Allt eftersom den digitala transformationen framskrider blir integrationen av artificiell intelligens (AI) och automation avgörande för dokumenthanteringen. Dessa teknologier lovar inte bara att revolutionera hur organisationer hanterar information och processer, utan erbjuder också en rad fördelar som sträcker sig från förbättrad noggrannhet och effektivitet till att få värdefulla insikter för beslutsfattande. Avancerade AI-algoritmer, till exempel, kan identifiera mönster och avvikelser i dokument, vilket optimerar revisions- och efterlevnadsprocesser.
Med optimistiska prognoser från marknadsanalytiker förväntas 75 % av de stora företagen världen över, inklusive Brasilien, använda AI för att förbättra dokument- och informationshantering fram till 2027. I denna snabbt utvecklande teknologiska miljö får informationssäkerhet och regulatorisk efterlevnad också ökad uppmärksamhet, med ökande investeringar i robusta lösningar för att skydda dokumenttillgångar mot cyberhot och säkerställa datasekretess. Se vad som är de viktigaste trender som ska genomsyra dokumenthanteringen år 2025:
Artificiell intelligens: revolution inom dokumenthantering
Künstlig intelligens och maskininlärning integreras alltmer i dokumenthanteringssystem. Dessa teknologier möjliggör analys av stora datamängder och extraktion av värdefulla insikter som stöder beslutsfattande. Till exempel kan AI-algoritmer identifiera mönster och avvikelser i dokument, vilket förbättrar noggrannheten och effektiviteten i gransknings- och efterlevnadsprocesser.
Naturlighetsbehandlingsteknologier bör också möjliggöra allt mer intuitiva sökfunktioner, som hjälper användare att hitta det exakta dokumentet eller den information de behöver – och ger omedelbar tillgång till de mest relevanta uppgifterna.
En studie från Gartner förutspår att, fram till 2027, kommer 75 % av stora företag världen över, inklusive Brasilien, att använda AI för att förbättra dokument- och informationshantering.
RPA-system fortsätter att expandera
Parallellt blir robotiserad processautomatisering (RPA) också allt mer framträdande. RPA-verktyg används för att automatisera repetitiva uppgifter relaterade till dokumenthantering, såsom klassificering, arkivering och återhämtning av information.
Det frigör mänskliga resurser för mer strategiska och värdeskapande aktiviteter. En färsk undersökning från McKinsey & Company visar att automation kan öka produktiviteten med upp till 40 % i brasilianska företag, vilket resulterar i betydande tids- och resursbesparingar.
Fokus på integritet och dataskydd
Informationssäkerheten förblir en absolut prioritet. Med ökningen av digitaliseringen uppstår nya utmaningar relaterade till dataskydd. Organisationerna måste säkerställa att deras information är skyddad mot cyberhot och läckor.
I Brasil införs den allmänna dataskyddslagen (LGPD) stränga krav på efterlevnad, och företagen investerar kraftigt i säkerhetslösningar för att skydda sina dokumentella tillgångar. Teknologier som avancerad kryptering och multifaktorautentisering är allmänt använda för att säkerställa dokumentens integritet och konfidentialitet.
Integrerade arbetsflöden och digital signering
Allt fler är dokumenthanteringssystem integrerade med arbetsflödessystem och digitala signeringsverktyg, vilket optimerar tid, ytterligare system och kostnader för fysisk lagring.
Dessa teknik möjliggör också avancerad dataanalys och ger värdefulla insikter som kan vägleda strategiska beslut. Genom att använda maskininlärningsalgoritmer kan företag förutsäga trender, identifiera mönster och avvikelser, och till och med automatisera genereringen av detaljerade rapporter om prestanda och risker kopplade till dokumenthantering.
Det här förbättrar inte bara den operativa effektiviteten utan möjliggör också en proaktiv strategi för riskminimering och processoptimering, vilket säkerställer att företagen alltid ligger steget före på en konkurrensutsatt marknad.
Tillgänglig data, var som helst
Molnbaserade lösningar är avgörande för att dokument, arbetsflöden och processer ska kunna nås var som helst – och molnlösningar erbjuder flexibilitet, skalbarhet och säkerhet, vilket gör det möjligt för företag att lagra och komma åt sina dokument på ett effektivt sätt. Undersökning av IDC indikerar att 80% av brasilianska företag redan använder eller planerar använda lösningar i moln för hanteringen av dokument och information under de kommande åren
Unika lösningar för varje företag
Personaliseringen av dokumenthanteringstjänsterna blir också viktig. Lösningarna bör vara anpassningsbara efter varje organisations specifika behov, med hänsyn till bransch, företagets storlek och de interna processernas särdrag.
Anpassade verktyg för dokumenthantering möjliggör större operativ effektivitet och bättre integration med andra företagsystem, vilket ger en mer intuitiv och effektiv användarupplevelse.
Dessutom är integrationen mellan system faktiskt en av de viktigaste oroarna för beslutsfattare. Brasilianska företag investerar i plattformar som erbjuder integrerad dokumenthantering, vilket möjliggör kommunikation mellan olika system och avdelningar. Detta eliminerar informationssilos och förbättrar intern samarbete, vilket resulterar i mer smidiga och precisa processer.
Sammanfattningsvis präglas de viktigaste trenderna inom dokumenthantering år 2025 av snabb digitalisering, automation och artificiell intelligens. De nya lösningarna återspeglar organisationernas behov av att anpassa sig till en ständigt föränderlig affärsmiljö. Mer än någonsin är dokumenthantering en grundläggande del av verksamheten - och inte bara en kompletterande aktivitet. Utan en effektiv ledning riskerar företagen att sjunka i förvirrande, kostsamma processer som överbelastar verksamheten och tar bort utrymme för tillväxt och innovation.
