Black Friday är för många företag en av de bästa försäljningsperioderna på hela året. Samtidigt medför den ökade efterfrågan särskilda utmaningar, inklusive när det gäller finansförvaltning. Vissa problem slutar med att störa verksamheten eller till och med orsaka större effekter på verksamheten, såsom böter och böter.
Det är vad Hugo Ramos, VD för Oobj, Nationell referens i lösningar för elektroniska skattedokument (DF-E) och andra digitala skattekrav. “Varje år märker vi några vanliga misstag som påverkar företag från alla segment, både i e-handel som i fysiska butiker. Att vara beredd att möta dessa situationer kan hindra dem från att klättra till större problem”, förklarar han.
Således valde proffsen ut de viktigaste skattenedgångarna som kan påverka företag på Black Friday 2024, och vad man ska göra för att minska de associerade riskerna. Kolla in det nedan:
- Duplicera fakturor
Oavsett om det beror på problem med anslutning eller bearbetning av SEFAZ eller till och med på grund av intern instabilitet i företagets system, är det möjligt att upprepade skattehandlingar kan genereras.
“När det finns dubbletter skiljer sig den skattemässiga stängningen från den ekonomiska stängningen, vilket orsakar otillbörliga avgifter för skatter. Dessutom, om skattemeddelandet inte identifierar detta fel i auktoriserade fakturor, kommer genereringen av sedlarna av ERP:n att vara felaktig, vilket resulterar i böter och böter för utebliven skatt eller genom att data utelämnas”, berättar Hugo.
För att undvika huvudvärken är det värt att ha ett specialiserat skattesystem som kan kontrollera sedlarnas dubbelhet och kontrollera förekomsten av upprepade uppgifter och sedan avbryta ogiltiga dokument. Dessutom är det också viktigt att säkerställa granskning av auktoriserade elektroniska skattedokument, för att säkerställa att den ekonomiska och skattemässiga stängningen kommer att göras utan fel. Med detta blir skyldigheten att utfärda noter konsekvent och risken för bedömning minskas.
Dessutom är en annan direkt inverkan av dubbelhet på lagerkontroll. Med en felaktig aktie kan företaget möta skattemässiga och logistiska problem, såsom fel beställningar, leveransförseningar och otillräcklig köpplanering.
- Omöjlighet för kommunikation med Sefaz
Kommunikationsfel mellan skattesystemet och Sefaz är ett problem i sig, eftersom de kan öka tiden för att utfärda fakturan och avsluta varje försäljning. I en vattenfallseffekt måste kunder som står i kassakön vänta längre på att bli serverade, vilket är särskilt komplicerat under Black Friday-säsongen.
För att förhindra att detta händer är det viktigt att övervaka Sefaz tillgänglighet, som är automatiserad av vissa skatteförvaltningssystem. Många har också en funktion som spontant identifierar de ögonblick då det är nödvändigt att gå in i eller lämna beredskapsläget, där emissionen inte är omedelbar: kunden får en anteckning som ännu inte är giltig förrän kommunikationen med Sefaz är återställd.
“Med rätt verktyg aktiveras beredskapsutgivning automatiskt när det behövs. När du återupprättar kommunikationen med Sefaz måste programvaran för skattemeddelanden kunna ombearbeta, omreda, identifiera dubbelspel och begära auktorisation av alla skattekuponger som utfärdas i detta format”, påpekar VD:n.
- eventualitetsfråga
Trots att man löser ett problem kan emissioner av beredskap generera andra. Med stora sedlar kan det vara svårt att hantera antalet utgivna och avvisade dokument. Således kan företaget missa tidsfristen för att skicka den till Sefaz.
Till exempel kan kunden fråga anteckningen hos Sefaz och inte hitta den, eftersom åtkomstnyckeln ännu inte har validerats. Följaktligen har konsumenten möjlighet att utlösa Procon. För att undvika sådana här risker är det därför nödvändigt att under återsändningen vara uppmärksam under återsändningen efter beredskapen för att identifiera de avvisade sedlarna.
“Återigen är detta en funktion som underlättas av banbrytande finansförvaltningssystem. Det är också värt att behålla XML för alla sedlar, inklusive de som utfärdas i beredskap, för att registrera försäljningen och försöken att utfärda”, föreslår Hugo.
- NCM fel på faktura
Common Mercosur Nomenclature (NCM) syftar till att kontrollera och identifiera produktskatten. Felaktiga NCM-data vid fyllning av sedeln kan leda till att utfärdandet av utfärdandet och auktorisationen av utfärdas med fel kod, vilket leder till felaktigt betalda skatter. Om ett fel hittas i koden kontrollerar skattemyndigheterna de senaste posterna och debiterar skatteskillnaden med böter och ränta.
Därför är det viktigt att uppdatera registreringsbasen för NCM-koderna som företaget använder i sitt dagliga liv. Om NCM är obefintlig kommer fakturan också att stöta på problem och kommer att avvisas. Därför är det nödvändigt att vara medveten om varornas klassificeringar för att undvika denna typ av fel.
“I situationer som denna, om handlaren får en produkt med felaktig NCM-kod, måste han skicka rätt kod till sin leverantör för att undvika skattebedömning”, avslutar Ramos.
Framför allt är det viktigt att påpeka att med den betydande försäljningsökningen på BF är det mycket viktigt att systemet är motståndskraftigt eller att det kan bearbeta hög volym snabbt. Detta är viktigt för att säkerställa effektiv drift och försäljningsframgång. Under denna period ökar transaktionsvolymen exponentiellt, vilket kräver att systemet kan hantera detta krav utan att kompromissa med prestanda eller orsaka avbrott. På så sätt undviker förseningar i leveranser, köer hos kassörskan och naturligtvis kundens missnöje.
