället välja mer kompakta och därmed mer kostnadseffektiva kontor.
Fördelar av utkontraktering
Förutom de direkta ekonomiska fördelarna bidrar outsourcing av dokumentförvaring till förbättringar av de interna processerna. Vaktjänsten kan också inkludera digitalisering av samlingen, vilket gör att alla dokument är organiserade och tillgängliga via molnsystem med nödvändig säkerhet.
En annan viktig punkt att beakta är regelöverensstämmelse. Många företag står inför utmaningar att följa lagstiftningen om lagring och skydd av data, särskilt med ikraftträdandet av den allmänna dataskyddslagen (LGPD) i Brasilien. En leverantör är beredd att säkerställa att alla lagkrav uppfylls, vilket minskar risken för sanktioner och skador på ryktet. Uthyrning av dokumentförvaringen har bättre kostnadseffektivitet och ger större operativ fördel än att utöka den fysiska ytan.
Sammanfattningsvis utgör outsourcing av dokumentförvaring i kombination med digitalisering en strategisk lösning för företag som vill optimera utrymme, minska kostnader och öka operativ effektivitet. Förutom att skapa en mer organiserad och samarbetsvillig arbetsmiljö bidrar dessa metoder väsentligt till regelöverensstämmelse och informationssäkerhet, vilket förbereder organisationerna för utmaningarna i en allt mer konkurrensutsatt och digital marknad.
