Känner du till eller har du åtminstone hört talas om Eisenhower-matrisen? Även känd som Matrisen Viktig-Akuta, är ett tidsstyrningsverktyg skapat av den 34:e presidenten i USA, Dwight Eisenhower (1890-1969), överbefälhavare för de allierade styrkorna i Europa under andra världskriget.
Hon använde den för att fatta beslut och prioritera uppgifter baserat på två huvudkriterier: brådska och vikt. Matrisen delar upp uppgifterna i fyra kvadranter, vilket möjliggör en tydlig översikt över var man ska fokusera sina insatser och hur man kan organisera tiden på ett mer effektivt sätt.
Vet du vad? Jag är säker på att du behöver ett verktyg av detta slag för att hjälpa dig att organisera dig och göra samma sak för ditt team. Baserat på den ursprungliga matrisen gjorde jag en anpassning som kan tillämpas på de flesta människors verklighet. Jag kallade den "Prioritetskvadraten" på grund av den större lättheten att fastställa namnet.
Först och främst, förstå: för att optimera tidsförvaltningen och öka produktiviteten, fokusera på det som verkligen är viktigt bland de många dagliga uppgifterna. När du känner att du förlorar kontrollen över tiden, andas djupt och utvärdera dina aktiviteter tydligt. Pergunte-se: a tarefa atual é essencial para atingir seus objetivos? Finns det något som kan delegeras eller skjutas upp?
I ett annat tillfälle, lista alla uppgifter och aktiviteter som du behöver utföra. Klassificera varje enlighet med dess brådska och vikt. Och placera dem i de lämpliga kvadranterna i matrisen.
Matrisen hjälper till att skilja vad som verkligen förtjänar omedelbar uppmärksamhet från vad som kan planeras för framtiden eller elimineras. Mindre tid ägnad åt oviktiga aktiviteter och mer fokus på de uppgifter som verkligen betyder leder till mindre stress.
Prioriteringskvadraten, som också delar upp uppgifterna i fyra kvadranter, är ett kraftfullt verktyg för alla som vill förbättra sin tidsplanering och fatta mer medvetna och balanserade beslut om hur de ska använda sin tid och energi.
När du använder den kommer du att märka en positiv förändring i förhållandet mellan tid och att utföra dina uppgifter:
Viktigt och brådskandeDu måste göra denna aktivitet IDAG eftersom den har en deadline och är avgörande för utvecklingen (din och företaget). Om det inte genomförs kommer det att orsaka någon form av skada för dig, någon annan eller organisationen. Exemplos: quitar uma fatura ou enviar uma proposta no prazo final.
Viktig (men inte brådskande)uppgifter som bör utföras så snart som möjligt. De har inte en så strikt tidsfrist (som en förfallodag för en faktura eller ett juridiskt yrkande). När den väl är utförd kommer den att generera någon form av möjlighet eller fördel för dig, någon annan eller företaget. Exempel: boka ett möte med en potentiell kund; producera en video för att marknadsföra din produkt; hålla en videokonferens med leverantören av en ny vara.
Brådskande (men inte så viktigt)uppgifter med deadline för IDAG (om de inte görs nu förloras möjligheten), men som inte är så prioriterade. Vanligtvis orsakar de inte stora förluster om de inte slutförs, men kan ge någon fördel om de genomförs. Exemplos: participar de um evento de capacitação ou de uma reunião de comitê técnico.
Inte brådskande och inte viktigtDet är arbeten som finns på din lista, men kan vänta eller kanske till och med delegeras eller tas bort. Exemplos: responder mensagens nas redes sociais, selecionar o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou escolher a roupa para uma festa no fim de semana.
Även efter dessa förklaring är utmaningen fortfarande att motstå frestelsen att prioritera uppgifter i kvadrant "D", som, trots att de är enkla eller trevliga, avleder uppmärksamheten från de mest väsentliga uppgifterna.
Som en strategi, använd kvadranten "'D" som belöning: efter att ha slutfört en grupp viktiga uppgifter, ta en paus med en lättare aktivitet. På så sätt upprätthåller du produktiviteten samtidigt som du njuter av stunder av ren avkoppling.
Mer än en teknisk färdighet kräver tidsstyrning också disciplin, planering och en mentalitet inriktad på effektivitet och ledarskap. Du kan tro på det!
